Fahrtkosten als Selbstständiger abrechnen: Sätze, Regeln, fertiges Muster

Welcher Kilometersatz gilt?

Fährst du mit dem privaten Auto zum Kunden, auf eine Messe oder zu einer Fortbildung, ist das eine Reise: 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer, also Hin- und Rückweg, mit dem Motorrad 0,20 Euro. Fährst du dagegen zu deiner eigenen Betriebsstätte, etwa ins gemietete Büro oder in die Werkstatt, gilt die Entfernungspauschale: seit 2026 0,38 Euro je Kilometer, aber nur für die einfache Strecke. Wer zu Hause arbeitet und keine Betriebsstätte außer Haus hat, rechnet fast jede Kundenfahrt als Reise ab. Sitzt du regelmäßig beim selben Kunden, etwa an zwei Tagen pro Woche, kann dort deine erste Betriebsstätte entstehen, dann gilt für diese Fahrten die Entfernungspauschale.

Wem gehört das Auto?

Die Kilometerpauschale gilt für ein Fahrzeug im Privatvermögen. Fährst du das Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich, gehört es zwingend zum Betriebsvermögen. Dann gibt es keine Pauschale: Alle Kosten von Sprit bis Versicherung sind Betriebsausgaben, und die private Nutzung wird versteuert, entweder pauschal mit der Ein-Prozent-Regel oder nach Fahrtenbuch. Zwischen 10 und 50 Prozent betrieblicher Nutzung hast du die Wahl, unter 10 Prozent bleibt das Auto privat.

Bahn, Flug, Mietwagen und Taxi

Für diese Verkehrsmittel gibt es keine Pauschale. Sie zählen mit dem Betrag laut Beleg und gehören deshalb nicht in die Kilometerliste, sondern zu den Belegen. Bist du regelbesteuert, ziehst du aus Ticket und Rechnung die Vorsteuer, aus der Kilometerpauschale dagegen nicht.

Was zum Nachweis gehört

Für die Pauschale brauchst du kein Fahrtenbuch, aber jede Fahrt muss belegbar sein: Datum, Ziel, Anlass und Kilometer. Die Kilometer nimmst du aus dem Routenplaner für die übliche Strecke. Beruflich veranlasste Umwege zählen mit, private nicht. Genau diese Angaben stehen in jeder Zeile des Musters oben.

Hin- und Rückfahrt: was zählt bei Selbstständigen?

Auf einer Geschäftsreise zählt jeder gefahrene Kilometer: Hinweg, Rückweg und die Fahrten zwischen mehreren Kunden am selben Tag. Mit dem privaten Auto sind das 0,30 € für jeden vollen Kilometer. So steht es in der amtlichen Anleitung zur Anlage EÜR, der Satz entspricht dem für Arbeitnehmer aus § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Ein Kunde 80 Kilometer entfernt ergibt hin und zurück 160 Kilometer, also 48 €. Nur auf dem Weg zur eigenen Betriebsstätte zählt die einfache Strecke, dort gilt die Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer.

Wo trage ich Fahrtkosten als Selbstständiger ein?

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Anlage EÜR, im Block Kfz-Kosten und andere Fahrtkosten. Im Vordruck 2025 steht die Kilometerpauschale für ein Auto im Privatvermögen in Zeile 71 (Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge, Nutzungseinlage). Bahn, Flug und Nahverkehr mit Beleg gehören in Zeile 70, die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte in die Zeilen 72 und 73. Die Zeilennummern können sich mit jedem Vordruck ändern. Wer bilanziert, bucht dieselben Beträge als Betriebsausgaben.

Alle Reisekosten in der Steuererklärung im Überblick

Ohne eigenes Auto: Bahn, Carsharing, Fahrrad, Auto des Partners

Bahn, Flug, Taxi, Carsharing und Mietwagen setzt du mit dem Betrag laut Beleg an, eine Pauschale gibt es dafür nicht. Für das Fahrrad gibt es keinen gesetzlichen Kilometersatz. Ansetzbar sind die tatsächlichen Kosten, anteilig nach der betrieblichen Nutzung. Beim Auto des Partners kommt es darauf an, wer die Kosten trägt. Trägst du selbst keine, kannst du für die Fahrten nichts abziehen. So hat der Bundesfinanzhof für einen Wagen aus dem Betrieb des Ehegatten entschieden (Urteil vom 15.07.2014, X R 24/12). Ob für ein Auto des Partners die Kilometerpauschale in Betracht kommt, hängt vom Einzelfall ab und gehört in die steuerliche Beratung.

Häufige Fragen

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