Vorlagen und Muster
Monatliche Reisekostenabrechnung: Vorlage für mehrere Reisen in einem Monat
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Wer oft kurz unterwegs ist, im Außendienst, auf Montage oder bei Kunden in der Region, rechnet die Reisen eines Monats gern in einem Durchgang ab. Die monatliche Reisekostenabrechnung sammelt alle Fahrten, Reisetage und Belege des Monats und bildet eine Summe. Unten steht ein ausgefülltes Muster mit vier Reisen im Oktober.
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- Excel-Vorlage mit FormelnRechnet Kilometer, Verpflegung und Mahlzeitenkürzung mit den Sätzen 2026 selbst. Für Excel, ohne Makros.XLSX herunterladen
- Leeres Formular zum AusdruckenAlle Pflichtangaben auf einer Seite, mit den geltenden Sätzen zum Nachschlagen.PDF herunterladen
- Ausgefülltes MusterSo sieht eine fertige Abrechnung aus: zweitägige Reise mit Hotel, Frühstückskürzung und Parkgebühr.PDF herunterladen
Wann online schneller ist: Bei mehreren Reisen im Monat. Eine Monatstabelle wird schnell unübersichtlich, weil jede Reise eigene Uhrzeiten, Tagesarten und Belege hat; online bleibt jede Reise eine eigene Abrechnung.
Monatliche Reisekostenabrechnung Beispiel: vier Reisen im Oktober
Musterabrechnung
Monatliche Reisekostenabrechnung Beispiel: vier Reisen im Oktober
| Name | Jonas Beispiel, Wilhelmshöher Allee 40, 34117 Kassel | |
| Reiseziel | Göttingen, Frankfurt am Main, Erfurt und Paderborn | |
| Reisezweck | Kundenbesuche und Wartungstermine im Außendienst | |
| Zeitraum | Oktober 2026, vier Reisen | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Kassel nach Göttingen | 47 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 28,20 € |
| Kassel nach Frankfurt am Main | 190 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 114,00 € |
| Kassel nach Erfurt | 150 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 90,00 € |
| Kassel nach Paderborn | 100 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 60,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 06.10.2026 | eintägig, Abwesenheit mehr als 8 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| 13.10.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 € | 14,00 € |
| 14.10.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 5,60 € | 8,40 € |
| 20.10.2026 | eintägig, Abwesenheit mehr als 8 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| 27.10.2026 | eintägig, Abwesenheit mehr als 8 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Hotel Frankfurt, 1 Nacht mit Frühstück, Rechnung auf den Arbeitgeber | Hotel / Übernachtung, Beleg vorhanden, 13.10.2026 | 94,00 € |
| Parkplatz Paderborn | Parkgebühr, Beleg vorhanden, 27.10.2026 | 6,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 456,60 € | |
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Wann eine Monatsabrechnung sinnvoll ist
Wenn du viele kurze Reisen hast, die einzeln kaum lohnen, und dein Arbeitgeber oder dein Lohnbüro einmal im Monat abrechnet. Steuerlich gibt es keine Vorgabe, ob du je Reise oder je Monat abrechnest. Entscheidend ist, dass jede einzelne Reise mit Datum, Uhrzeiten, Ziel und Anlass nachvollziehbar bleibt, denn an diesen Angaben hängen Pauschale und Kilometergeld.
So ist die monatliche Reisekostenabrechnung aufgebaut
Oben stehen Name, Monat und Abteilung oder Kostenstelle. Darunter folgt je Reise ein Block mit Datum, Ziel, Anlass, Abfahrt und Rückkehr, den gefahrenen Kilometern, der Verpflegungspauschale des Tages und den Belegen. Am Ende stehen die Summen je Kostenart und der Gesamtbetrag. Belege nummerierst du fortlaufend, damit jede Position ihrem Beleg zugeordnet werden kann.
Monatsabrechnung ans Lohnbüro
Der Arbeitgeber darf Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG): 0,30 € je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto und die Verpflegungspauschalen nach Kürzung. Bei regelmäßigen Einsätzen an derselben Stelle gilt die Pauschale nur für die ersten drei Monate, eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu. Bei wiederkehrenden Einsatzorten lohnt sich deshalb ein Blick über den einzelnen Monat hinaus.
Mehrere Reisen in tripfix ordnen
In tripfix ist jede Reise eine eigene Abrechnung mit eigenem PDF. Damit sie trotzdem als Monat zusammenstehen, gibst du ihnen dieselbe Gruppe, zum Beispiel Oktober 2026. Im Dashboard stehen sie dann unter einer Zeile mit Anzahl, Zeitraum und Summe. Die Gruppe dient nur der Ordnung und steht nicht im PDF. Für das Steuerbüro exportierst du alle abgeschlossenen Abrechnungen eines Zeitraums in einem DATEV-Buchungsstapel.
Häufige Fragen
Darf ich Reisekosten monatlich statt je Reise abrechnen?
Ja. Das Steuerrecht schreibt keinen Rhythmus vor. Ob je Reise oder je Monat abgerechnet wird, regeln Arbeitsvertrag, Reisekostenrichtlinie oder Betriebsvereinbarung. In beiden Fällen muss jede Reise einzeln mit Datum, Zeiten, Ziel und Anlass dokumentiert sein.
Gibt es einen Vordruck für die monatliche Reisekostenabrechnung?
Einen amtlichen Vordruck gibt es nicht. Viele Betriebe haben eigene Formulare. Fehlt eins, genügt jede Aufstellung mit den Angaben aus dem Muster oben.
Ist eine monatliche Spesenabrechnung dasselbe?
Im Alltag ja. Spesen meint im engeren Sinn nur den Verpflegungsmehraufwand, die monatliche Spesenabrechnung enthält in der Praxis aber meist auch Fahrtkosten und Belege. Wie die Spesen je Tag berechnet werden, steht bei der Spesenabrechnung.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es als Muster drucken. Ein Konto brauchst du, wenn du Abrechnungen ohne Wasserzeichen, dauerhaft gespeichert und wiederverwendbar willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
Passend dazu
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.