Vorlagen und Muster
Reisekostenabrechnung Formular: kostenlos ausfüllen
Aktualisiert:
Das Formular gibt es unten als PDF zum Ausdrucken. Schneller geht es online, denn dort rechnet das Formular mit: Kilometerpauschale, Reisetage und Mahlzeitenkürzung entstehen automatisch, du trägst nur ein, was nur du weißt.
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Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
- Excel-Vorlage mit FormelnRechnet Kilometer, Verpflegung und Mahlzeitenkürzung mit den Sätzen 2026 selbst. Für Excel, ohne Makros.XLSX herunterladen
- Leeres Formular zum AusdruckenAlle Pflichtangaben auf einer Seite, mit den geltenden Sätzen zum Nachschlagen.PDF herunterladen
- Ausgefülltes MusterSo sieht eine fertige Abrechnung aus: zweitägige Reise mit Hotel, Frühstückskürzung und Parkgebühr.PDF herunterladen
Wann online schneller ist: Ein Formular auf Papier rechnet nicht nach. Genau daran scheitern die meisten ausgefüllten Abrechnungen: an einer falschen Zahl, nicht an einem fehlenden Feld. Online entstehen Pauschalen und Kürzungen automatisch.
Zweitägige Fortbildung mit Bahnfahrt
Musterabrechnung
Zweitägige Fortbildung mit Bahnfahrt
| Name | Sofia Beispiel, Ringstraße 8, 70173 Stuttgart | |
| Reiseziel | Nürnberg | |
| Reisezweck | Fortbildung, Zertifikatskurs | |
| Zeitraum | 05.10.2026, 08:10 Uhr bis 06.10.2026, 17:45 Uhr | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Stuttgart nach Nürnberg | 210 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 126,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 05.10.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 € | 14,00 € |
| 06.10.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 5,60 € | 8,40 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Hotel, 1 Nacht, Übernachtung ohne Frühstück | Hotel / Übernachtung, Beleg vorhanden, 05.10.2026 | 98,00 € |
| Parkgebühr Tagungshaus | Maut / Vignette, Beleg vorhanden, 06.10.2026 | 9,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 255,40 € | |
Ohne Konto, ohne E-Mail-Adresse. Das Ergebnis siehst du sofort.
Welche Felder ein vollständiges Formular braucht
Name und Anschrift des Reisenden, Reiseziel, Reisezweck, Datum und Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, die gefahrenen Kilometer je Abschnitt mit Verkehrsmittel, die Reisetage mit Abwesenheitsdauer und gestellten Mahlzeiten, Übernachtungskosten sowie Nebenkosten mit Beleg.
Uhrzeiten nicht vergessen
Die Abwesenheitsdauer entscheidet über den Verpflegungsmehraufwand. Ohne Uhrzeiten lässt sich nicht belegen, ob eine eintägige Reise über acht Stunden gedauert hat, und damit entfällt der Anspruch im Zweifel ganz.
Häufige Fragen
Gibt es ein amtliches Formular für die Reisekostenabrechnung?
Ein amtlich vorgeschriebenes Formular für die Reisekostenabrechnung gibt es nicht. Die Anforderungen ergeben sich aus den allgemeinen Aufzeichnungspflichten: Die Angaben müssen vollständig und nachvollziehbar sein. Die äußere Form ist nicht geregelt.
Muss das Formular unterschrieben werden?
Für Selbstständige, die eigene Reisekosten als Betriebsausgabe ansetzen, ist keine Unterschrift nötig. In Unternehmen mit Angestellten verlangen interne Richtlinien häufig die Unterschrift des Reisenden und eine Freigabe, das ist aber eine betriebliche und keine steuerliche Anforderung.
Gibt es die Vorlage auch als Word-Datei?
Eine Word-Datei gibt es nicht, dafür das Formular als PDF zum Ausdrucken und eine Excel-Vorlage, die Pauschalen und Kürzungen selbst rechnet. Beide sind kostenlos und ohne Anmeldung. Steuerlich ist das Format egal: Word, Excel, PDF oder Papier sind gleichwertig, solange die Angaben vollständig und nachvollziehbar sind.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es als Muster drucken. Ein Konto brauchst du, wenn du Abrechnungen ohne Wasserzeichen, dauerhaft gespeichert und wiederverwendbar willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
Passend dazu
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.