Vorlagen und Muster
Kilometerabrechnung: Vorlage und Muster für Dienstfahrten mit dem eigenen Auto
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Eine km-Abrechnung listet jede Dienstfahrt mit dem eigenen Auto in einer Zeile: Datum, Strecke, Anlass und gefahrene Kilometer. Je Kilometer gelten 0,30 €, mit dem Motorrad 0,20 € (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG). Unten steht ein ausgefülltes Muster mit drei Fahrten, darunter der Rechner für deine eigenen Kilometer.
Das Wichtigste in 20 Sekunden
- • Satz 2026: 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto, 0,20 € mit dem Motorrad.
- • Hin- und Rückweg zählen beide, ebenso Fahrten zwischen mehreren Einsatzorten.
- • Nicht verwechseln: Die 0,38 € der Pendlerpauschale gelten nur für den Arbeitsweg, einfache Strecke.
- • Je Fahrt: Datum, Start, Ziel, Anlass, Kilometer. Ein Fahrtenbuch ist für die Pauschale nicht nötig.
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- Excel-Vorlage mit FormelnRechnet Kilometer, Verpflegung und Mahlzeitenkürzung mit den Sätzen 2026 selbst. Für Excel, ohne Makros.XLSX herunterladen
- Leeres Formular zum AusdruckenAlle Pflichtangaben auf einer Seite, mit den geltenden Sätzen zum Nachschlagen.PDF herunterladen
- Ausgefülltes MusterSo sieht eine fertige Abrechnung aus: zweitägige Reise mit Hotel, Frühstückskürzung und Parkgebühr.PDF herunterladen
Wann online schneller ist: Eine leere Kilometerliste vergisst, was nicht in ihren Spalten steht: die Verpflegungspauschale bei Fahrten über acht Stunden und Parkgebühren mit Beleg. Online kommen beide automatisch dazu.
Km-Abrechnung Beispiel: drei Dienstfahrten im September
Musterabrechnung
Km-Abrechnung Beispiel: drei Dienstfahrten im September
| Name | Sarah Beispiel, Bahnhofstraße 7, 93047 Regensburg | |
| Reiseziel | Landshut, Nürnberg und Ingolstadt | |
| Reisezweck | Kundentermine im Außendienst | |
| Zeitraum | 08.09.2026 bis 24.09.2026 | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Regensburg nach Landshut | 66 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 39,60 € |
| Regensburg nach Nürnberg | 110 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 66,00 € |
| Regensburg nach Ingolstadt | 75 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 45,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 08.09.2026 | kein Anspruch, 0,00 € | 0,00 € |
| 16.09.2026 | eintägig, Abwesenheit mehr als 8 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| 24.09.2026 | kein Anspruch, 0,00 € | 0,00 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Parkhaus Nürnberg Altstadt | Parkgebühr, Beleg vorhanden, 16.09.2026 | 8,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 172,60 € | |
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Rechne deine Fahrt durch
Ich binkmmit demgefahren.
- Gefahrene Strecke
- 240 km
- Satz je Kilometer
- 0,30 €
Die Fahrt ist in der Abrechnung schon eingetragen. Dort kommen Verpflegung, Hotel und Belege dazu.
In die Abrechnung übernehmenOhne Anmeldung. Speichern mit kostenlosem Konto, 3 Abrechnungen gratis. Beispiel-PDF ansehenWas in jede Zeile der Kilometerabrechnung gehört
Datum der Fahrt, Startort, Ziel und gegebenenfalls Zwischenziele, der berufliche Anlass, die gefahrenen Kilometer und das Fahrzeug. Die Kilometer nimmst du aus dem Routenplaner für die übliche Strecke. Beruflich veranlasste Umwege zählen mit, private Abstecher nicht. Für die Pauschale brauchst du kein Fahrtenbuch, die einzelne Fahrt muss aber nachvollziehbar sein. Parkgebühren und Maut stehen nicht in der Kilometerzeile, sondern kommen mit Beleg dazu.
Kilometerpauschale abrechnen: so rechnest du
Gefahrene Kilometer mal 0,30 €. Bei einem Kunden 80 Kilometer entfernt fährst du hin und zurück 160 Kilometer, das ergibt 48 €. Auf einer Rundfahrt zu mehreren Zielen addierst du alle Abschnitte. Der Satz ist einheitlich, es gibt keine Staffel nach Entfernung und keinen Unterschied nach Antrieb, Benziner und Elektroauto werden gleich behandelt.
Wer bekommt die Kilometerabrechnung?
Als Arbeitnehmer reichst du sie beim Arbeitgeber ein. Er darf bis 0,30 € je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG), zahlt er weniger, setzt du die Differenz als Werbungskosten an. Ob er überhaupt Kilometergeld zahlt, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Als Selbstständiger ist die Kilometerabrechnung dein Nachweis für die Buchhaltung, dafür gibt es eine eigene Vorlage mit den Regeln für Selbstständige.
Km-Abrechnung als Excel-Vorlage?
Für wenige Fahrten reicht eine Tabelle mit den Spalten oben und einer Formel für Kilometer mal Satz. Aufwendig wird es, wenn zu den Fahrten Verpflegungspauschalen, Hotel und Belege kommen, denn dann braucht jede Regel eine eigene Formel. Hier trägst du die Fahrten direkt ein und bekommst die fertige Abrechnung mit allen Positionen.
Häufige Fragen
Wie viel Cent pro km darf ich bei einer Dienstfahrt abrechnen?
Mit dem eigenen Auto 0,30 € je gefahrenem Kilometer, mit Motorrad oder Motorroller 0,20 €. Der Satz gilt für die ganze Strecke, hin und zurück. Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt stattdessen die Pendlerpauschale von 0,38 € je Kilometer der einfachen Entfernung.
Zählt die Fahrt von zu Hause direkt zum Kunden?
Ja, wenn der Kunde nicht deine erste Tätigkeitsstätte ist. Dann ist die Fahrt eine Dienstreise, und du rechnest die tatsächlich gefahrenen Kilometer ab, egal ob du von der Wohnung oder vom Büro losfährst.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber mehr als 30 Cent zahlt?
Steuerfrei ist die Erstattung nur bis 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Der Teil darüber ist Arbeitslohn und wird versteuert.
Gibt es die Kilometerabrechnung auch für den Firmenwagen?
Nein. Mit einem Firmenwagen trägt der Arbeitgeber die Fahrzeugkosten, deshalb gibt es kein Kilometergeld. Selbst bezahlte Kosten wie Parkgebühren rechnest du trotzdem mit Beleg ab.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es als Muster drucken. Ein Konto brauchst du, wenn du Abrechnungen ohne Wasserzeichen, dauerhaft gespeichert und wiederverwendbar willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.