Mahlzeitenkürzung Rechner 2026

Die Mahlzeitenkürzung ist eine steuerliche Regelung nach § 9 Abs. 4a Satz 8 bis 10 EStG. Sie besagt, dass der Verpflegungsmehraufwand gekürzt wird, wenn dir der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter auf einer Dienstreise Mahlzeiten stellt. Typische Fälle sind das Frühstück im Hotel, das dein Arbeitgeber gebucht und bezahlt hat, oder das Mittagessen auf einer Konferenz, deren Teilnahme er bezahlt. Die Kürzungssätze beziehen sich immer auf den vollen Tagessatz von 28 Euro: Frühstück 20 Prozent (5,60 Euro), Mittagessen 40 Prozent (11,20 Euro), Abendessen 40 Prozent (11,20 Euro). Selbst bezahlte Mahlzeiten zählen nicht als gestellt. Auch ein Snack oder ein Brötchen vom Bäcker löst keine Kürzung aus, nur vollwertige Mahlzeiten sind relevant.

Eine Mahlzeit gilt als gestellt, wenn der Arbeitgeber sie dir zur Verfügung stellt, selbst oder auf seine Veranlassung durch einen Dritten. Das klassische Beispiel ist das Hotelfrühstück, wenn der Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück gebucht und bezahlt hat. Ebenso zählt das Konferenz-Catering, wenn der Arbeitgeber die Teilnahme bezahlt. Lädt dich dagegen ein Kunde zum Geschäftsessen ein, fehlt es in aller Regel an einer Mahlzeit des Arbeitgebers, die Pauschale wird dann nicht gekürzt (Rz. 83 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020). Wichtig ist die 60-Euro-Grenze: Kostet eine gestellte Mahlzeit mehr als 60 Euro, gilt sie nicht als übliche Mahlzeit, sondern wird als Arbeitslohn versteuert. In diesem Fall entfällt die Kürzung des VMA (Rz. 86). Kaufst du dir selbst am Bahnhof ein Sandwich, gilt das nicht als gestellte Mahlzeit, auch wenn du auf Dienstreise bist.

Angenommen, du besuchst eine dreitägige Fachkonferenz mit zwei Hotelnächten. Dein Arbeitgeber bezahlt Konferenz und Hotel. Gestellt werden am Anreisetag Mittag- und Abendessen, am Zwischentag alle drei Mahlzeiten und am Abreisetag Frühstück und Mittagessen. So sieht die Berechnung aus:

VMA brutto: 14 € + 28 € + 14 € = 56 €

Kürzung: Anreisetag 22,40 €, Zwischentag 28 €, Abreisetag 16,80 €, an keinem Tag mehr als die Pauschale des Tages

VMA netto: 0 €

Das ist der Worst Case: Bei Vollverpflegung bleibt nichts vom VMA übrig. Die Kürzung ist Pflicht, sobald der Arbeitgeber die Mahlzeit stellt, auch wenn du sie nicht isst (Rz. 75 des BMF-Schreibens vom 25.11.2020). Sie entfällt nur, wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit gar nicht stellt, etwa weil das Frühstück getrennt auf der Hotelrechnung steht und er nur die Übernachtung erstattet.

An An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Dienstreisen beträgt der VMA pauschal 14 Euro, unabhängig von der Abwesenheitsdauer. Die Mahlzeitenkürzung wird aber trotzdem auf Basis des vollen 28-Euro-Tagessatzes berechnet. Das führt zu einem Effekt, der viele überrascht: Werden dir am Anreisetag Mittag- und Abendessen gestellt, beträgt die Kürzung bereits 22,40 Euro, deutlich mehr als die 14 Euro VMA. Der VMA wird dann auf null Euro gesetzt, ein negativer Betrag entsteht nicht. Dieses Szenario ist bei Konferenzen und Seminaren häufig: Du reist mittags an, bekommst Mittagessen und Abendessen gestellt, und der Anreisetag bringt dir steuerlich gar nichts. Es lohnt sich daher zu prüfen, welche Mahlzeiten tatsächlich als gestellt gelten. Bei Selbstständigen funktioniert das identisch.

Für Selbstständige gelten dieselben Pauschalen wie für Angestellte, denn § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG verweist auf § 9 Abs. 4a EStG. Der Unterschied liegt in der Dokumentation: Während Angestellte die Reise gegenüber dem Arbeitgeber abrechnen, erfassen Freelancer den VMA selbst als Betriebsausgabe in ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Halte deshalb für jeden Reisetag fest, wann du losgefahren und zurückgekommen bist und welche Mahlzeiten du bekommen hast. So lässt sich jeder Betrag bei einer Betriebsprüfung nachvollziehen. tripfix berechnet die Pauschalen und Kürzungen automatisch.