Kilometerpauschale 2026

Die Kilometerpauschale (auch km-Pauschale oder Kilometergeld) ist ein Pauschbetrag, den du pro gefahrenem Kilometer für berufliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug ansetzt. Sie deckt alles ab: Benzin, Verschleiß, Versicherung, Abschreibung. Ein Betrag, keine Belege.

Als Freelancer oder Selbstständige sparst du dir damit das Sammeln von Tankquittungen und Werkstattrechnungen. Du trägst den pauschalen Betrag pro Kilometer ein, fertig. Das Finanzamt akzeptiert die Pauschale ohne Einzelnachweise, solange du Anlass, Start, Ziel und Entfernung der Fahrt dokumentieren.

Aber Achtung: die Kilometerpauschale für Dienstreisen ist etwas anderes als die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den täglichen Arbeitsweg. Der entscheidende Unterschied: Die Entfernungspauschale rechnet nur die einfache Strecke und ist verkehrsmittelunabhängig. Die Kilometerpauschale dagegen gilt für tatsächlich gefahrene Kilometer mit dem eigenen Fahrzeug, also Hin- und Rückfahrt. Auch die Sätze unterscheiden sich (dazu gleich mehr in der Tabelle).

Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG in Verbindung mit dem BMF-Schreiben zu Reisekosten (25.11.2020). Die Pauschsätze werden regelmäßig angepasst, prüfe daher immer die aktuellen Werte.

So sehen die aktuellen Reisekosten-Pauschsätze für 2026 aus:

Rechenbeispiel PKW: Du fährst zum Kundentermin von München nach Augsburg und zurück. Einfache Strecke: 68 km. Gesamtstrecke: 136 km. Jeder Fahrtabschnitt (Hin- und Rückfahrt) wird separat berechnet. Hier das Ergebnis für die Gesamtfahrt:

Rechenbeispiel Motorrad: Dieselbe Strecke von 136 km mit dem Motorrad ergibt 136 × 0,20 € = 27,20 €.

Die Dienstreise-Kilometerpauschale gilt einheitlich für die gesamte Strecke, es gibt keine Staffelung. Nicht verwechseln: Bei der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den täglichen Arbeitsweg gibt es ab dem 21. Kilometer einen erhöhten Satz von 0,38 €.

Antriebsart spielt keine Rolle: Benziner, Diesel, Hybrid, Elektroauto: die Sätze sind identisch.

Nicht verwechseln: Die Entfernungspauschale für Pendler hat andere Regeln (0,30 €/km, ab dem 21. km 0,38 €/km) und gilt nur für die einfache Strecke zum Arbeitsplatz. Die hier beschriebene Kilometerpauschale für Dienstreisen beträgt dagegen einheitlich 0,30 €/km für die gesamte Strecke.

Du fährst mit dem eigenen PKW oder Motorrad zu einem beruflichen Termin? Dann darfst du die Kilometerpauschale ansetzen. Konkret sind das zum Beispiel:

• Fahrten zu Kunden, Auftraggebern oder Projektstandorten
• Messen, Konferenzen, Fachveranstaltungen
• Steuerberatung, Behördengänge
• Materialbesorgungen fürs Geschäft
• Fortbildungen und Seminare
• Besichtigungstermine (Fotografen, Architekten, Handwerker …)

Nicht absetzbar über die Kilometerpauschale ist der tägliche Weg zur ersten Betriebsstätte. Dafür greift die Entfernungspauschale (0,30 €/km, ab dem 21. km 0,38 €/km, nur einfache Strecke). Arbeitest du ausschließlich im Homeoffice ohne externe Betriebsstätte? Dann zählen alle Kundenfahrten als Dienstreisen.

Vorsicht bei Stammkunden: Wenn du regelmäßig bei einem Kunden vor Ort sitzt, kann das Finanzamt diesen Standort als „erste Betriebsstätte“ einstufen. Die Fahrten dorthin wären dann nur noch über die Entfernungspauschale absetzbar. Im Zweifel: Steuerberatung fragen.

Für die Anerkennung durch das Finanzamt musst du jede Fahrt dokumentieren. Mindestens diese Angaben:

• Datum der Fahrt
• Start- und Zielort
• Gefahrene Kilometer (Gesamtstrecke)
• Anlass der Reise
• Verwendetes Verkehrsmittel

tripfix erfasst all diese Angaben automatisch und berechnet die Kilometerpauschale korrekt.

Die Regel ist einfach: Es zählen die tatsächlich gefahrenen Kilometer. Hin- und Rückfahrt. Nicht nur die einfache Strecke wie bei der Entfernungspauschale für Pendler.

Umwege und Zwischenstopps: Autobahn gesperrt? Material beim Lieferanten abgeholt? Kein Problem, du setzt die tatsächlich gefahrene Strecke an. Dokumentiere den Grund für den Umweg. Private Abstecher (Supermarkt, Reinigung …) gehören nicht rein.

Mehrtägige Reisen: Jeden Fahrtabschnitt einzeln abrechnen. Beispiel: Montag Hamburg → Berlin (290 km), Dienstag Berlin → Leipzig (190 km), Mittwoch Leipzig → Hamburg (390 km). Alle drei Abschnitte laufen über die Kilometerpauschale, zusammen 870 km.

Mitfahrer: Kollege fährt mit? Die Pauschale erhöht sich nicht. Es bleibt beim Satz für den Fahrzeughalter. Der Mitfahrer kann keine eigenen Fahrtkosten geltend machen.

So funktioniert die Berechnung pro Abschnitt: Bei einer Fahrt von 50 km ergibt sich: 50 × 0,30 = 15,00 €. Die Rückfahrt ist ein eigener Abschnitt, ebenfalls 50 × 0,30 = 15,00 €. Gesamt: 30,00 €.

In tripfix teilst du deine Reise in einzelne Fahrtabschnitte (Legs) auf. Die Berechnung der Kilometerpauschale läuft pro Abschnitt automatisch.

Die Pauschale ist bequem, aber nicht immer die günstigste Variante. Du kannst stattdessen die tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzen. Das rechnet sich vor allem bei hohen Leasingraten, häufigen Reparaturen oder hohem Verbrauch.

Dafür brauchst du ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, lückenlos, mit diesen Angaben pro Fahrt:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende
• Reiseziel und Reisezweck
• Aufgesuchter Geschäftspartner
• Gefahrene Kilometer (beruflich vs. privat getrennt)

Der Aufwand ist hoch. Und das Finanzamt prüft Fahrtenbücher streng. Lücken oder nachträgliche Änderungen? Fahrtenbuch wird verworfen. Dann gilt automatisch die Kilometerpauschale als Fallback.

Faustregel: Liegen deine tatsächlichen Kosten pro Kilometer unter 0,30 €, fährst du mit der Pauschale besser. Liegen sie darüber, kann sich das Fahrtenbuch lohnen. Bei Kleinwagen und Mittelklasse gewinnt meist die Pauschale.

In der Praxis wählen die meisten Freelancer die Kilometerpauschale: weniger Papierkram, faire Beträge, und mit tripfix in Sekunden berechnet.

Immer dieselbe Strecke zum Stammkunden, ins Co-Working oder zur Steuerberatung? In tripfix speicherst du häufige Routen als Stammstrecken ab und fügst sie bei der nächsten Abrechnung mit einem Klick ein.

Pro Stammstrecke hinterlegst du:

• Einen frei wählbaren Namen (z. B. „Zum Kunden XY in Köln“)
• Start- und Zielort
• Entfernung in Kilometern

Das spart Zeit und sorgt für konsistente Angaben. Keine Tippfehler, keine wechselnden Kilometerangaben für dieselbe Route, genau das, was das Finanzamt sehen will.

Zusammen mit der automatischen Staffel-Berechnung erstellst du so in Sekunden eine vollständige Reisekostenabrechnung: km-Pauschale, Verpflegungsmehraufwand, Mahlzeiten-Kürzungen, alles drin.

Diese sechs Fehler sehen wir ständig, und sie kosten bares Geld oder führen zu Ärger mit dem Finanzamt: