Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Markus Kopka
Bretonischer Ring 7
85630 Grasbrunn
Deutschland

E-Mail: hallo@tripfix.de
Website: https://www.tripfix.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO:Einwilligung des Betroffenen
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO:Vertragserfüllung (Bereitstellung des SaaS-Dienstes tripfix)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO:Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO:Berechtigtes Interesse (z.B. Sicherheit, Missbrauchsschutz)

4. Hosting

Diese Website wird auf einem dedizierten Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet.

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch sogenannte Server-Logfiles erfasst. Diese enthalten:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website).

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir bei Formularen und Schnittstellen die Zahl der Anfragen. Dafür wird die IP-Adresse zusammen mit dem Zeitpunkt der Anfrage auf unserem Server höchstens eine Minute zwischengespeichert und danach gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und verfügbaren Dienst).

KI-Schnittstelle (MCP): Unter /api/mcp beantworten wir Anfragen von KI-Programmen zu Reisekosten-Pauschalen. Verarbeitet werden nur die Angaben der jeweiligen Anfrage (zum Beispiel Ländercode, Reisetage, Kilometer) sowie die oben genannten Server-Logfiles und die Anfragebegrenzung. Die Angaben werden nur zur Beantwortung verwendet und nicht gespeichert, ein Konto ist nicht nötig, Cookies werden nicht gesetzt. Welche Daten dein KI-Programm selbst verarbeitet, richtet sich nach den Bedingungen seines Anbieters. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Verbindung eines KI-Programms mit deinem Konto: Wenn du unter /api/mcp/konto ein KI-Programm mit deinem tripfix-Konto verbindest und die Freigabe bestätigst, speichern wir den Namen des Programms, seine Rücksprungadresse, den Zeitpunkt der Verbindung und der letzten Nutzung sowie nur Prüfwerte (Hashes) der Zugangsschlüssel. Das Programm kann dann in deinem Auftrag deine Reisen lesen und auswerten sowie Entwürfe anlegen und ergänzen; die abgerufenen Daten übermittelt tripfix an das von dir gewählte Programm. Für die weitere Verarbeitung dort ist dessen Anbieter verantwortlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags auf deine Anweisung). Die Verbindung kannst du jederzeit im Profil trennen; ungenutzte Verbindungen löschen wir rund 30 Tage nach der letzten Nutzung automatisch.

Wechselkurse für Belege in Fremdwährung: Für die Umrechnung ruft unser Server den Referenzkurs der Europäischen Zentralbank (data-api.ecb.europa.eu) ab. Übermittelt werden nur Währungscode und Zeitraum. Dein Browser verbindet sich nicht mit der EZB; deine IP-Adresse und Angaben zu dir oder deiner Reise gehen nicht an die EZB, sie sieht nur die Adresse unseres Servers.

Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Hetzner Online GmbH. Alle Daten verbleiben in Deutschland.

5. Datenbank und Authentifizierung

Datenbank und Nutzer-Authentifizierung betreiben wir selbst auf eigener Server-Infrastruktur bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland). Als Software kommt dabei die Open-Source-Plattform Supabase (PostgreSQL, GoTrue) zum Einsatz; es findet keine Datenverarbeitung durch die Supabase Inc. statt.

Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und verlassen nicht die Europäische Union. Mit der Hetzner Online GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 4).

Folgende Daten werden verarbeitet:

• E-Mail-Adresse (für Registrierung und Login)
• Gehashtes Passwort (bei E-Mail-Login)
• Profilangaben, soweit du sie einträgst (Name, Firma, Anschrift, IBAN für die Abrechnung)
• Reisekostendaten: Reisezeitraum und -ziele, Fahrten, Verpflegungstage, Belege mit Beträgen (bei Fremdwährung auch Originalbetrag und Kurs), Notizen zur Belegablage, optional Auftraggeber und eine Gruppe zur Ordnung im Dashboard
• Abrechnungsdaten und gespeicherte Stammstrecken
• DATEV-Einstellungen, soweit du sie einträgst (Berater- und Mandantennummer, Konten)
• Support-Anfragen und Feedback, die du in der App sendest
• Fassung und Zeitpunkt deiner Zustimmung zu geänderten AGB
• Bei einem Team: Teamname, Rolle, Beitrittsdatum, Zeitpunkt deiner Zustimmung zur Einsicht, offene Einladungen (E-Mail-Adresse und nur ein Prüfwert des Einladungslinks) sowie die vereinbarten Zusatzbedingungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Teams: Trittst du einem Team bei, sieht der Verwalter des Teams, solange das Team-Abo läuft, die ab dem Beitritt abgeschlossenen Abrechnungen: Titel, Zeitraum, Ziel, Auftraggeber, Beträge und das PDF mit den darin enthaltenen Angaben (Name, Anschrift, IBAN und Firma, soweit du sie hinterlegt hast). Er kann sie als Liste, CSV- oder DATEV-Datei herunterladen. Entwürfe und deine übrigen Profil- und Kontoangaben sieht er nicht. Das bestätigst du ausdrücklich beim Beitritt; Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst das Team jederzeit verlassen; damit endet die Einsicht sofort, für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Was der Verwalter bis dahin heruntergeladen hat, verarbeitet er in eigener Verantwortung.

Setzt ein Unternehmen tripfix über ein Team für die Reisekosten seiner Beschäftigten ein, verarbeiten wir die Daten, die der Verwalter einsieht, in dessen Auftrag nach Art. 28 DSGVO; die Vereinbarung dazu ist Teil der Zusatzbedingungen Team. Für dein Konto selbst bleiben wir Verantwortlicher.

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland).

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (Kreditkartennummer, Ablaufdatum, CVC) als eigenständiger Verantwortlicher. Die Daten werden direkt an Stripe übermittelt und nicht auf unseren Servern gespeichert. Wir erhalten von Stripe den Zahlungsstatus, den gebuchten Tarif sowie die Stripe-Kunden- und Abonnement-ID. Rechnungsadresse und gegebenenfalls deine USt-IdNr. gibst du direkt bei Stripe ein; Stripe erstellt damit die Rechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Es besteht ein DPA mit Stripe. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy

7. E-Mail-Versand und Newsletter (Resend)

Für den Versand von E-Mails nutzen wir Resend (Resend Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Das betrifft E-Mails zu deinem Konto (Registrierung, Anmeldelinks, Passwort-Reset, Benachrichtigungen), Einladungen in ein Team (an die eingeladene Adresse, mit Teamname und E-Mail-Adresse des Verwalters) und, nur wenn du eingewilligt hast, unseren Newsletter.

Dabei werden deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen E-Mail an Resend übermittelt und dort in den USA verarbeitet und gespeichert. Mit Resend besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Resend zertifiziert ist. Zusätzlich sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) Bestandteil des Vertrags.

Rechtsgrundlage für E-Mails zu deinem Konto: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Newsletter: Bei der Registrierung oder im Profil kannst du freiwillig unseren Newsletter abonnieren. Er erscheint gelegentlich, wenn sich Gesetze oder Pauschalen ändern und wenn tripfix neue Funktionen bekommt. Die Anmeldung wird erst wirksam, wenn du sie über den Link in einer Bestätigungsmail bestätigst (Double-Opt-In). Zum Nachweis speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, die verwendete E-Mail-Adresse und die Fassung des Einwilligungstextes. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach sieben Tagen. Nach der Bestätigung übernehmen wir deine E-Mail-Adresse in die Kontaktliste bei Resend, über die der Newsletter versendet wird. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail oder im Profil. Den Nachweis von Einwilligung und Widerruf bewahren wir auf, solange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, löschen wir auch die Einwilligung und den Kontakt bei Resend.

Frühzugang für Betriebe: Wenn du auf der Seite „tripfix für Betriebe“ den Frühzugang anfragst, werden deine E-Mail-Adresse, der optionale Betriebsname, deine vier Auswahlangaben und deine optionale Nachricht über Resend als E-Mail an uns übermittelt. Sie werden nicht in der tripfix-Datenbank gespeichert. Wir nutzen sie ausschließlich, um deine Anfrage zu beantworten und dich über den Start der Betriebsversion zu informieren. Die E-Mail löschen wir, sobald die Anfrage erledigt ist, spätestens zwölf Monate nach Eingang, oder früher, wenn du das per E-Mail an hallo@tripfix.de verlangst. Plausible erhält dabei nur die vier Auswahlangaben ohne Bezug zu deiner Person. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage).

8. Cookies und Speichertechnologien

tripfix verwendet keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies und kein Google Analytics.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

• Authentifizierungs-Cookies:Werden von Supabase gesetzt, um deine Login-Session zu verwalten. Ohne diese Cookies ist eine Nutzung des Dienstes nach dem Login nicht möglich.
• Hinweis auf Neuerungen (Schlüssel tripfix_dismissed_version): Wenn du den Hinweis auf eine neue Version im Dashboard schließt, merken wir uns im localStorage nur diese Versionsnummer, damit er nicht erneut erscheint.
• Übernahme einer Berechnung (Schlüssel tripfix_prefill): Wenn du in einem Rechner oder in der Probeabrechnung auf den Weiter-Knopf klickst, legen wir deine Eingaben im localStorage ab (Reisetitel, Zweck, Orte, Daten, Beträge), damit sie nach der Registrierung in deine erste Abrechnung übernommen werden können. Diese Daten verlassen deinen Browser nicht. Sie werden bei der Übernahme gelöscht, spätestens nach 2 Stunden (Probeabrechnung) beziehungsweise 24 Stunden (Rechner).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von dir gewünschten Dienst).

9. Schriftarten

Alle Schriftarten (Geist Sans und Geist Mono von Vercel) werden lokal eingebunden und über unseren eigenen Server ausgeliefert.

Es werden keine externen Font-Dienste wie Google Fonts verwendet. Es findet keine Datenübertragung an Dritte statt.

10. Webanalyse (Plausible, self-hosted)

Wir nutzen die Open-Source-Software Plausible Analytics zur Analyse der Websitenutzung. Im Unterschied zur SaaS-Variante von Plausible Insights OÜ wird Plausible bei uns self-hosted betrieben. An Plausible Insights OÜ (Estland) werden keine Daten übermittelt.

Die Plausible-Instanz wird von Markus Kopka (tripfix) auf einem dedizierten Server in Deutschland betrieben. Eigentümerin und Vertragspartnerin des Server-Hostings ist die moovnao Ventures GmbH (Bretonischer Ring 7, 85630 Grasbrunn). Auf die verarbeiteten Daten hat ausschließlich tripfix Zugriff.

Auftragsverarbeiter (Hosting): Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland). Der Server steht in einem deutschen Rechenzentrum, alle Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Aufrufe der KI-Schnittstelle (MCP) und neu verbundene KI-Programme zählen wir zusätzlich serverseitig in Plausible. Dabei übermitteln wir nur den Namen des Ereignisses, die genutzte Schnittstelle, das aufgerufene Werkzeug, ob der Aufruf erfolgreich war, und grob das KI-Programm (Claude, ChatGPT oder andere), aber keine IP-Adresse, keine Nutzer- oder Reisedaten.

Plausible ist ein datenschutzfreundliches Analysetool, das:

• keine Cookies setzt und nichts auf deinem Gerät speichert
• IP-Adresse und Browserkennung nur verwendet, um daraus einen Tageswert zu bilden (Hash mit täglich wechselndem und danach gelöschtem Schlüssel); die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert
• alle Daten ausschließlich auf unserem Server in Deutschland verarbeitet

Gespeichert werden Seitenaufrufe und Ereignisse mit Seitenadresse, Referrer, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und ungefährem Standort (Land, Region, Stadt). Wir werten diese Daten nur zusammengefasst aus und versuchen nicht, einzelne Personen zu erkennen. Ob die Registrierung deines Kontos schon gezählt wurde, vermerken wir in unserer Datenbank, nicht auf deinem Gerät.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse der Websitenutzung zur Verbesserung des Angebots). Weitere Informationen zur Open-Source-Software: plausible.io/data-policy

11. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in der Browserzeile.

12. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):Du kannst Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von dir verarbeiten.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO):Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO):Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):Du kannst verlangen, deine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):Du kannst der Verarbeitung deiner Daten jederzeit widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: hallo@tripfix.de

13. Datenlöschung und Speicherdauer

Deine personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, Speicherbegrenzung). Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch gesetzliche Vorschriften vorgesehen ist (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von 6, 8 oder 10 Jahren je nach Dokumenttyp nach § 257 HGB und § 147 AO; für Buchungsbelege und Rechnungen seit 01.01.2025 verkürzt auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz).

Konkrete Speicherfristen bei tripfix:

Warnungs-System: Vor jeder automatischen Löschung erhältst du zwei Hinweis-E-Mails (zuerst 44 Tage vor Löschung, dann erneut 14 Tage vor Löschung). Ein einfacher Login innerhalb der Frist setzt die Inaktivitäts-Uhr zurück.

Anonymisierung statt Löschung: Bei Konten mit bereits erstellten Reisekostenabrechnungen ersetzen wir nach Ablauf der Frist deine personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Adresse, IBAN) durch anonyme Werte. Die Abrechnungen selbst bleiben aus handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsgründen bis zu 10 Jahre gespeichert, sind aber keiner Person mehr zuordenbar.

Sofortlöschung auf Antrag: Du kannst dein Konto jederzeit selbst über die Profil-Seite löschen oder uns schriftlich zur Datenlöschung auffordern (Art. 17 DSGVO).

14. Minderjährigenschutz

tripfix richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs hast du das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsortes, deines Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.

Die zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutzfragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem der Sitz des Verantwortlichen liegt.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.