tripfix für Betriebe, in Entwicklung
Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter, ohne Zettel und ohne Tabellen
Von Markus Kopka, Stand:
Wissen Sie, wann bei Ihren Monteuren die Dreimonatsfrist abläuft?
Ihre Mitarbeiter tragen ihre Dienstreisen am Handy ein. tripfix rechnet Kilometergeld, Verpflegungspauschalen und Auslöse, das Büro gibt frei, und das Lohnbüro bekommt am Monatsende eine fertige Übersicht statt eines Stapels Zettel.
Bei Mira laufen die drei Monate bald ab. Danach ist die Auslöse steuerpflichtig, außer der Einsatz dort wird für mindestens vier Wochen unterbrochen.
Das liegt am Monatsende bei Ihrem Lohnbüro
Die Auslöse ist schon aufgeteilt: was steuerfrei ist, was pauschal mit 25 Prozent versteuert werden kann und was in den Lohn geht. Gestellte Frühstücke sind gekürzt und mit dem Kennzeichen M vermerkt.
Reisekosten und Auslöse
| Mitarbeiter | steuerfrei | pauschal 25 % | steuerpflichtig | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Kai B. | 560,00 € | 240,00 € | 0,00 € | |
| Mira S. | 448,00 € | 352,00 € | 0,00 € | M, 20 Frühstücke |
| Jonas T. | 0,00 € | 0,00 € | 800,00 € | Frist abgelaufen |
| Summe | 1008,00 € | 592,00 € | 800,00 € |
Was die Betriebsversion können soll
- Mitarbeiter erfassen ihre Dienstreisen am Handy: Ziel, Abfahrt, Rückkehr, Kilometer, Belege, gestellte Mahlzeiten.
- tripfix rechnet Kilometergeld, Verpflegungspauschalen und Kürzungen automatisch, im Inland und für 45 Länder nach dem aktuellen BMF-Schreiben.
- Das Büro prüft und gibt frei, danach ist die Abrechnung gesperrt.
- Zum Monatsende eine Übersicht je Mitarbeiter mit den Summen, die das Lohnbüro braucht.
- Ein fester Monatspreis pro Betrieb, nicht pro Kopf.
Geplanter Preis: 19,00 € im Monat pro Betrieb für bis zu 10 Mitarbeiter, das Auslöse-Modul 10,00 € im Monat zusätzlich. Der endgültige Preis steht vor dem Start fest, wer den Frühzugang anfragt, erfährt ihn vorher und entscheidet dann.
Zusatzmodul Auslöse
- Auslöse nach Ihrem Satz aufgeteilt: steuerfrei, pauschal versteuerbar, steuerpflichtig.
- Dreimonatsfrist je Mitarbeiter und Einsatzort, inklusive Neubeginn nach vier Wochen Pause.
- Die drei Töpfe getrennt in der Monatsübersicht fürs Lohnbüro.
Auslöse abrechnen und richtig aufteilen
Die Auslöse selbst regeln Tarif- oder Arbeitsvertrag. Wie sie steuerlich behandelt wird, regelt das Gesetz, und zwar in drei Stufen:
- 1. Steuerfrei bis zur Verpflegungspauschale des Tages, nach Abzug gestellter Mahlzeiten (§ 3 Nr. 16 EStG).
- 2. Pauschal mit 25 Prozent versteuerbar ist der Teil darüber, höchstens noch einmal in Höhe der ungekürzten Pauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).
- 3. Steuerpflichtig ist der Rest und nach Ablauf der Dreimonatsfrist die gesamte Auslöse für Verpflegung.
Beispiel mit frei gewähltem Satz
Ein Monteur ist einen vollen Tag im Inland auswärts, keine Mahlzeiten gestellt, der Betrieb zahlt 40,00 € Auslöse. Steuerfrei sind 28,00 €. Die übrigen 12,00 € liegen unter der zweiten Grenze von 28,00 € und können pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Steuerpflichtig bleibt nichts. Bei 70,00 € wären es 28,00 € steuerfrei, 28,00 € pauschal versteuerbar und 14,00 € steuerpflichtig.
Die Regeln dahinter, von der Dreimonatsfrist bis zur Pauschalsteuer, erklärt der Ratgeber zur Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber.
Ab 2027
Hotelrechnungen kommen als E-Rechnung
Größere Hotels müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Ein Foto davon ist dann nicht mehr das Original. Geplant ist, dass tripfix die Rechnung per Weiterleitung annimmt, das Original aufbewahrt und das Frühstück für die Kürzung erkennt.
- Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
- 2027
- Ausstellungspflicht für alle
- 2028
Heute schon: einzelne Reisen abrechnen
Die Rechenlogik für Pauschalen, Kürzungen und Auslandssätze steckt bereits in tripfix. Eine einzelne Reise lässt sich ohne Konto durchrechnen.
Eine Reise ohne Konto durchrechnenFrühzugang anfragen
Ein paar Angaben zu Ihrem Betrieb helfen, die Betriebsversion an echten Abläufen auszurichten. Sie bekommen eine persönliche Antwort.
Häufige Fragen
Muss ich die Reisekosten meiner Mitarbeiter aufzeichnen?
Ja. Steuerfreie Reisekostenerstattungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und zu belegen, mit Reise, Datum, Art und Höhe der Aufwendung. Schätzungen reichen nicht.
Was ist Auslöse?
Auslöse ist ein Tagegeld, das vor allem Handwerks- und Montagebetriebe ihren Mitarbeitern für auswärtige Einsätze zahlen. Ihre Höhe regeln Tarif- oder Arbeitsvertrag, das Steuerrecht regelt nur, wie sie behandelt wird.
Ab wann gibt es die Betriebsversion?
Sie ist in Entwicklung. Wer den Frühzugang anfragt, bekommt eine persönliche E-Mail, sobald sie bereitsteht, und kann sie als einer der Ersten mit eigenen Daten ausprobieren.
Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.