Die Mahlzeitenkürzung ist eine steuerliche Regelung nach § 9 Abs. 4a Satz 8 bis 10 EStG. Sie besagt, dass der Verpflegungsmehraufwand gekürzt wird, wenn dir auf einer Dienstreise Mahlzeiten gestellt werden, also wenn du für Essen nicht selbst bezahlen musst. Typische Fälle sind ein im Hotelzimmerpreis enthaltenes Frühstück, Mittagessen auf einer Konferenz oder ein Geschäftsessen, das dein Auftraggeber übernimmt. Die Kürzungssätze beziehen sich immer auf den vollen Tagessatz von 28 Euro: Frühstück 20 Prozent (5,60 Euro), Mittagessen 40 Prozent (11,20 Euro), Abendessen 40 Prozent (11,20 Euro). Selbst bezahlte Mahlzeiten zählen nicht als gestellt. Auch ein Snack oder ein Brötchen vom Bäcker löst keine Kürzung aus, nur vollwertige Mahlzeiten sind relevant.

Eine Mahlzeit gilt dann als gestellt, wenn du sie nicht aus eigener Tasche bezahlt hast. Das klassische Beispiel ist das Hotelfrühstück, das im Zimmerpreis enthalten ist. Ebenso zählt ein Konferenz-Catering, bei dem der Veranstalter das Essen organisiert und bezahlt. Auch ein Geschäftsessen auf Einladung des Kunden fällt darunter. Wichtig ist die sogenannte 60-Euro-Grenze (Aufmerksamkeitsgrenze): Kostet eine einzelne Mahlzeit mehr als 60 Euro brutto pro Person, wird sie steuerlich nicht als übliche Mahlzeitengestellung behandelt, sondern als Sachzuwendung. In diesem Fall entfällt die Kürzung des VMA. Kaufst du dir selbst am Bahnhof ein Sandwich, gilt das nicht als gestellte Mahlzeit, auch wenn du auf Dienstreise bist. Der Arbeitgeber muss die gestellten Mahlzeiten im Reisekostenantrag dokumentieren.

Angenommen, du besuchst eine dreitägige Fachkonferenz. An allen drei Tagen werden Frühstück, Mittagessen und Abendessen vom Veranstalter gestellt. So sieht die Berechnung aus:

VMA brutto: 3 volle Reisetage × 28,00 € = 84,00 €

Kürzung pro Tag: Frühstück 5,60 € + Mittagessen 11,20 € + Abendessen 11,20 € = 28,00 €

Kürzung gesamt: 3 × 28,00 € = 84,00 €

VMA netto: 84,00 € − 84,00 € = 0,00 €

Das ist der Worst Case: Bei Vollverpflegung bleibt nichts vom VMA übrig. In der Praxis lässt sich das oft optimieren, zum Beispiel, indem das Hotelfrühstück auf der Rechnung separat ausgewiesen wird statt im Zimmerpreis. Dann kann der Arbeitgeber entscheiden, ob die Kürzung angewendet wird. Viele Berater und Trainer achten deshalb gezielt auf die Hotelrechnung.

An An- und Abreisetagen bei mehrtägigen Dienstreisen beträgt der VMA pauschal 14 Euro, unabhängig von der Abwesenheitsdauer. Die Mahlzeitenkürzung wird aber trotzdem auf Basis des vollen 28-Euro-Tagessatzes berechnet. Das führt zu einem Effekt, der viele überrascht: Werden dir am Anreisetag Mittag- und Abendessen gestellt, beträgt die Kürzung bereits 22,40 Euro, deutlich mehr als die 14 Euro VMA. Der VMA wird dann auf null Euro gesetzt, ein negativer Betrag entsteht nicht. Dieses Szenario ist bei Konferenzen und Seminaren häufig: Du reist mittags an, bekommst Mittagessen und Abendessen gestellt, und der Anreisetag bringt dir steuerlich gar nichts. Es lohnt sich daher zu prüfen, welche Mahlzeiten tatsächlich als gestellt gelten. Bei Selbstständigen funktioniert das identisch.

Für Selbstständige gelten bei der Mahlzeitenkürzung die gleichen Regeln wie für Angestellte. Der Unterschied liegt in der Dokumentation: Während Angestellte die gestellten Mahlzeiten gegenüber dem Arbeitgeber angeben, müssen Freelancer die Angaben in ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) korrekt erfassen. Der VMA wird als Betriebsausgabe abgezogen, die Kürzung mindert diese Betriebsausgabe. Wenn du als Freelancer auf einer Konferenz Mittag- und Abendessen gestellt bekommst, darfst du an diesem Tag nur den gekürzten VMA als Betriebsausgabe ansetzen. Typische Situation: Ein Kunde lädt dich zum Geschäftsessen ein, das Abendessen gilt als gestellt und kürzt deinen VMA um 11,20 Euro. Vergisst du die Kürzung, kann das bei einer Betriebsprüfung unangenehm werden. tripfix berechnet die Kürzung automatisch.