Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber 2026: steuerfrei erstatten

Ein privater Arbeitgeber darf Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten, soweit die Zahlung die Pauschalen nicht übersteigt, die der Mitarbeiter als Werbungskosten abziehen könnte (§ 3 Nr. 16 EStG). Im Inland sind das 28 € für einen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit sowie 14 € für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit und für einen Tag ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG).

Für Einsätze im Ausland gelten die Länderpauschalen des Bundesfinanzministeriums (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Die Regeln für die Tageszählung stehen im Ratgeber zum Verpflegungsmehraufwand, den Ablauf einer ganzen Reise beschreibt der Ratgeber zur Dienstreise.

Ob Sie überhaupt etwas zahlen müssen, regelt nicht das Steuerrecht, sondern Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Das Steuerrecht legt nur fest, bis zu welcher Höhe eine Zahlung steuerfrei bleibt.

Die Pauschale gilt für Tage, an denen der Mitarbeiter außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG). Hat er keine erste Tätigkeitsstätte, etwa ein Monteur mit wechselnden Baustellen, gelten dieselben Pauschalen (§ 9 Abs. 4a Satz 4 EStG). Maßgebend ist dann die Abwesenheit von der Wohnung.

Entscheidend für die Höhe ist die Dauer der Abwesenheit je Kalendertag, nicht die Entfernung. Eine eintägige Fahrt von 8 Stunden oder weniger ergibt keine Pauschale.

Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt: um 5,60 € für ein Frühstück und um je 11,20 € für Mittag- und Abendessen. Das sind 20 und 40 Prozent des vollen Tagessatzes von 28 €, auch an Tagen mit 14 €. Die Kürzung kann die Pauschale höchstens auf null senken (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Um denselben Betrag sinkt der Höchstbetrag, den Sie steuerfrei erstatten dürfen.

Zahlt der Mitarbeiter für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert es die Kürzung (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG). Die Kürzung gilt auch, wenn Sie die Reisekostenvergütung wegen der Mahlzeit einbehalten oder kürzen (Satz 9). Einzelne Tage rechnet der Rechner für die Mahlzeitenkürzung durch.

Mahlzeiten, die Sie auf einer Auswärtstätigkeit stellen und deren Preis 60 € nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG), sind auf der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben M zu kennzeichnen (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 EStG).

Die Verpflegungspauschale steht nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Gezählt wird ab Beginn der Tätigkeit an diesem Ort. Nach Ablauf der drei Monate gibt es keine Pauschale mehr, und damit entfällt auch die steuerfreie Erstattung. Zahlen Sie weiter Verpflegungsgeld oder Auslöse, ist der Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Wird die Tätigkeit an diesem Ort mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist neu (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle, auch Urlaub oder Krankheit zählen.

Auch die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent entfällt nach Ablauf der Frist, weil sie an die zustehenden Pauschalen einschließlich der Dreimonatsfrist anknüpft (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).

Zahlen Sie mehr als die steuerfreie Pauschale, können Sie den Mehrbetrag mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent versteuern, soweit die Zahlung die zustehende Pauschale um nicht mehr als 100 Prozent übersteigt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Bei einem vollen Inlandstag sind das bis zu 28 € über der Pauschale, zusammen also höchstens 56 € je Tag. Was darüber liegt, ist regulärer Arbeitslohn.

Das Gesetz bemisst diese Grenze an den Pauschalen nach § 9 Abs. 4a Satz 3, 5 und 6 EStG, also ohne die Kürzung für gestellte Mahlzeiten. Die pauschale Lohnsteuer trägt der Arbeitgeber, er ist ihr Schuldner. Der pauschal versteuerte Betrag bleibt in der Einkommensteuerveranlagung des Mitarbeiters außer Ansatz (§ 40 Abs. 3 EStG).

Viele Handwerks- und Montagebetriebe zahlen eine feste Auslöse je Tag. Ihre Höhe regeln Tarif- oder Arbeitsvertrag. Steuerlich wird der Verpflegungsanteil in drei Teile zerlegt: steuerfrei bis zur gekürzten Pauschale des Tages, pauschal mit 25 Prozent versteuerbar bis zur Höhe der ungekürzten Pauschale, der Rest steuerpflichtig.

Beispiel für einen vollen Tag im Inland ohne gestellte Mahlzeiten: Bei 40 € Auslöse sind 28 € steuerfrei und 12 € pauschal versteuerbar, die Pauschalsteuer beträgt 3 €. Bei 70 € sind es 28 € steuerfrei, 28 € pauschal versteuerbar und 14 € steuerpflichtig. Gibt es Frühstück und zahlen Sie 28 €, sind 22,40 € steuerfrei und 5,60 € pauschal versteuerbar.

Eigene Sätze, Einsatzdauer und Länder rechnet der Auslöse-Rechner durch. Für die laufende Abrechnung mehrerer Mitarbeiter gibt es die Betriebsversion.

Steuerfreie Bezüge gehören ins Lohnkonto (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV), steuerfreie Reisekostenerstattungen also ebenfalls. Pauschal versteuerte Bezüge sind zusammen mit der darauf entfallenden Lohnsteuer aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV). Für jede Erstattung sollten Reisetag, Einsatzort, Abwesenheitszeiten und gestellte Mahlzeiten nachvollziehbar sein, denn daraus ergibt sich die steuerfreie Höhe.

Auf der Lohnsteuerbescheinigung weisen Sie die nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse aus (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 10 EStG). Dazu kommt der Großbuchstabe M für gestellte Mahlzeiten aus dem vorigen Abschnitt.

Soweit der Mitarbeiter steuerfreie Erstattungen für Verpflegung erhält, kann er dafür keine Werbungskosten abziehen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Zahlen Sie weniger als die Pauschale oder nichts, bleibt ihm die Differenz: Er kann sie in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Eine Übersicht der erstatteten Beträge je Reisetag hilft ihm dabei.