Die Kilometerpauschale, auch Kilometergeld genannt, ist ein steuerlicher Pauschalbetrag, den du für beruflich veranlasste Fahrten mit dem eigenen PKW oder Motorrad geltend machen kannst. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG in Verbindung mit dem Bundesreisekostengesetz. Wichtig: Die Kilometerpauschale für Dienstreisen ist nicht mit der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den täglichen Arbeitsweg zu verwechseln. Bei Dienstreisen zählt die tatsächlich gefahrene Gesamtstrecke, also Hin- und Rückweg. Die Pendlerpauschale hingegen berücksichtigt nur die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Reparaturen und Verschleiß. Ein Fahrtenbuch ist bei Nutzung der Pauschale nicht erforderlich. Allerdings musst du Reiseziel, Reisezweck und gefahrene Kilometer dokumentieren.

Die Dienstreise-Kilometerpauschale und die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) werden häufig verwechselt, unterscheiden sich aber grundlegend. Bei Dienstreisen gilt für PKW ein einheitlicher Satz von 0,30 Euro pro Kilometer, ohne Staffelung, für die gesamte tatsächlich gefahrene Strecke hin und zurück. Für Motorräder und Mopeds beträgt der Satz 0,20 Euro pro Kilometer. Die Pendlerpauschale hingegen betrifft den täglichen Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte und liegt seit 2026 bei einheitlich 0,38 Euro pro Kilometer, allerdings nur für die einfache Entfernung, nicht hin und zurück. Ein konkretes Beispiel für Dienstreisen: Eine Fahrt mit dem PKW über 50 Kilometer (einfache Strecke) ergibt bei Hin- und Rückfahrt 100 km × 0,30 Euro gleich 30,00 Euro. Der tripfix-Rechner berechnet die Dienstreise-Pauschale automatisch korrekt.

Bei Dienstreisen mit dem eigenen PKW wird grundsätzlich die gesamte tatsächlich gefahrene Strecke angesetzt, also Hin- und Rückweg zusammen. Das unterscheidet die Dienstreise-Kilometerpauschale fundamental von der Pendlerpauschale, bei der nur die einfache Entfernung zählt. Fährst du beispielsweise 50 Kilometer zu einem Kunden und am gleichen Tag die gleiche Strecke zurück, beträgt die anrechenbare Gesamtdistanz 100 Kilometer. Die Berechnung ist einfach: 100 km × 0,30 Euro gleich 30,00 Euro. Fährst du über mehrere Tage nacheinander zum gleichen Einsatzort, zählt jede Tagesfahrt als eigenständiger Fahrtabschnitt. Wichtig: Die Kilometerzahl sollte immer auf dem kürzesten oder verkehrstechnisch sinnvollsten Weg basieren. Umwege ohne beruflichen Grund erkennt das Finanzamt nicht an.

Steuerpflichtige haben bei Dienstreisen grundsätzlich die Wahl: Entweder nutzt du die Kilometerpauschale oder du setzt die tatsächlichen Fahrzeugkosten an. Für den Nachweis der tatsächlichen Kosten brauchst du ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sowie Belege über sämtliche Fahrzeugaufwendungen: Treibstoff, Versicherung, Steuer, Reparaturen, Leasingraten, Abschreibung und Garagenmiete. Der Aufwand ist erheblich, kann sich aber lohnen: Bei teuren Fahrzeugen mit hohem Verbrauch oder Leasingfahrzeugen liegen die tatsächlichen Kosten pro Kilometer oft deutlich über der Pauschale von 0,30 Euro. Für die meisten Freelancer und Selbstständigen mit einem durchschnittlichen PKW ist die Kilometerpauschale jedoch die pragmatischere Wahl: weniger Bürokratie, kein Fahrtenbuch, keine Belegsammlung. Du musst lediglich Reiseziel, Reisezweck und die gefahrenen Kilometer pro Fahrt dokumentieren. tripfix übernimmt diese Dokumentation automatisch.

Die Kilometerpauschale gilt ausschließlich für Fahrten mit dem eigenen PKW (0,30 Euro pro km) oder Motorrad (0,20 Euro pro km). Für alle anderen Verkehrsmittel werden stattdessen die tatsächlichen Kosten angesetzt, die du mit Belegen nachweisen musst. Im Einzelnen bedeutet das: Bahntickets kannst du in voller Höhe absetzen, egal ob ICE, Regional- oder S-Bahn. Flugtickets werden ebenfalls mit dem tatsächlichen Ticketpreis berücksichtigt, inklusive Steuern und Gebühren. Busfahrten (Fernbus, Linienbus) sind mit dem Fahrscheinpreis absetzbar. Taxifahrten zählen als Reisenebenkosten und sind mit Quittung voll abzugsfähig. Mietwagen werden mit den tatsächlichen Mietkosten plus Treibstoff angesetzt. Nutzt du für die Dienstreise ein Fahrrad oder E-Bike, gibt es keine steuerliche Pauschale: Diese Fahrten sind bisher nicht über Kilometergeld abrechenbar.