Ratgeber Reisekosten
Übernachtungskosten 2026: Hotel richtig absetzen
Übernachtungskosten sind die Aufwendungen für eine beruflich veranlasste auswärtige Übernachtung, die als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 EStG) oder Werbungskosten abgesetzt werden können. Selbstständige setzen die tatsächlichen Kosten mit Hotelbeleg an, Arbeitnehmer können alternativ die Pauschale von 20 € pro Nacht nutzen. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln für 2026: Frühstück aufsplitten, MwSt-Sätze und typische Fehler.
Kurz zusammengefasst
- • Selbstständige: nur tatsächliche Kosten mit Beleg absetzbar (keine Pauschale).
- • Arbeitnehmer: Pauschale von 20 € pro Nacht ohne Beleg möglich.
- • Hotel-MwSt: Übernachtung 7 %, Frühstück 19 % (muss getrennt ausgewiesen werden).
- • Frühstück nicht separat auf Rechnung? Pauschal 5,60 € (20 % von 28 €) abziehen.
- • tripfix berechnet die Aufsplittung automatisch und erstellt eine fertige Abrechnung als PDF.
1. Grundregel: Tatsächliche Kosten statt Pauschale
Für Freelancer und Selbstständige gilt: Übernachtungskosten werden nur in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgabe anerkannt. Du brauchst also immer eine Hotelrechnung oder einen vergleichbaren Beleg. Eine Pauschale ohne Nachweis gibt es für Selbstständige nicht.
Das unterscheidet die Übernachtung vom Verpflegungsmehraufwand. Beim VMA reicht die Abwesenheitsdauer als Nachweis, bei der Übernachtung braucht das Finanzamt den Beleg.
Die Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 EStG für Selbstständige und § 9 Abs. 1 EStG für Arbeitnehmer.
2. Die Übernachtungspauschale von 20 €
Die Übernachtungspauschale beträgt 20 € pro Nacht im Inland. Diese Pauschale können ausschließlich Arbeitgeber nutzen, um ihren Mitarbeitern Übernachtungskosten steuerfrei zu erstatten, ohne dass ein Beleg vorgelegt werden muss.
Für Selbstständige, Freelancer und Arbeitnehmer, die ihre Übernachtungskosten selbst in der Steuererklärung geltend machen, gilt die Pauschale nicht. Hier zählen ausschließlich die tatsächlichen Kosten mit Originalbeleg.
| Personenkreis | Abrechnungsart | Beleg nötig? |
|---|---|---|
| Selbstständige / Freelancer | Tatsächliche Kosten | Ja, immer |
| Arbeitnehmer (eigene Steuererklärung) | Tatsächliche Kosten | Ja, immer |
| Arbeitgeber-Erstattung an AN | Pauschale 20 € oder tatsächlich | Nein (bei Pauschale) |
3. Hotelrechnung mit Frühstück aufsplitten
Bucht man ein Hotelzimmer mit Frühstück, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Der Grund: Das Frühstück gehört zum Verpflegungsmehraufwand, nicht zu den Übernachtungskosten. Außerdem gelten unterschiedliche Mehrwertsteuersätze.
Wenn das Hotel das Frühstück separat ausweist: Den ausgewiesenen Betrag für das Frühstück von der Rechnung abziehen. Der Rest ist die reine Übernachtung.
Wenn das Frühstück nicht separat ausgewiesen ist: Pauschal 5,60 € abziehen. Dieser Betrag entspricht 20 % der vollen Tagespauschale von 28 € für den Verpflegungsmehraufwand.
Rechenbeispiel: 3 Nächte mit Frühstück
Hotelrechnung gesamt: 330,00 €
Frühstück nicht separat ausgewiesen
Abzug: 3 × 5,60 € = 16,80 €
Absetzbare Übernachtungskosten: 313,20 €
Gleichzeitig kürzt das Frühstück den Verpflegungsmehraufwand für den betreffenden Tag um 5,60 €. Die Kürzung bezieht sich immer auf die volle Tagespauschale von 28 €, auch an An- und Abreisetagen.
4. Mehrwertsteuer: 7 % vs. 19 %
Seit 2010 gilt für Hotelbernachtungen in Deutschland der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 %. Das betrifft ausschließlich die reine Übernachtungsleistung.
Alle Zusatzleistungen werden mit 19 % besteuert. Dazu gehören:
- Frühstück und andere Mahlzeiten
- Minibar
- Wellness, Spa und Fitnessbereich
- Parkplatz (wenn separat berechnet)
- Telefon und Pay-TV
- Wäscheservice
Für den Vorsteuerabzug ist die korrekte Aufteilung auf der Rechnung wichtig. Vorsteuerabzugsberechtigte Selbstständige können die jeweilige Vorsteuer (7 % auf Übernachtung, 19 % auf Zusatzleistungen) geltend machen, sofern die Rechnung die Beträge getrennt ausweist.
5. Was zählt als Übernachtungskosten?
Neben der reinen Zimmermiete zählen auch bestimmte Nebenkosten zur Übernachtung:
| Absetzbar als Übernachtung | Nicht absetzbar als Übernachtung |
|---|---|
|
|
6. Airbnb, Ferienwohnung und Privatunterkunft
Ob Hotel, Pension, Hostel, Ferienwohnung oder Airbnb: Die Unterkunftsart spielt steuerlich keine Rolle. Entscheidend ist die berufliche Veranlassung der Reise und ein ordnungsgemäßer Beleg.
Bei Buchungen über Plattformen wie Airbnb gilt die Bestätigungs-E-Mail mit Rechnungsdetails als Beleg. Allerdings weisen private Vermieter in der Regel keine Umsatzsteuer aus, sodass ein Vorsteuerabzug entfällt.
Bei Ferienwohnungen mit Küche entfällt die Frühstücksproblematik. Es gibt nichts aufzusplitten. Der volle Mietpreis ist als Übernachtungskosten absetzbar.
7. Übernachtungskosten im Ausland
Im Ausland gelten grundsätzlich die gleichen Regeln: Selbstständige setzen die tatsächlichen Kosten an. Für die steuerfreie Arbeitgebererstattung gibt es länderspezifische Übernachtungspauschalen, die das BMF jährlich im Dezember veröffentlicht.
Die Übernachtungspauschalen im Ausland unterscheiden sich erheblich. Beispiele für 2026 (nur für AG-Erstattung, nicht für Selbstständige):
| Land | Übernachtungspauschale |
|---|---|
| Frankreich (Paris) | 168 € |
| Österreich (Wien) | 112 € |
| Schweiz (Zürich) | 195 € |
| USA (New York City) | 242 € |
| Spanien (Madrid) | 120 € |
| Niederlande (Amsterdam) | 150 € |
Quelle: BMF-Schreiben vom 05.12.2025 zu Auslandsreisekosten ab 01.01.2026. Die vollständige Länderliste findest du unter Auslandspauschalen 2026.
8. Belege und Aufbewahrungspflicht
Die Hotelrechnung ist der zentrale Beleg für Übernachtungskosten. Sie muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Hotels
- Rechnungsdatum
- Übernachtungszeitraum (Check-in bis Check-out)
- Einzelpreis pro Nacht
- Gesamtbetrag mit Umsatzsteuerausweis
- Getrennte Ausweisung von Übernachtung und Frühstück
Seit der GoBD-Aktualisierung (BMF-Schreiben vom 11.03.2024) dürfen Belege digital archiviert werden. Ein Foto der Hotelrechnung ist ausreichend, wenn die Archivierung GoBD-konform erfolgt (unveränderbar, vollständig, zeitgerecht). Das Papierdokument darf danach vernichtet werden.
Aufbewahrungsfrist: Für Rechnungen, die ab dem 01.01.2025 ausgestellt werden, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (BEG IV). Für ältere Rechnungen gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist.
9. Häufige Fehler
Frühstück nicht abgezogen
Das Frühstück gehört nicht zu den Übernachtungskosten. Wird es nicht herausgerechnet, ist die Abrechnung fehlerhaft. Entweder den ausgewiesenen Betrag abziehen oder pauschal 5,60 €.
Pauschale als Selbstständiger angesetzt
Die 20 € Pauschale gilt nur für die steuerfreie Arbeitgebererstattung. Selbstständige können sie nicht nutzen. Ohne Beleg gibt es keinen Abzug.
Falsche Mehrwertsteuer beim Vorsteuerabzug
Wer die vollen 19 % auf die gesamte Hotelrechnung als Vorsteuer geltend macht, liegt falsch. Die Übernachtung wird mit 7 % besteuert, nur Zusatzleistungen mit 19 %.
Beleg fehlt oder ungültig
Ohne ordnungsgemäße Rechnung kein Abzug. Eine Kreditkartenabrechnung oder Buchungsbestätigung reicht nicht aus. Es muss eine Rechnung des Hotels vorliegen.
10. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Können Selbstständige die Übernachtungspauschale von 20 € nutzen?
Nein. Die Pauschale gilt nur für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber an Arbeitnehmer. Selbstständige und Freelancer setzen die tatsächlichen Kosten mit Beleg als Betriebsausgabe an.
Wie wird ein Hotelzimmer mit Frühstück steuerlich aufgesplittet?
Die Hotelrechnung muss in Übernachtung (7 % MwSt) und Frühstück (19 % MwSt) aufgeteilt werden. Weist das Hotel das Frühstück nicht separat aus, wird pauschal 5,60 € (20 % von 28 €) abgezogen.
Welcher Mehrwertsteuersatz gilt für Hotelübernachtungen?
Für die reine Übernachtung gilt der ermäßigte Satz von 7 %. Frühstück, Minibar, Wellness und andere Zusatzleistungen werden mit 19 % besteuert.
Kann ich Airbnb-Kosten als Betriebsausgabe absetzen?
Ja. Auch Ferienwohnungen und Privatunterkünfte über Plattformen wie Airbnb sind als Übernachtungskosten absetzbar, solange die Reise beruflich veranlasst ist und ein Beleg vorliegt.
Wie lange muss ich Hotelrechnungen aufbewahren?
Rechnungen die ab dem 01.01.2025 ausgestellt werden, müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (BEG IV). Für ältere Rechnungen gilt noch die 10-Jahres-Frist.
Übernachtungskosten automatisch berechnen
tripfix rechnet deine Reisekosten korrekt ab: Übernachtung, VMA, Mahlzeitenkürzung und Fahrtkosten in einer Abrechnung. 3 Abrechnungen kostenlos, keine Kreditkarte nötig.
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Alle Angaben basieren auf den aktuellen gesetzlichen Regelungen (Stand: April 2026). Für die individuelle steuerliche Situation empfehlen wir die Rücksprache mit einem Steuerberater. Keine Steuerberatung, alle Angaben ohne Gewähr.