Spesenabrechnung: Vorlage und ausgefülltes Muster

Was sind Spesen genau?

Im Steuerrecht meint Spesen den Verpflegungsmehraufwand: einen festen Tagessatz für die zusätzlichen Kosten der Verpflegung auf einer beruflichen Reise. Umgangssprachlich steht Spesenabrechnung oft für die ganze Reisekostenabrechnung, also auch für Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten wie Parkgebühren. Die Verpflegungspauschale wird ohne Beleg angesetzt. Alle anderen Positionen zählen mit dem tatsächlichen Betrag laut Beleg oder, bei Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug, mit der Kilometerpauschale.

Wer macht eine Spesenabrechnung?

Arbeitnehmer reichen sie beim Arbeitgeber ein, der die Beträge erstattet. Den Teil der Pauschalen, den der Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet, können sie in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Selbstständige erstellen die Spesenabrechnung für die eigene Buchhaltung: Nach Paragraf 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG gelten für sie die Pauschalen aus Paragraf 9 Absatz 4a EStG entsprechend, der Betrag wird als Betriebsausgabe gebucht und mindert den Gewinn.

Was muss in einer Spesenabrechnung stehen?

Name des Reisenden, Datum, Reiseziel und beruflicher Anlass, dazu Abfahrt und Rückkehr jeweils mit Uhrzeit. Die Uhrzeiten belegen die Abwesenheitsdauer, an der der Tagessatz hängt. Für jeden Reisetag gehört dazu, ob Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt wurden. Fahrtkosten stehen mit Strecke, Kilometern und Verkehrsmittel darin, Übernachtung und Nebenkosten mit Beleg. Ein amtliches Formular gibt es nicht, die Angaben müssen vollständig und nachvollziehbar sein.

Spesenabrechnung Schritt für Schritt: vom Mitarbeiter zum Lohnbüro

Erstens hält der Mitarbeiter je Reise Datum, Ziel, Anlass, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit und die gestellten Mahlzeiten fest und sammelt die Belege für Fahrkarten, Hotel und Nebenkosten. Zweitens rechnet er daraus Tagespauschalen, Kürzungen und Kilometer aus und reicht die Abrechnung mit den Belegen ein, je nach Betrieb nach jeder Reise oder einmal im Monat. Drittens prüft die vorgesetzte Person oder die Buchhaltung die Angaben und gibt sie frei. Viertens zahlt das Lohnbüro den Betrag aus: bis zu den steuerlichen Pauschalen steuerfrei nach Paragraf 3 Nummer 16 EStG, darüber als steuerpflichtigen oder pauschal versteuerten Lohn. Abrechnung und Belege bewahrt der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto auf. Fristen und Form legt der Betrieb fest, etwa im Arbeitsvertrag oder in einer Reisekostenregelung.

Wie hoch sind die Spesensätze 2026 im Inland?

Maßgeblich ist, wie lange du von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist. Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung gibt es bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit 14 Euro, bei 8 Stunden oder weniger nichts. Für jeden vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit sind es 28 Euro. Bei einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung gelten für den An- und den Abreisetag jeweils 14 Euro, unabhängig davon, wie lange du an diesen Tagen unterwegs warst. Rechtsgrundlage ist Paragraf 9 Absatz 4a EStG.

Welche Spesensätze gelten im Ausland?

Für Auslandsreisen treten länderweise eigene Pauschbeträge an die Stelle der Inlandssätze. Das Bundesfinanzministerium gibt sie in einer Tabelle bekannt, für einige Länder mit gesonderten Sätzen für einzelne Städte. Wie im Inland gibt es einen Satz für volle Kalendertage und einen niedrigeren für An- und Abreisetage. Maßgeblich ist der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst. Liegt dieser Ort im Inland, zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.

Wie werden Spesen bei gestellten Mahlzeiten gekürzt?

Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, etwa das vom Arbeitgeber gebuchte Hotel, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Maßstab ist der Satz für einen vollen Kalendertag, im Inland also 28 Euro. Ein Frühstück kürzt um 5,60 Euro, ein Mittagessen um 11,20 Euro, auch an einem Tag mit 14 Euro. Zahlst du für die Mahlzeit selbst etwas, mindert das die Kürzung.

Wie erstattet der Arbeitgeber Spesen steuerfrei?

Nach Paragraf 3 Nummer 16 EStG ist die Erstattung steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigt, bei der Verpflegung also die Pauschalen nach einer etwaigen Kürzung. Zahlt der Arbeitgeber mehr, kann er den Teil, der die Pauschalen um bis zu 100 Prozent übersteigt, mit 25 Prozent pauschal versteuern (Paragraf 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG). Was darüber hinausgeht, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Erstattet er weniger, kannst du die Differenz als Werbungskosten ansetzen.

Was bedeutet die Dreimonatsfrist für Spesen?

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Wird die Tätigkeit dort für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist neu. Das Gesetz knüpft dabei nur an die Dauer der Unterbrechung an. Die Frist betrifft allein die Verpflegungspauschale, nicht die Fahrt- und Übernachtungskosten. Wer regelmäßig beim selben Kunden arbeitet, hält Einsatztage und Unterbrechungen deshalb am besten in der Abrechnung fest.

Excel-Vorlage oder Werkzeug: was passt besser?

Eine Excel-Vorlage ist eine gute Wahl, wenn du selten reist, die Sätze selbst prüfst und die Formeln im Blick behältst. Aufwendiger wird sie bei gestellten Mahlzeiten, Auslandsreisen mit Landessätzen und mehreren Reisen im Monat, weil jede Regel als Formel gepflegt werden muss. Ein Werkzeug wie tripfix leitet Reisetage, Kürzungen und Kilometerbeträge aus deinen Eingaben ab. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die Angaben vollständig und richtig sind.

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