Reisekostenabrechnung für Berater

Eine typische Beraterwoche sieht so aus: Du reist Sonntagabend an und bist Montag bis Freitag beim Kunden in Hamburg. Montag ist dein Anreisetag: du bekommst pauschal 14 Euro Verpflegungsmehraufwand, unabhängig von der genauen Uhrzeit. Dienstag bis Donnerstag bist du jeweils volle 24 Stunden abwesend und erhältst je 28 Euro. Freitag ist dein Abreisetag mit wieder 14 Euro. In Summe ergibt das 112 Euro VMA für die Woche. Dazu kommen die Übernachtungskosten für vier Nächte (Montag bis Donnerstag), entweder mit Beleg oder als Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht. Die Anreise mit dem eigenen PKW über 350 Kilometer wird mit der Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer abgerechnet, und das für Hin- und Rückfahrt.

Als Freelance-Berater ohne festes Büro ist die Sache klar: Jeder Kundenbesuch gilt steuerlich als Dienstreise. Du bekommst die volle Kilometerpauschale für Hin- und Rückfahrt, Verpflegungsmehraufwand bei ausreichender Abwesenheitsdauer und kannst Übernachtungskosten absetzen. Hast du dagegen ein eigenes Büro oder einen Coworking-Platz als feste erste Tätigkeitsstätte, wird differenziert. Die Fahrt von deiner Wohnung zum Büro fällt unter die Entfernungspauschale: nur der einfache Weg zählt, 0,30 Euro bis 20 Kilometer, 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Die Fahrt vom Büro zum Kunden gilt dann als Dienstreise mit vollen Pauschalen. Viele Berater arbeiten bewusst ohne feste Tätigkeitsstätte, um bei allen Fahrten die günstigere Dienstreise-Regelung zu nutzen. Besprich die optimale Gestaltung mit deinem Steuerberater.

Wenn du als Berater länger als drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte arbeitest, entfällt der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Das ist die sogenannte Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG. Für Berater auf Langzeitprojekten ist das besonders relevant: ein sechsmonatiges Projekt beim gleichen Kunden am gleichen Standort bedeutet, dass du nach drei Monaten keinen VMA mehr absetzen kannst. Es gibt aber einen legalen Workaround: Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück. Die Unterbrechung muss nicht durch Urlaub entstehen, auch ein Einsatz bei einem anderen Kunden zählt. Platzierst du beispielsweise einen vierwöchigen Einsatz an einem anderen Standort zwischen zwei Phasen desselben Projekts, beginnt die Dreimonatsfrist von vorn. Dokumentiere die Unterbrechung sorgfältig für das Finanzamt.

Wenn dein Hotel das Frühstück in der Zimmerrate inkludiert, kürzt das Finanzamt deinen Verpflegungsmehraufwand automatisch um 20 Prozent: das sind 5,60 Euro pro Tag (bei 28 Euro Tagessatz). Über eine ganze Beraterwoche summiert sich das auf 22,40 Euro weniger VMA. Es gibt aber einen Praxis-Tipp: Bitte das Hotel, das Frühstück separat auf der Rechnung auszuweisen. Wenn die Hotelrechnung den Zimmerpreis und das Frühstück getrennt aufführt, kannst du auf das Frühstück verzichten und den vollen VMA beanspruchen. Alternativ buchst du direkt ein Zimmer ohne Frühstück. Viele Business-Hotels bieten diese Option an. Beachte: Wenn der Auftraggeber das Frühstück bezahlt, greift die Kürzung in jedem Fall. Die Gestaltungsmöglichkeit besteht nur, wenn du die Hotelkosten selbst trägst und das Frühstück nicht in Anspruch nimmst.

Ja, teilweise. Die Kilometerpauschale und der Verpflegungsmehraufwand sind sogenannte Nettopauschalen: du brauchst dafür keine Einzelbelege. Bei der Kilometerpauschale reicht eine Aufstellung deiner Fahrten mit Datum, Start, Ziel und gefahrenen Kilometern. Beim Verpflegungsmehraufwand genügt die Angabe der Abwesenheitszeiten. Anders sieht es bei Übernachtungskosten, Bahntickets und Flügen aus: Hier verlangt das Finanzamt Belege. Hotelrechnungen solltest du immer aufbewahren, ebenso Zugtickets und Boardingpässe. Tipp: Scanne Belege direkt am Reisetag mit dem Handy, so geht nichts verloren. tripfix hilft dir, Pauschalen und belegpflichtige Kosten sauber zu trennen und eine vollständige Abrechnung zu erstellen, die dein Finanzamt akzeptiert.

Reisekosten und Pendlerpauschale sind steuerlich komplett unterschiedliche Kategorien. Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) gilt für deinen täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, also dein Büro oder ein fester Arbeitsort. Du bekommst 0,30 Euro pro Entfernungskilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro, aber nur für den einfachen Weg. Reisekosten hingegen gelten für Dienstreisen zu wechselnden Einsatzorten. Hier bekommst du die Kilometerpauschale für Hin- und Rückfahrt, plus Verpflegungsmehraufwand und gegebenenfalls Übernachtungskosten. Als Freelance-Berater ohne festes Büro ist jeder Kundenbesuch eine Dienstreise. Hast du ein eigenes Büro, zählt die Fahrt dorthin als Pendlerpauschale, die Fahrt zum Kunden aber als Dienstreise mit vollen Pauschalen.

Nein, ein Fahrtenbuch ist für die Kilometerpauschale nicht erforderlich. Wenn du die pauschale Methode nutzt (0,30 Euro pro Kilometer, einheitlich für die gesamte Strecke), reicht eine einfache Aufstellung deiner Dienstreisen. Diese muss Datum, Reiseziel, Reisezweck und gefahrene Kilometer enthalten: genau das liefert tripfix automatisch als PDF. Ein Fahrtenbuch wird erst relevant, wenn du statt der Kilometerpauschale die tatsächlichen Fahrzeugkosten absetzen möchtest. Das lohnt sich bei teuren Fahrzeugen mit hohen Leasingraten oder Abschreibungen. Allerdings muss das Fahrtenbuch dann lückenlos und zeitnah geführt werden: jede einzelne Fahrt, auch private. Für die meisten Berater ist die Kilometerpauschale der einfachere und oft auch vorteilhaftere Weg.