Reisekosten buchen 2026: Konten in SKR03 und SKR04

In der Buchhaltung trennen die DATEV-Standardkontenrahmen Reisekosten nach zwei Fragen: Wer ist gereist, der Unternehmer selbst oder ein Mitarbeiter? Und welche Kostenart ist es, Fahrt, Verpflegung oder Übernachtung? Daraus ergeben sich diese Standardkonten:

Die Konten folgen den DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 mit Stand 2026. Viele Steuerbüros arbeiten mit eigenen oder zusätzlichen Konten, etwa für nicht abziehbare Anteile. Bevor du selbst buchst oder einen Export einrichtest, stimm die Konten deshalb einmal mit deinem Steuerbüro ab.

Als Selbstständiger buchst du Reisekosten als Betriebsausgaben. Bezahlst du privat, also von deinem Privatkonto oder bar aus eigener Tasche, ist das Gegenkonto die Privateinlage (1890 in SKR03, 2180 in SKR04). Zahlst du vom Geschäftskonto, bucht das Steuerbüro gegen das Bankkonto.

• Pauschalen für Kilometer und Verpflegung haben keinen Beleg und enthalten keine Vorsteuer. Sie werden immer ohne Steuerschlüssel gebucht, Grundlage ist deine Reisekostenabrechnung.
• Belege wie Hotel, Bahn oder Taxi buchst du mit dem Steuerschlüssel für die Vorsteuer, die auf der Rechnung steht, meist 7 % beim Hotel und 7 % oder 19 % bei Fahrkarten.
• Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ziehst du keine Vorsteuer und buchst alle Beträge brutto.

Buchungsbeispiel: Zweitägige Kundenreise mit dem eigenen Auto, 120 km einfache Strecke, eine Hotelnacht ohne Frühstück für 107 € inklusive 7 % Umsatzsteuer, alles privat bezahlt, gebucht in SKR03:

Die Fahrt ergibt 240 km mal 0,30 €, die Verpflegung zweimal die Pauschale für An- und Abreisetag. Aus der Hotelrechnung zieht DATEV über den Steuerschlüssel 7 € Vorsteuer heraus. Für die Einkommensteuer zählen Kilometer und Verpflegung nur mit den Pauschalen, auch wenn die tatsächlichen Kosten höher waren. Wie die Regeln für Selbstständige im Einzelnen aussehen, steht im Ratgeber zum Reisekostenrecht.

Ja, wenn das Auto zu deinem Privatvermögen gehört. Für Geschäftsreisen mit einem privaten Fahrzeug kannst du 0,30 € je gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen. Die Einkommensteuer-Richtlinien lassen pauschale Kilometersätze ausdrücklich nur für private Beförderungsmittel zu (R 4.12 Abs. 2 EStR).

Gehört das Auto zum Betriebsvermögen, laufen seine tatsächlichen Kosten ohnehin als Kfz-Kosten durch die Buchhaltung. Eine Kilometerpauschale kommt dann nicht noch einmal dazu, sonst wären dieselben Kosten doppelt abgezogen.

Keine Reisekosten sind die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Für sie gilt auch bei Selbstständigen nur die Entfernungspauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Wie du die Fahrten selbst festhältst, zeigt die Vorlage zur Fahrtkostenabrechnung.

Erstattet ein Betrieb seinen Mitarbeitern Reisekosten, nutzt er die Arbeitnehmer-Konten aus der Tabelle, etwa 4668 in SKR03 oder 6668 in SKR04 für das Kilometergeld. Wird die Erstattung mit dem Lohn ausgezahlt, ist das Gegenkonto die Verbindlichkeit aus Lohn und Gehalt (1740 in SKR03, 3720 in SKR04).

Steuerfrei bleibt die Erstattung nur bis zu den Beträgen, die der Mitarbeiter als Werbungskosten abziehen könnte (§ 3 Nr. 16 EStG). Was darüber liegt, ist Arbeitslohn und gehört in die Lohnabrechnung. Die Grenzen für die Verpflegung erklärt der Ratgeber zur Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber, die für Kilometergeld der Ratgeber zur Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber.

Du musst die Buchungen nicht von Hand abtippen. tripfix gibt abgeschlossene Reisekostenabrechnungen als Buchungsstapel im DATEV-Format aus, mit genau den Konten aus der Tabelle oben und dem Steuerschlüssel je Beleg. Dein Steuerbüro importiert die Datei in DATEV Rechnungswesen. Wie du Kontenrahmen, Gegenkonto und Kleinunternehmer-Status einstellst, steht in der Hilfe zum DATEV-Export.

Was dein Steuerbüro außer den Buchungen je Reise braucht und wie du Belege übergibst, erklärt der Ratgeber Reisekostenabrechnung und DATEV.