VMA-Rechner 2026

Der Verpflegungsmehraufwand, kurz VMA, ist eine steuerliche Pauschale nach § 9 Abs. 4a EStG, die den finanziellen Mehraufwand für Verpflegung bei beruflich veranlassten Reisen abdeckt. Wer auf Dienstreise ist, kann in der Regel nicht so günstig essen wie zu Hause und hat dadurch höhere Ausgaben. Genau diesen Unterschied gleicht der VMA pauschal aus. Anspruch haben alle Arbeitnehmer, Beamte und Selbstständige, die vorübergehend außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder Wohnung beruflich tätig werden. Die genaue Höhe hängt ausschließlich von der Dauer der Abwesenheit ab, nicht von den tatsächlich entstandenen Kosten. Arbeitgeber können den VMA steuerfrei erstatten, Selbstständige setzen ihn als Betriebsausgabe in ihrer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ab. Belege für Mahlzeiten sind nicht erforderlich, da es sich um eine Pauschale handelt, die ohne Einzelnachweis gilt.

Bei mehrtägigen Dienstreisen gelten für den Anreisetag und den Abreisetag besondere Regeln: Unabhängig davon, wie viele Stunden du an diesen Tagen tatsächlich unterwegs bist, steht dir jeweils pauschal 14 Euro zu. Die sonst übliche Mindestabwesenheit von 8 Stunden entfällt an diesen Tagen komplett. Ein konkretes Beispiel: Eine IT-Beraterin fährt am Montag um 7:00 Uhr zu einem Kunden und kehrt am Mittwoch um 18:00 Uhr zurück. Montag ist der Anreisetag (14 Euro), Dienstag ein voller Reisetag mit über 24 Stunden Abwesenheit (28 Euro), Mittwoch der Abreisetag (14 Euro). Der gesamte VMA beträgt damit 56 Euro. Wichtig: Bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung gilt diese Sonderregel nicht. Hier brauchst du mindestens 8 Stunden Abwesenheit, um überhaupt 14 Euro VMA zu erhalten. Der tripfix-Rechner erkennt automatisch, ob es sich um An- oder Abreisetage handelt.

Eine häufige Falle bei Langzeitprojekten: Der Verpflegungsmehraufwand kann für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte maximal drei Monate lang geltend gemacht werden. Nach Ablauf dieser Dreimonatsfrist entfällt der Anspruch, auch wenn die Dienstreise weiterhin andauert. Geregelt ist dies in § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG. Es gibt jedoch eine wichtige Ausnahme: Wird die Tätigkeit an der gleichen Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen am Stück unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist von Neuem. Der Grund der Unterbrechung spielt dabei keine Rolle: Urlaub, Krankheit oder ein Einsatz an einem anderen Ort reichen aus. Wechselst du dagegen regelmäßig zwischen verschiedenen Einsatzorten, läuft für jeden Ort eine eigene Frist. Gerade Freiberufler und Berater, die monatelang beim gleichen Kunden arbeiten, sollten die Frist im Blick behalten, um keine Steuervorteile zu verschenken.

Die gute Nachricht: Die VMA-Sätze sind für Angestellte und Selbstständige identisch, 14 Euro bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei vollen Reisetagen, 14 Euro an An- und Abreisetagen. Der Unterschied liegt in der steuerlichen Behandlung. Angestellte erhalten den VMA in der Regel vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet. Die Erstattung mindert weder das Bruttoeinkommen noch löst sie Lohnsteuer oder Sozialabgaben aus. Zahlt der Arbeitgeber nichts, können Angestellte den VMA als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Selbstständige und Freiberufler setzen den Verpflegungsmehraufwand direkt als Betriebsausgabe in ihrer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder Bilanz ab. Dadurch sinkt der steuerpflichtige Gewinn. In beiden Fällen ist eine ordentliche Dokumentation der Reisedaten entscheidend. tripfix erstellt diese automatisch und exportiert sie als PDF für die Buchhaltung.

Für Dienstreisen ins Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen als im Inland. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich eine umfangreiche Ländertabelle, die für jedes Reiseziel eigene Tages- und Übernachtungspauschalen festlegt. So beträgt der volle Tagessatz beispielsweise in der Schweiz 64 Euro, in Frankreich 53 Euro und in den USA (New York) 66 Euro, jeweils deutlich über den 28 Euro für Inlandsreisen. Die Staffelung nach Abwesenheitsdauer funktioniert analog zum Inland: Bei 8 bis 24 Stunden erhältst du den halben Auslandssatz, bei über 24 Stunden den vollen Betrag. Auch die Mahlzeitenkürzung greift bei Auslandsreisen nach dem gleichen Prinzip (20 % / 40 % / 40 %), jedoch bezogen auf den jeweiligen Auslandstagesssatz. Einen vollständigen Überblick über alle Länder findest du in unserem Ratgeber-Bereich.