Vorlagen und Muster
Fahrtkostenabrechnung: Vorlage und ausgefülltes Muster
Die Fahrtkostenabrechnung ist der Teil der Reisekosten, der nur die Strecke betrifft. Unten steht sie als Teil einer vollständigen Abrechnung, damit du siehst, was noch dazugehört.
Drei Fahrten in einer Woche, PKW und Motorrad
Musterabrechnung
Drei Fahrten in einer Woche, PKW und Motorrad
| Name | Tom Beispiel, Feldweg 9, 30159 Hannover | |
| Reiseziel | Braunschweig, Kassel und Bielefeld | |
| Reisezweck | Kundenbesuche und Aufmaß | |
| Zeitraum | 21.09.2026 bis 25.09.2026 | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Hannover nach Braunschweig | 65 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 39,00 € |
| Hannover nach Kassel | 165 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 99,00 € |
| Hannover nach Bielefeld | 110 km hin und zurück, Motorrad, 0,20 €/km | 44,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 21.09.2026 | Abwesenheit 8 bis 24 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| 23.09.2026 | Abwesenheit 8 bis 24 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| 25.09.2026 | Abwesenheit 8 bis 24 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Parkgebühren gesamt | Maut / Vignette, Beleg vorhanden, 25.09.2026 | 17,50 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 241,50 € | |
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Warum hier keine Datei zum Download steht
Eine reine Kilometerliste vergisst regelmäßig zwei Dinge: den Verpflegungsmehraufwand, der bei jeder Reise über acht Stunden zusteht, und die Nebenkosten wie Parkgebühren und Maut.
Welche Sätze gelten
Für den eigenen PKW gelten einheitlich 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, für das Motorrad 0,20 Euro. Der Satz ist nicht gestaffelt und gilt unabhängig von der Streckenlänge. Bei einer Dienstreise zählt die tatsächlich gefahrene Strecke, also Hinfahrt und Rückfahrt.
Bahn, Flug, Mietwagen und Taxi
Für diese Verkehrsmittel gibt es keine Pauschale. Sie werden mit dem tatsächlichen Betrag laut Beleg angesetzt und gehören deshalb nicht in die Kilometerliste, sondern zu den Belegen. Ein Dienstwagen wird ebenfalls nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet.
Häufige Fragen
Kann ich statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten ansetzen?
Das Gesetz lässt neben der Pauschale auch den Ansatz der tatsächlichen Kosten zu. Dafür ist ein individueller Kilometersatz aus den Gesamtjahreskosten des Fahrzeugs zu ermitteln, was ein Fahrtenbuch und die vollständige Kostenaufstellung voraussetzt. Welche der beiden Methoden im Einzelfall in Betracht kommt, ist eine Frage für die steuerliche Beratung.
Zählen Umwege mit?
Beruflich veranlasste Umwege ja, private nein. Maßgeblich ist die für den beruflichen Zweck notwendige Strecke. Privat veranlasste Zusatzkilometer gehören nicht dazu.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es drucken oder als PDF sichern. Ein Konto brauchst du erst, wenn du Abrechnungen dauerhaft speichern, wiederverwenden und archivieren willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.