Dienstreise 2026: Tagespauschalen, Kilometer und Abrechnung

Steuerlich heißt die Dienstreise beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Sie liegt vor, wenn du außerhalb deiner Wohnung und außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wirst, etwa beim Kunden, auf einer Messe, bei einer Schulung oder auf einer Baustelle. Eine Mindestentfernung gibt es nicht, entscheidend ist nur, dass du dich außerhalb dieser beiden Orte befindest.

Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der du dauerhaft zugeordnet bist, meist das Büro oder der Betrieb. Fehlt eine solche Zuordnung, gilt der Ort als erste Tätigkeitsstätte, an dem du je Woche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel deiner regelmäßigen Arbeitszeit arbeiten sollst (§ 9 Abs. 4 EStG). Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, etwa ein Monteur mit ständig wechselnden Einsatzorten, ist bei jedem Einsatz auswärts tätig.

Für Selbstständige gelten dieselben Pauschalen. An die Stelle der ersten Tätigkeitsstätte tritt die erste Betriebsstätte, also der Ort, von dem aus die Tätigkeit dauerhaft ausgeübt wird.

Für Essen und Trinken gibt es keine Belege, sondern feste Pauschalen je Kalendertag (§ 9 Abs. 4a EStG). Im Inland sind das 28 € für einen vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 € für eine eintägige Reise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Bei einer Reise mit Übernachtung bekommst du für den An- und den Abreisetag jeweils 14 €, unabhängig davon, wie lange du an diesen Tagen unterwegs bist.

Die Abwesenheit zählt ab dem Verlassen der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte, die Fahrzeit gehört dazu. Beginnt die Reise an einem Tag und endet sie am nächsten ohne Übernachtung, gibt es 14 €für den Kalendertag, an dem du überwiegend unterwegs warst, sofern du insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend bist.

Im Ausland gelten je Land eigene Sätze aus der Tabelle des Bundesfinanzministeriums. Maßgebend ist der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Die Sätze stehen bei den Auslandspauschalen 2026, die Regeln im Ratgeber zum Verpflegungsmehraufwand.

Bekommst du auf der Reise eine Mahlzeit gestellt, etwa das Frühstück im Hotel oder ein Mittagessen beim Kunden, wird die Pauschale gekürzt: um 5,60 € für ein Frühstück und um je 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen. Das sind 20 und 40 Prozent des vollen Tagessatzes von 28 €. Maßstab ist immer dieser volle Tagessatz, auch an einem An- oder Abreisetag mit 14 €. Unter null sinkt die Pauschale nicht.

Zahlst du für die gestellte Mahlzeit selbst etwas, mindert das die Kürzung um genau diesen Betrag. Wie die Kürzung im Detail funktioniert, zeigt der Rechner für die Mahlzeitenkürzung.

Fährst du mit dem eigenen Auto, kannst du für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer 0,30 € ansetzen, mit Motorrad oder Motorroller 0,20 €. Gezählt werden Hin- und Rückfahrt sowie alle Fahrten zwischen den Einsatzorten. Statt der Pauschale ist auch ein eigener Kilometersatz aus den tatsächlichen Fahrzeugkosten möglich, das verlangt aber einen Nachweis aller Kosten und der gefahrenen Kilometer.

Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen und öffentliche Verkehrsmittel werden mit dem tatsächlichen Preis laut Beleg angesetzt. Fährst du einen Firmenwagen, kannst du selbst keine Kilometerpauschale geltend machen, weil der Arbeitgeber die Kosten bereits trägt.

Nicht verwechseln: Die Pendlerpauschale von 0,38 € je Kilometer gilt nur für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte und nur für die einfache Strecke. Mit der Dienstreise hat sie nichts zu tun. Mehr dazu im Ratgeber zur Dienstfahrt mit dem Privat-PKW.

Übernachtungskosten zählen mit dem tatsächlichen Betrag laut Hotelrechnung. Das Frühstück gehört nicht dazu, es ist mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Weist die Rechnung nur einen Gesamtpreis aus, wird sie um 5,60 € je Frühstück gekürzt.

Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtung, darf er im Inland statt der tatsächlichen Kosten auch pauschal 20 € je Nacht steuerfrei zahlen, ohne Beleg. Diese Pauschale gibt es nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber, nicht für die eigene Steuererklärung. Einzelheiten stehen im Ratgeber zu den Übernachtungskosten.

Arbeitest du längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Danach entfällt sie. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen, der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle (§ 9 Abs. 4a EStG).

Fahrt- und Übernachtungskosten bleiben auch nach drei Monaten abziehbar. Für Übernachtungen an derselben Tätigkeitsstätte im Inland gilt erst nach 48 Monaten eine Obergrenze von 1.000 Euro im Monat.

Ein privater Arbeitgeber darf Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit sie die Beträge nicht übersteigen, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen könnte (§ 3 Nr. 16 EStG). Für die Verpflegung sind das die Pauschalen, für Fahrten mit dem eigenen Auto 0,30 € je Kilometer, für Übernachtungen die tatsächlichen Kosten oder die Pauschale von 20 €.

Zahlt der Arbeitgeber mehr, ist der Mehrbetrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei der Verpflegung kann er den Teil, der die Pauschale um höchstens 100 Prozent übersteigt, pauschal mit 25 Prozent versteuern. Zahlt er weniger oder gar nichts, kann der Arbeitnehmer die Differenz in seiner Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Ob der Arbeitgeber Reisekosten überhaupt erstatten muss, regelt nicht das Steuerrecht, sondern Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Steuerfreie Erstattungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und mit Reise, Datum und Höhe zu belegen. Alles aus Sicht des Betriebs steht im Ratgeber zur Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber. Für Betriebe mit vielen Reisetagen gibt es die Betriebsversion und den Auslöse-Rechner.

Damit eine Dienstreise nachvollziehbar abgerechnet ist, gehören diese Angaben dazu:

• Datum, Reiseziel und beruflicher Anlass
• Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, daraus ergeben sich die Tagespauschalen
• gestellte Mahlzeiten je Tag
• Verkehrsmittel und gefahrene Kilometer, bei Belegen der Betrag
• Übernachtung und Nebenkosten wie Parken oder Maut mit Beleg

In der Probeabrechnung trägst du eine Reise ohne Konto ein und siehst sofort alle Pauschalen, Kürzungen und die Summe. Wer lieber mit einem Muster arbeitet, findet ausgefüllte Beispiele bei den Vorlagen zur Dienstreiseabrechnung.