Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen, Berechnung & Tipps

Der Verpflegungsmehraufwand (kurz VMA) ist eine steuerliche Pauschale für Essen und Trinken auf Dienstreisen. Arbeitest du außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte, setzt du diese Pauschale als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder als Betriebsausgabe (Selbstständige/Freelancer) ab.

Wie viel du bekommst, hängt nur von der Abwesenheitsdauer ab. Die Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG. Das BMF veröffentlicht jährlich die Pauschsätze für Inland und rund 180 Länder.

Das Beste: Der VMA ist eine Pauschale. Keine Restaurantrechnungen sammeln, keine Belege sortieren. Es zählt nur, wie lange du weg warst. Die typischen Stolperfallen findest du in Abschnitt 7.

Konkret: Jede Fahrt zum Kunden, jede Konferenz und jeder mehrtägige Workshop lässt sich abrechnen, sofern du länger als acht Stunden weg bist. Bei mehreren Reisetagen pro Monat kommen so schnell ein paar Hundert Euro zusammen.

Diese Inlandssätze gelten seit 2020 unverändert und sind auch 2026 aktuell (Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 4a S. 3 EStG):

Beispiel: Montag 7:00 Uhr los zum Kunden, Mittwoch 18:00 Uhr zurück. Das ergibt:

• Montag (Anreisetag): 14 €
• Dienstag (voller Tag, > 24 h): 28 €
• Mittwoch (Abreisetag): 14 €

Macht zusammen 56 €, ganz ohne Belege.

Bekommst du auf der Dienstreise eine Mahlzeit gestellt, vom Arbeitgeber, Kunden oder auf einer Konferenz, wird dein VMA gekürzt. Die Kürzung berechnet sich immer vom vollen Tagessatz (28 €), egal ob du an dem Tag nur 14 € oder 28 € bekommst (geregelt in § 9 Abs. 4a S. 8 EStG i. V. m. § 8 Abs. 2 S. 8 EStG).

Beispiel: Zweitägige Konferenz, Mittagessen am ersten Tag inklusive. Dein Anreisetag: 14 € − 11,20 € = 2,80 €.

Werden alle drei Mahlzeiten gestellt, beträgt die Kürzung insgesamt 5,60 + 11,20 + 11,20 = 28,00 €: der VMA sinkt auf 0 €. Ein negativer VMA entsteht dabei nie: Der Mindestbetrag ist immer 0 €.

Tipp: Halte fest, welche Mahlzeiten du tatsächlich bekommen hast (Konferenz-Buffet, Kundenessen etc.). Das Finanzamt fragt bei Betriebsprüfungen gezielt danach.

Du darfst VMA für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte nur während der ersten drei Monate abrechnen (§ 9 Abs. 4a S. 6 EStG). Ab Monat vier ist Schluss, egal, ob du dort weiterarbeitest.

Hintergrund: Nach drei Monaten kennt man die Essensmöglichkeiten vor Ort. Der Gesetzgeber nimmt an, dass dann kein „Mehraufwand“ mehr entsteht.

Wann wird die Frist zurückgesetzt?

Die Frist startet neu, wenn du mindestens vier Wochen am Stück nicht an dieser Einsatzstelle warst. Der Grund spielt keine Rolle: Urlaub, Krankheit oder ein anderer Auftrag zählen alle.

Beispiel: Januar bis März beim Kunden in Hamburg (3 Monate). Im April fünf Wochen Pause (anderer Auftrag + Ostern). Ab Mai läuft die Frist für Hamburg neu, du rechnest wieder drei Monate VMA ab.

Achtung: Viele Freelancer verschenken hier Geld in beide Richtungen. Entweder sie rechnen nach Ablauf der Frist weiter ab (wird gestrichen) oder sie erkennen nicht, dass eine Unterbrechung die Frist neu gestartet hat.

Im Ausland gelten höhere Pauschalen. Das BMF veröffentlicht jährlich eine Länderliste mit Tages- und Übernachtungspauschalen. Die Spanne ist groß, prüfe die jeweiligen Sätze immer in der aktuellen BMF-Liste für dein Reisejahr.

Die Regeln bleiben gleich: dieselben Zeitgrenzen (unter 8 h, 8 bis 24 h, über 24 h) und dieselben Kürzungssätze (20 % / 40 % / 40 %). Nur die Basisbeträge ändern sich.

Bei Reisen durch mehrere Länder gilt der Satz des Landes, in dem du dich um 24:00 Uhr aufhältst. Am letzten Reisetag zählt das letzte Land vor der Rückkehr nach Deutschland.

Eine vollständige Übersicht der aktuellen Auslandspauschalen findest du auf unserer Seite Auslandspauschalen 2026. tripfix hat alle BMF-Sätze bereits hinterlegt, du wählst einfach das Reiseland aus und die Berechnung erfolgt automatisch.

Von Hand rechnen geht schief: Abwesenheitszeiten minutengenau erfassen, An-/Abreisetage erkennen, Kürzungen verrechnen. Bei Auslandsreisen wird es noch fieser. tripfix macht das automatisch:

1. Reisedaten eingeben: Start- und Endzeit deiner Dienstreise, Reiseziel (Inland oder Ausland) und Zwischenstopps bei mehrtägigen Reisen.
2. Mahlzeiten markieren: Per Klick angeben, welche Mahlzeiten gestellt wurden. tripfix berechnet die Kürzung automatisch.
3. Weitere Reisekosten erfassen: Kilometerpauschale, Übernachtung und Belege für sonstige Ausgaben können in derselben Abrechnung hinterlegt werden.
4. PDF exportieren: Mit einem Klick erhältst du eine fertige Reisekostenabrechnung als PDF, bereit für die Steuererklärung oder deinen Steuerberater.

An-/Abreisetage, BMF-Sätze für Inland und Ausland, Kürzungen: alles wird automatisch verrechnet. Der VMA fällt nie unter 0 €.

Mit dem kostenlosen Testmodus kannst du bis zu drei Abrechnungen erstellen, ohne Kreditkarte oder Abo. Danach geht es ab 3,25 € pro Monat weiter.

Diese sechs Fehler tauchen bei Betriebsprüfungen am häufigsten auf:

8. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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