Vorlagen und Muster
Spesenabrechnung: Vorlage und ausgefülltes Muster
Spesen sind umgangssprachlich das, was das Steuerrecht Verpflegungsmehraufwand nennt: ein fester Betrag je Reisetag, unabhängig davon, was du tatsächlich gegessen hast. Unten siehst du eine vollständige Abrechnung mit allen Positionen, darunter die Regeln und die Kürzung für gestellte Mahlzeiten.
Dreitägige Messe mit Hotelfrühstück
Musterabrechnung
Dreitägige Messe mit Hotelfrühstück
| Name | Anna Beispiel, Lindenweg 4, 50667 Köln | |
| Reiseziel | Frankfurt am Main | |
| Reisezweck | Fachmesse, Standbetreuung | |
| Zeitraum | 22.09.2026, 06:40 Uhr bis 24.09.2026, 18:20 Uhr | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Köln nach Frankfurt am Main | 190 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 114,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 22.09.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 € | 14,00 € |
| 23.09.2026 | Ganztag, ab 24 Stunden, 28,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 16,80 € | 11,20 € |
| 24.09.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 5,60 € | 8,40 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Hotel, 2 Nächte, Übernachtung ohne Frühstück | Hotel / Übernachtung, Beleg vorhanden, 22.09.2026 | 248,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 395,60 € | |
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Warum hier keine Datei zum Download steht
Eine leere Spesenabrechnungs-Vorlage nimmt dir das Rechnen nicht ab. Die Sätze ändern sich, die Kürzung für ein gestelltes Frühstück wird regelmäßig vergessen, und bei Auslandsreisen gilt ein anderer Tagessatz je Land.
Wie hoch sind die Spesen pro Tag?
Im Inland gilt: unter 8 Stunden Abwesenheit gibt es nichts, ab 8 bis unter 24 Stunden 14 Euro, ab 24 Stunden 28 Euro. Bei einer mehrtägigen Reise bekommst du für den An- und den Abreisetag jeweils 14 Euro, unabhängig von der Dauer. Rechtsgrundlage ist Paragraf 9 Absatz 4a EStG.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Kunde, das Hotel oder der Veranstalter eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück, um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Maßstab ist immer der volle Tagessatz von 28 Euro, auch an einem Tag mit 14 Euro. Ein Hotelfrühstück kürzt also um 5,60 Euro.
Spesen im Ausland
Für Auslandsreisen gelten je Land eigene Sätze aus der Tabelle des Bundesfinanzministeriums, teilweise sogar je Stadt. Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten bezieht sich dann auf den jeweiligen Landessatz, nicht auf die 28 Euro.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten?
Spesen meinen im engeren Sinn nur den Verpflegungsmehraufwand, also den Tagessatz für Essen und Trinken. Reisekosten sind der Oberbegriff und umfassen zusätzlich Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten wie Parkgebühren oder Maut. Umgangssprachlich wird Spesenabrechnung oft für die ganze Abrechnung verwendet.
Muss ich Belege für die Spesen sammeln?
Für die Verpflegungspauschale nicht. Sie ist ein Pauschbetrag und wird unabhängig von tatsächlichen Ausgaben gewährt. Belege brauchst du für Übernachtung, Fahrkarten und Nebenkosten, weil diese mit dem echten Betrag angesetzt werden.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es drucken oder als PDF sichern. Ein Konto brauchst du erst, wenn du Abrechnungen dauerhaft speichern, wiederverwenden und archivieren willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.