Fahrtkosten vom Arbeitgeber 2026: Kilometergeld steuerfrei erstatten

Fährt ein Mitarbeiter mit dem eigenen Auto zu einem Kunden, einer Baustelle oder einer Schulung, darf ein privater Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstatten, soweit sie die Werbungskosten nicht übersteigen, die der Mitarbeiter selbst abziehen könnte (§ 3 Nr. 16 EStG). Mit der Kilometerpauschale sind das 0,30 € je gefahrenem Kilometer, mit Motorrad oder Motorroller 0,20 € (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG). Hin- und Rückfahrt zählen beide.

Bahn, Flug, Taxi oder Mietwagen erstattet der Arbeitgeber steuerfrei in Höhe des Preises laut Beleg. Ob er überhaupt Fahrtkosten zahlen muss, regelt nicht das Steuerrecht, sondern Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Wann eine Fahrt als Dienstreise gilt, erklärt der Ratgeber zur Dienstreise.

Der tägliche Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist keine Dienstreise. Zahlt der Arbeitgeber dafür einen Fahrtkostenzuschuss, ist dieser grundsätzlich Arbeitslohn. Steuerfrei sind nur Zuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr, etwa ein Jobticket, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden (§ 3 Nr. 15 EStG).

Für den Zuschuss zur Fahrt mit dem eigenen Auto kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 15 Prozent erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG), Schuldner der pauschalen Lohnsteuer ist dann er. Voraussetzungen: Der Zuschuss kommt zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, und er übersteigt nicht den Betrag, den der Mitarbeiter als Pendlerpauschale abziehen könnte, also 0,38 € je Entfernungskilometer und Arbeitstag. Bei 20 km Entfernung und 220 Arbeitstagen sind das bis zu 1.672 € im Jahr.

Der pauschal versteuerte Zuschuss mindert die Pendlerpauschale des Mitarbeiters und steht auf seiner Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 EStG). Wie das in der Steuererklärung aussieht, zeigt der Ratgeber zur Kilometerpauschale in der Steuererklärung.

Zahlt der Arbeitgeber für Dienstreisen mehr als 0,30 € je Kilometer, ist der Teil darüber steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ein Beispiel: 400 dienstliche Kilometer in einem Monat, der Betrieb zahlt 0,35 € je Kilometer, zusammen 140 €. Steuerfrei sind 120 €, die übrigen 20 € laufen über die Lohnabrechnung.

Einen höheren Satz steuerfrei zu zahlen geht nur mit Nachweis: Der Mitarbeiter ermittelt aus den Gesamtkosten seines Fahrzeugs über zwölf Monate einen eigenen Kilometersatz, den er so lange verwenden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (R 9.5 Abs. 1 LStR). Das verlangt Belege über alle Fahrzeugkosten und die gesamte Fahrleistung und lohnt sich meist nur bei teuren Fahrzeugen.

Für jede steuerfreie Erstattung muss der Mitarbeiter Unterlagen vorlegen, aus denen die Voraussetzungen hervorgehen, der Arbeitgeber bewahrt sie als Belege zum Lohnkonto auf (R 9.5 LStR, § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Für die Kilometerpauschale gehören dazu je Fahrt:

• Datum und beruflicher Anlass
• Start, Ziel und Zwischenziele
• gefahrene Kilometer und Fahrzeug, Auto oder Motorrad

Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob sie die tatsächlichen Kosten übersteigen. Bei den Zuschüssen zum Arbeitsweg kommen die Entfernung und die Zahl der Arbeitstage dazu. Die Fahrten rechnet der Kilometer-Rechner aus, eine ganze Reise mit Verpflegung die Probeabrechnung. Wie ein Nachweis mit Datum, Strecke, Anlass und Kilometern je Fahrt aussieht, zeigt die Kilometerabrechnung als Muster.

Stellt der Arbeitgeber für die Dienstreise ein Fahrzeug, darf er die Kilometerpauschale nicht steuerfrei erstatten, auch nicht teilweise (R 9.5 LStR). Die Kosten trägt er ohnehin selbst. Selbst gezahlte und belegte Kosten wie Parkgebühren kann er dem Mitarbeiter steuerfrei ersetzen.

Darf der Mitarbeiter den Firmenwagen auch privat und für den Arbeitsweg nutzen, ist das ein geldwerter Vorteil, der nach der Ein-Prozent-Regelung oder mit einem Fahrtenbuch bewertet wird (§ 8 Abs. 2 Satz 2 bis 4 EStG). Das ist ein eigenes Thema und hat mit der Erstattung von Kilometern nichts zu tun.

Zahlt der Arbeitgeber weniger als 0,30 € je Kilometer oder gar nichts, kann der Mitarbeiter die Differenz als Werbungskosten ansetzen. Was steuerfrei erstattet wurde, darf er nicht noch einmal abziehen. Die ganze Seite der Mitarbeiter steht im Ratgeber Reisekosten als Arbeitnehmer, die Verpflegung auf Dienstreisen im Ratgeber zur Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber.

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