Reisekosten als Arbeitnehmer 2026: was der Chef erstattet und was du in der Steuererklärung holst

Reisekosten entstehen, wenn du beruflich außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte tätig bist, etwa beim Kunden, auf einer Messe oder auf einer Baustelle. Steuerlich heißt das Auswärtstätigkeit. Dazu gehören vier Kostenarten:

• Fahrtkosten: mit dem eigenen Auto 0,30 € je gefahrenem Kilometer, sonst der Fahrpreis laut Beleg
• Verpflegungsmehraufwand: 14 € oder 28 € je Tag, ohne Beleg
• Übernachtungskosten: der Betrag laut Hotelrechnung, ohne Frühstück
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Maut, mit Beleg

Der tägliche Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gehört nicht dazu, dafür gibt es die Pendlerpauschale von 0,38 € je Entfernungskilometer. Wann eine Fahrt als Dienstreise zählt, erklärt der Ratgeber zur Dienstreise.

Ein privater Arbeitgeber darf dir Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit sie die Beträge nicht übersteigen, die du selbst als Werbungskosten abziehen könntest (§ 3 Nr. 16 EStG). Für die Übernachtung im Inland darf er statt der Hotelrechnung auch pauschal 20 € je Nacht zahlen (R 9.7 Abs. 3 LStR). Was darüber hinausgeht, ist grundsätzlich steuerpflichtiger Lohn.

Ob dein Arbeitgeber überhaupt Reisekosten erstatten muss, regelt nicht das Steuerrecht, sondern dein Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. Die Sicht des Betriebs beschreiben die Ratgeber zur Fahrtkostenerstattung und zur Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber.

Zahlt dein Arbeitgeber weniger als die steuerlichen Sätze oder gar nichts, setzt du die Differenz in deiner Steuererklärung als Werbungskosten an (§ 9 EStG). Was er steuerfrei erstattet hat, darfst du nicht noch einmal abziehen (§ 3c Abs. 1 EStG, für die Verpflegung § 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Die Rechnung ist deshalb immer: zulässiger Betrag minus steuerfreie Erstattung.

Ein Beispiel: drei Tage beim Kunden, 150 km einfache Strecke mit dem eigenen Auto, zwei Nächte in einem Hotel mit Frühstück, das der Arbeitgeber gebucht und bezahlt hat. Er erstattet 0,20 € je Kilometer und keine Verpflegung.

Die Werbungskosten wirken sich nur aus, soweit sie zusammen mit allen anderen, etwa der Pendlerpauschale, über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € liegen (§ 9a Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a EStG).

Reisekosten trägst du in der Anlage N bei den Werbungskosten ein, im Abschnitt zu den Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Fahrtkosten, Übernachtung, Nebenkosten und Verpflegung stehen dort getrennt, die steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers ziehst du ab. Die Zeilennummern ändern sich jedes Jahr, maßgebend ist die Anleitung zur Anlage N des jeweiligen Jahres.

Steuerfrei gezahlte Verpflegungszuschüsse bescheinigt der Arbeitgeber auf deiner Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 10 EStG). Erstattete Fahrt- und Hotelkosten stehen dort nicht, dafür brauchst du seine Abrechnungen. Wie Kilometer und Arbeitsweg getrennt werden, erklärt der Ratgeber zur Kilometerpauschale in der Steuererklärung.

Ob für den Arbeitgeber oder für die Steuererklärung, eine Aufstellung je Reise braucht diese Angaben:

• Datum, Reiseziel und beruflicher Anlass
• Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, daraus ergeben sich die Tagespauschalen
• gestellte Mahlzeiten je Tag
• gefahrene Kilometer und Verkehrsmittel, bei Bahn, Flug und Hotel der Beleg
• was der Arbeitgeber davon erstattet hat

Ein ausgefülltes Muster zeigt das Formular zur Reisekostenabrechnung. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise ohne Konto ein und siehst alle Pauschalen und Kürzungen sofort.