DATEV-Export für das Steuerbüro

Was ist der DATEV-Export?

tripfix erzeugt aus deinen Abrechnungen eine CSV-Datei mit Buchungssätzen, einen Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF). Die Datei ist in Windows-1252 kodiert, so wie DATEV sie beim Import erwartet. Dein Steuerbüro importiert sie in DATEV Rechnungswesen und muss die Reisekosten nicht mehr von Hand aus dem PDF abtippen.

• Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand werden je Abrechnung als eine Buchung mit dem letzten Reisetag als Belegdatum übernommen.
• Jede Ausgabe (Hotel, Bahn, Taxi, Parken …) wird einzeln mit ihrem eigenen Belegdatum gebucht.
• Als Belegnummer steht in jeder Zeile ein kurzer Verweis auf die Abrechnung („TF-“ und acht Zeichen), damit das Steuerbüro Buchung und PDF zuordnen kann.
• Hast du einen Auftraggeber eingetragen, steht er bei jeder Buchung der Reise als Beleginfo (Art „Auftraggeber“). Der Buchungstext bleibt unverändert.
• Die Beträge sind dieselben wie im PDF der Abrechnung.

Die Belege selbst sind nicht in der Datei. Gib sie deinem Steuerbüro zusammen mit dem PDF wie gewohnt weiter.

Einmalig: Einstellungen im Profil

Unter Profil → DATEV-Export legst du einmal fest, wie gebucht wird. Danach gilt das für jeden Export.

• Kontenrahmen: SKR 03 oder SKR 04, je nachdem, womit dein Steuerbüro für dich bucht.
• Wer bucht die Reisekosten? Als Selbstständige/r für eigene Reisen oder als Arbeitgeber für die Erstattung an Mitarbeitende. Davon hängen Konten und Standard-Gegenkonto ab.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Ist der Haken gesetzt, bucht tripfix nie Vorsteuer, auch wenn auf dem Beleg Umsatzsteuer steht.
• Gegenkonto (optional): Leer bleibt das Standardkonto aus der Tabelle unten. Ein eigenes Konto hat 4 oder 5 Ziffern.
• Beginn des Wirtschaftsjahres: Meist Januar. Nur ändern, wenn dein Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht.
• Berater- und Mandantennummer (optional): Bekommst du von deinem Steuerbüro. Fehlen sie, bleiben die Felder in der Datei leer und das Steuerbüro ordnet den Stapel beim Import zu.

Speichere mit „DATEV-Einstellungen speichern“. Diese Standardkonten verwendet tripfix:

Das sind übliche Standardkonten aus den DATEV-Kontenrahmen. Viele Steuerbüros arbeiten mit eigenen Konten, deshalb gilt der Hinweis weiter unten.

Umsatzsteuer je Beleg angeben

Bei jeder Ausgabe gibt es das Feld „USt auf dem Beleg (optional)“ mit den Werten „keine Angabe“, „ohne USt“, „7 %“ und „19 %“. Trag dort den Satz ein, der auf dem Beleg steht, zum Beispiel 7 % bei einer Hotelübernachtung oder 19 % bei einer Mietwagenrechnung.

• Bei 7 % oder 19 % setzt tripfix in der Buchung den passenden Steuerschlüssel für die Vorsteuer. DATEV rechnet die Vorsteuer dann aus dem Bruttobetrag heraus.
• Bei „keine Angabe“ oder „ohne USt“ und bei gesetztem Kleinunternehmer-Haken wird ohne Steuerschlüssel gebucht.
• Pauschalen (Kilometer, Verpflegung) enthalten keine Vorsteuer und werden immer ohne Steuerschlüssel gebucht.
• Der Erstattungsbetrag in der Abrechnung ändert sich durch die Angabe nicht. Er bleibt immer der Bruttobetrag vom Beleg.

So exportierst du

Exportieren kannst du nur abgeschlossene Abrechnungen. Entwürfe schließt du im Bearbeiten-Modus mit „Abschließen“ ab.

Eine einzelne Abrechnung

1. Öffne die abgeschlossene Abrechnung.
2. Klicke oben auf „DATEV-Export“.
3. Die CSV-Datei wird heruntergeladen.

Alle Abrechnungen eines Zeitraums

1. Öffne im Dashboard den Bereich „DATEV-Export für einen Zeitraum“. Er erscheint, sobald du mindestens eine abgeschlossene Abrechnung hast.
2. Wähle „Von“ und „Bis“, zum Beispiel einen Monat oder ein Quartal.
3. Klicke auf „Exportieren“.

In die Datei kommen alle Buchungen abgeschlossener Abrechnungen, deren Belegdatum im gewählten Zeitraum liegt. Pro Export sind bis zu 200 Abrechnungen möglich, bei mehr wählst du einen kürzeren Zeitraum.

Reisen über den Jahreswechsel

Ein Buchungsstapel darf nur Buchungen aus einem Kalenderjahr und einem Wirtschaftsjahr enthalten. Liegt eine Reise zum Beispiel vom 30. Dezember bis 2. Januar und gibt es Buchungen in beiden Jahren, kann der Einzelexport sie nicht in eine Datei packen und zeigt einen Hinweis.

Nutze dann den Zeitraum-Export und exportiere jedes Jahr einzeln: einmal bis 31. Dezember, einmal ab 1. Januar. Jede Buchung landet so in ihrem Jahr. Dasselbe gilt, wenn dein Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht und eine Reise über dessen Grenze geht.

Wichtig: einmal mit dem Steuerbüro abstimmen

Wenn der Export nicht klappt

• „Nur abgeschlossene Abrechnungen können exportiert werden.“ Schließe die Abrechnung zuerst ab.
• Hinweis auf verschiedene Kalender- oder Wirtschaftsjahre: Exportiere die Jahre einzeln über den Zeitraum-Export, wie oben beschrieben.
• Hinweis, dass Berechnung oder Belege nicht zusammenpassen: Öffne die Abrechnung mit „Wieder öffnen“ und schließe sie erneut ab. Dann rechnet tripfix sie neu.

PDF zusätzlich weitergeben

Der Buchungsstapel enthält nur die Buchungen. Den Rechenweg mit Fahrten, Zeiten und Kürzungen zeigt das PDF der Abrechnung. Wie du es herunterlädst, steht unter PDF exportieren & versenden.