Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen, Berechnung & Tipps

Der Verpflegungsmehraufwand (kurz VMA) ist eine steuerliche Pauschale für Essen und Trinken auf Dienstreisen. Arbeitest du außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte, setzt du diese Pauschale als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder als Betriebsausgabe (Selbstständige/Freelancer) ab.

Wie viel du bekommst, hängt nur von der Abwesenheitsdauer ab. Die Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG. Das BMF veröffentlicht jährlich die Pauschsätze für Inland und rund 180 Länder.

Das Beste: Der VMA ist eine Pauschale. Keine Restaurantrechnungen sammeln, keine Belege sortieren. Es zählt nur, wie lange du weg warst. Die typischen Stolperfallen findest du in Abschnitt 10.

Konkret: Jede Fahrt zum Kunden, jede Konferenz und jeder mehrtägige Workshop lässt sich abrechnen, sofern du länger als acht Stunden weg bist. Bei mehreren Reisetagen pro Monat kommen so schnell ein paar Hundert Euro zusammen.

Diese Inlandssätze gelten seit 2020 unverändert und sind auch 2026 aktuell (Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 4a S. 3 EStG). Die Tabelle zeigt auch, was nach einer gestellten Mahlzeit vom Tagessatz bleibt:

Beispiel: Montag 7:00 Uhr los zum Kunden, Mittwoch 18:00 Uhr zurück. Das ergibt:

• Montag (Anreisetag): 14 €
• Dienstag (voller Tag, 24 h): 28 €
• Mittwoch (Abreisetag): 14 €

Macht zusammen 56 €, ganz ohne Belege.

Verpflegungsmehraufwand gibt es, sobald du beruflich außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte unterwegs bist und die Zeitgrenzen erreichst. Gezählt wird die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die Fahrzeit gehört dazu. Startest du von zu Hause, läuft die Uhr ab dem Verlassen der Wohnung. Eine Mindestentfernung gibt es nicht.

• Eintägig, 8 Stunden oder weniger: keine Pauschale, auch nicht anteilig.
• Eintägig, mehr als 8 Stunden: 14 €. Genau 8 Stunden reichen nicht, das Gesetz verlangt mehr als 8 Stunden.
• Über Mitternacht ohne Übernachtung: Beginnt die Tätigkeit an einem Tag und endet am nächsten, ohne dass du übernachtest, gibt es 14 € für den Kalendertag, an dem du den größeren Teil der Zeit unterwegs warst, sofern es insgesamt mehr als 8 Stunden sind. Beispiel: 17:00 bis 3:00 Uhr sind 10 Stunden, davon 7 am ersten Tag, also 14 € für den ersten Tag.
• Mit Übernachtung: Am An- und am Abreisetag gibt es jeweils 14 €, egal wie viele Stunden du an diesen Tagen unterwegs bist. Voraussetzung ist eine Übernachtung außerhalb der Wohnung am selben, am vorigen oder am folgenden Tag.
• Volle Tage: Für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit gibt es 28 €.

Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG. Arbeitest du länger als drei Monate am selben Ort, entfällt die Pauschale, dazu mehr in Abschnitt 5.

Stellt dir der Arbeitgeber auf der Dienstreise eine Mahlzeit, selbst oder auf seine Veranlassung über einen Dritten, etwa das Hotel oder den Veranstalter eines Seminars, das er bezahlt, wird dein VMA gekürzt. Die Kürzung berechnet sich immer vom vollen Tagessatz (28 €), egal ob du an dem Tag nur 14 € oder 28 € bekommst (geregelt in § 9 Abs. 4a S. 8 EStG i. V. m. § 8 Abs. 2 S. 8 EStG).

Beispiel: Zweitägige Konferenz, Mittagessen am ersten Tag inklusive. Dein Anreisetag: 14 € − 11,20 € = 2,80 €.

Werden alle drei Mahlzeiten gestellt, beträgt die Kürzung insgesamt5,60 € + 11,20 € + 11,20 € = 28,00 €: der VMA sinkt auf 0 €. Ein negativer VMA entsteht dabei nie: Der Mindestbetrag ist immer 0 €.

Tipp: Halte fest, welche Mahlzeiten dir gestellt wurden (Seminarverpflegung, vom Arbeitgeber gebuchtes Hotelfrühstück). Das Finanzamt fragt bei Betriebsprüfungen gezielt danach. Lädt dich dagegen ein Kunde zum Essen ein, stellt nicht dein Arbeitgeber die Mahlzeit, und die Pauschale wird nicht gekürzt (Rz. 83 des BMF-Schreibens zu Reisekosten vom 25.11.2020).

Beispiel: An- und Abreisetag mit Hotelfrühstück

Dein Arbeitgeber bucht und bezahlt für eine dreitägige Reise zwei Hotelnächte mit Frühstück. Das Frühstück gehört zum Morgen nach der Übernachtung. Am Anreisetag wird deshalb nichts abgezogen, am Zwischentag und am Abreisetag je ein Frühstück:

• Anreisetag: 14 €
• Zwischentag: 28 € − 5,60 € = 22,40 €
• Abreisetag: 14 € − 5,60 € = 8,40 €

Zusammen 44,80 € statt 56 € ohne Frühstück. Genau so viel darf der Arbeitgeber für die Verpflegung steuerfrei zahlen.

Hotel selbst bezahlt? Buchst du das Hotel selbst und bekommst die Kosten nicht erstattet, hat dir niemand ein Frühstück gestellt. Der VMA bleibt dann ungekürzt. Dafür gehört das Frühstück nicht zu den Übernachtungskosten: Steht auf der Rechnung nur ein Gesamtpreis, ziehst du je Frühstück 5,60 € ab. Aus 89 € inklusive Frühstück werden so 83,40 € Übernachtungskosten (Rz. 118 des BMF-Schreibens). Mehr dazu im Ratgeber zu den Übernachtungskosten, nachrechnen kannst du jeden Tag mit dem Mahlzeitenkürzung-Rechner.

Du darfst VMA für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte nur während der ersten drei Monate abrechnen (§ 9 Abs. 4a S. 6 EStG). Ab Monat vier ist Schluss, egal, ob du dort weiterarbeitest.

Hintergrund: Nach drei Monaten kennt man die Essensmöglichkeiten vor Ort. Der Gesetzgeber nimmt an, dass dann kein „Mehraufwand“ mehr entsteht.

Wie viele Tage sind drei Monate?

Die Frist läuft nach dem Kalender, nicht nach Arbeitstagen. Beginnst du am 13. April beim Kunden, endet sie am 12. Juli. Ob du in dieser Zeit 40 oder 60 Tage vor Ort warst, spielt keine Rolle, und kurze Pausen verlängern sie nicht. Das BMF rechnet die Frist ausdrücklich rein zeitlich (Rz. 54 des BMF-Schreibens zu Reisekosten vom 25.11.2020).

Zwei Ausnahmen helfen dir: Die Frist beginnt erst, wenn du an mindestens drei Tagen pro Woche an derselben Tätigkeitsstätte arbeitest. Bist du höchstens zwei Tage pro Woche dort, läuft gar keine Frist (Rz. 55). Und die Standorte verschiedener Kunden sind verschiedene Tätigkeitsstätten, auch wenn sie nebeneinander liegen (Rz. 53). Geprüft wird immer im Nachhinein, mit Blick auf die zurückliegende Zeit.

Wann wird die Frist zurückgesetzt?

Die Frist startet neu, wenn du mindestens vier Wochen am Stück nicht an dieser Einsatzstelle warst. Der Grund spielt keine Rolle: Urlaub, Krankheit oder ein anderer Auftrag zählen alle. Was die Frist für Arbeitgeber bedeutet, die Verpflegungsgeld oder Auslöse zahlen, steht im Ratgeber zur Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber.

Beispiel: Januar bis März beim Kunden in Hamburg (3 Monate). Im April fünf Wochen Pause (anderer Auftrag + Ostern). Ab Mai läuft die Frist für Hamburg neu, du rechnest wieder drei Monate VMA ab.

Was wird nach drei Monaten steuerpflichtig?

• Verpflegungsgeld vom Arbeitgeber: Ab dem vierten Monat ist es voll steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Pauschalversteuerung mit 25 % ist dann ebenfalls ausgeschlossen (Rz. 59).
• Gestellte Mahlzeiten: Sie sind nach Ablauf der Frist grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen (Rz. 67).
• Selbstständige: Die Pauschale ist ab dem vierten Monat keine Betriebsausgabe mehr.
• Nicht betroffen: Fahrt- und Übernachtungskosten bleiben abziehbar. Für Übernachtungen an derselben Tätigkeitsstätte im Inland gilt erst nach 48 Monaten eine Obergrenze von 1.000 € im Monat (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG).

Achtung: Viele Freelancer verschenken hier Geld in beide Richtungen. Entweder sie rechnen nach Ablauf der Frist weiter ab (wird gestrichen) oder sie erkennen nicht, dass eine Unterbrechung die Frist neu gestartet hat.

Im Ausland gelten höhere Pauschalen. Das BMF veröffentlicht jährlich eine Länderliste mit Tages- und Übernachtungspauschalen. Die Spanne ist groß, prüfe die jeweiligen Sätze immer in der aktuellen BMF-Liste für dein Reisejahr.

Die Regeln bleiben gleich: dieselben Zeitgrenzen (bis 8 h nichts, mehr als 8 h, volle 24 h) und dieselben Kürzungssätze (20 % / 40 % / 40 %). Nur die Basisbeträge ändern sich.

Bei Reisen durch mehrere Länder gilt der Satz des Ortes, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Am Rückreisetag zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.

Eine vollständige Übersicht der aktuellen Auslandspauschalen findest du auf unserer Seite Auslandspauschalen 2026. tripfix hat alle BMF-Sätze bereits hinterlegt, du wählst einfach das Reiseland aus und die Berechnung erfolgt automatisch.

Arbeitnehmer machen den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in der Anlage N geltend, im Abschnitt zu den Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Dort gibst du die Zahl der Tage je Pauschale an, die Kürzungen für gestellte Mahlzeiten und was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat. Die Zeilennummern ändern sich jedes Jahr, maßgebend ist die Anleitung zur Anlage N. Steuerlich wirken sich die Werbungskosten erst aus, soweit sie zusammen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € übersteigen. Mehr dazu im Ratgeber Reisekosten als Arbeitnehmer.

Steuerfrei vom Arbeitgeber: Zahlt der Arbeitgeber die Pauschale, bleibt sie bis zur zulässigen Höhe steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG) und steht auf deiner Lohnsteuerbescheinigung. Was er steuerfrei gezahlt hat, kannst du nicht noch einmal absetzen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG), nur die Differenz. Die Sicht des Betriebs steht im Ratgeber zur Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber.

Selbstständige buchen den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe, die Sätze gelten für sie entsprechend (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Wo er in der Gewinnermittlung steht, erklärt der Ratgeber zum Reisekostenrecht. Nachweis, Vorsteuer und die Zeile in der EÜR stehen im Ratgeber Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige.

Für die Steuererklärung eines früheren Jahres gilt der Satz dieses Jahres. Im Inland sind die Pauschalen seit dem 1. Januar 2020 unverändert. Bis Ende 2019 galten niedrigere Beträge, angehoben wurden sie durch das Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität vom 12. Dezember 2019 (BGBl. I S. 2451).

Die Auslandspauschalen legt das Bundesfinanzministerium dagegen für jedes Land gesondert fest und passt sie regelmäßig an. Die aktuellen Sätze stehen bei den Auslandspauschalen 2026, alle Inlandssätze für Verpflegung, Kilometer und Übernachtung bei den Reisekostenpauschalen 2026.

Von Hand rechnen geht schief: Abwesenheitszeiten minutengenau erfassen, An-/Abreisetage erkennen, Kürzungen verrechnen. Bei Auslandsreisen wird es noch fieser. tripfix macht das automatisch:

1. Reisedaten eingeben: Start- und Endzeit deiner Dienstreise, Reiseziel (Inland oder Ausland) und Zwischenstopps bei mehrtägigen Reisen.
2. Mahlzeiten markieren: Per Klick angeben, welche Mahlzeiten gestellt wurden. tripfix berechnet die Kürzung automatisch.
3. Weitere Reisekosten erfassen: Kilometerpauschale, Übernachtung und Belege für sonstige Ausgaben können in derselben Abrechnung hinterlegt werden.
4. PDF exportieren: Mit einem Klick erhältst du eine fertige Reisekostenabrechnung als PDF, bereit für die Steuererklärung oder deinen Steuerberater.

An-/Abreisetage, BMF-Sätze für Inland und Ausland, Kürzungen: alles wird automatisch verrechnet. Der VMA fällt nie unter 0 €.

Mit dem kostenlosen Testmodus kannst du bis zu drei Abrechnungen erstellen, ohne Kreditkarte oder Abo. Danach geht es ab 3,25 €pro Monat weiter.

Diese sechs Fehler tauchen bei Betriebsprüfungen am häufigsten auf:

Drei Verpflegungsmehraufwand-Beispiele, die in der Praxis ständig vorkommen. Die mehrtägige Reise mit Hotelfrühstück steht oben bei der Mahlzeitenkürzung.

Beispiel 1: Tagesreise zum Kunden

Du verlässt um 7:30 Uhr die Wohnung, fährst zum Kunden und bist um 18:30 Uhr zurück. Das sind 11 Stunden Abwesenheit, also mehr als 8 Stunden. Dein Mittagessen bezahlst du selbst, gestellt wird nichts. Ergebnis: 14 €. Die Restaurantrechnung spielt für den VMA keine Rolle.

Beispiel 2: Zweitägiges Seminar mit Verpflegung

Dein Arbeitgeber bezahlt ein zweitägiges Seminar mit Mittagessen an beiden Tagen und das Hotel mit Frühstück. Beide Tage sind An- und Abreisetag, je 14 €:

• Tag 1: 14 € − 11,20 € Mittagessen = 2,80 €
• Tag 2: 14 € − 5,60 € Frühstück − 11,20 € Mittagessen ergibt rechnerisch minus 2,80 €, angesetzt wird 0 €

Zusammen 2,80 €. Die Kürzung kann die Pauschale eines Tages aufzehren, ein Minus entsteht nie und wird auch nicht auf andere Tage übertragen (Rz. 73 des BMF-Schreibens).

Beispiel 3: Über Nacht unterwegs, ohne Hotel

Du fährst um 17:00 Uhr zu einem Abendtermin, arbeitest bis nach Mitternacht und bist um 3:00 Uhr wieder zu Hause. Kein Kalendertag allein erreicht 8 Stunden, zusammen sind es aber 10. Ohne Übernachtung werden die Zeiten zusammengerechnet, und die Pauschale von 14 € zählt für den Tag, auf den der größere Teil entfällt: hier der erste mit 7 Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG).

Deine eigene Reise rechnest du am schnellsten mit dem VMA-Rechner nach. Ein ausgefülltes Formular je Tag zeigt die Vorlage zum Verpflegungsmehraufwand.

12. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Weiterlesen

• VMA jetzt berechnen →
• Mahlzeitenkürzung berechnen →
• Reisekostenpauschalen 2026 auf einen Blick →
• Reisekosten als Arbeitnehmer →
• Kilometerpauschale 2026: Sätze, Regeln & Berechnung →
• Auslandspauschalen 2026: Übersicht aller Länder →
• Reisekostenrecht für Selbstständige 2026 →
• GoBD und digitale Belege: Belegarchivierung richtig umsetzen →
• Reisekostenabrechnung Vorlage 2026: Pflichtangaben & Aufbau →