Ratgeber Reisekosten
GoBD 2026: Digitale Belege, Aufbewahrungsfristen und E-Rechnung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind verbindliche Vorgaben des Bundesfinanzministeriums für die digitale Belegarchivierung. Für Freelancer und Selbstständige bedeuten sie: Belege müssen unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar archiviert werden. Dieser Ratgeber erklärt die fünf Kernprinzipien, die aktuellen Aufbewahrungsfristen (8 Jahre ab 2025) und was die E-Rechnungspflicht für dich bedeutet.
Kurz zusammengefasst
- • Die GoBD gelten für alle Unternehmer, auch Freelancer und Kleinstunternehmer mit EÜR.
- • Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: 8 Jahre (BEG IV, ab 01.01.2025). Vorher: 10 Jahre.
- • Ersetzendes Scannen ist seit GoBD 2019 erlaubt (Rz. 130): Papierbelege dürfen nach dem Scan vernichtet werden.
- • E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) müssen seit 01.01.2025 empfangen werden können.
- • Tools wie tripfix speichern Reisekosten-Belege auf EU-Servern in Frankfurt und unterstützen die revisionssichere Dokumentation.
1. Was sind die GoBD?
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich um ein BMF-Schreiben (Bundesfinanzministerium), das verbindliche Vorgaben für die digitale Buchführung und Belegarchivierung enthält.
Die GoBD wurden erstmals 2014 veröffentlicht, 2019 grundlegend überarbeitet (BMF-Schreiben 28.11.2019), im März 2024 aktualisiert und im Juli 2025 erneut angepasst, um die verpflichtende E-Rechnung zu berücksichtigen.
Die GoBD gelten für alle Unternehmer: Selbstständige, Freelancer, Gewerbetreibende und Kapitalgesellschaften. Auch wer eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt, muss die GoBD beachten.
2. Die 5 Kernprinzipien
| Prinzip | Bedeutung für Reisekosten |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle Belege lückenlos erfassen. Kein Beleg darf fehlen oder nachträglich entfernt werden. |
| Richtigkeit | Digitale Kopien müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen. Keine Manipulation. |
| Zeitgerechtigkeit | Belege innerhalb einer angemessenen Frist erfassen. Faustregel: spätestens 10 Tage nach der Reise. |
| Unveränderbarkeit | Einmal archivierte Belege dürfen nicht mehr geändert oder gelöscht werden können. |
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Beleg muss in Ursprung und Ablauf nachvollziehbar sein (Audit-Trail). |
3. Belege digital scannen und fotografieren
Seit der GoBD 2019 (Rz. 130) ist das ersetzende Scannen offiziell erlaubt. Das bedeutet: Du darfst einen Papierbeleg scannen oder fotografieren und das Papierdokument anschließend vernichten.
Voraussetzungen:
- Die digitale Kopie muss bildlich mit dem Original übereinstimmen (lesbar, vollständig)
- Die Archivierung muss unveränderbar sein (kein nachträgliches Löschen oder Bearbeiten)
- Der Scan muss zeitgerecht erfolgen (zeitnah nach Empfang)
- Das Scanergebnis ist auch im Ausland zulässig (§ 146 Abs. 2 AO)
4. Aufbewahrungsfristen (8 Jahre ab 2025)
Mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 01.01.2025 in Kraft getreten ist, wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
| Dokumenttyp | Frist ab 2025 | Frist vorher |
|---|---|---|
| Rechnungen (ab 01.01.2025) | 8 Jahre | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Bilanzen | 10 Jahre | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | 6 Jahre |
Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Hotelrechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden.
5. E-Rechnung: Was Freelancer wissen müssen
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format, zum Beispiel im Format ZUGFeRD oder XRechnung.
Was bedeutet das für Freelancer?
- Empfangspflicht seit 01.01.2025: Jeder Freelancer muss in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen
- Versandpflicht wird stufenweise eingeführt (abhängig vom Umsatz)
- E-Rechnungen müssen im Originalformat digital aufbewahrt werden. Ausdrucken reicht nicht
- Eine PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung
6. Was nicht GoBD-konform ist
Google Drive, Dropbox, OneDrive
Standard-Cloudspeicher ohne Versionskontrolle und Löschschutz. Dateien können gelöscht und verändert werden ohne vollständige Protokollierung.
Word-Dokumente und Excel-Tabellen
Frei veränderbar, kein Audit-Trail, keine Unveränderbarkeit gewährleistet.
E-Mail-Postfach als Archiv
Keine strukturierte Ablage, keine revisionssichere Speicherung, Löschung jederzeit möglich.
Einfache Dateiablage auf dem Rechner
Ohne Zugriffskontrolle und Änderungsprotokoll nicht GoBD-konform.
GoBD-konforme Alternativen: Revisionssichere DMS (Dokumentenmanagementsysteme) mit Audit-Trail, zertifizierte Cloudlösungen mit Serverstandort in Deutschland, oder spezialisierte Buchhaltungssoftware.
7. GoBD und Reisekosten
Für Reisekostenbelege gelten die gleichen GoBD-Anforderungen wie für alle anderen Geschäftsunterlagen. Folgende Pflichtangaben müssen auf einem Reisekostenbeleg erkennbar sein:
- Datum der Reise und des Aufwands
- Reiseziel
- Reisezweck (berufliche Veranlassung)
- Abfahrt- und Ankunftszeit (für den Verpflegungsmehraufwand)
- Abgerechnete Kostenart und Betrag
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale und braucht keinen Beleg. Hier reicht die Dokumentation der Abwesenheitszeiten. Für Übernachtungskosten und Reisenebenkosten müssen Belege vorliegen.
8. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind verbindliche Vorgaben des Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchführung und Belegarchivierung. Sie gelten für alle Unternehmer, auch für Freelancer mit EÜR.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Ja, seit der GoBD 2019 ist ersetzendes Scannen erlaubt. Voraussetzung: Die digitale Kopie ist lesbar und die Archivierung erfolgt GoBD-konform (unveränderbar, vollständig, zeitgerecht).
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Ab 01.01.2025: 8 Jahre für Rechnungen (BEG IV). Jahresabschlüsse und Bilanzen: 10 Jahre. Fristbeginn: Ende des Ausstellungsjahres.
Ist Google Drive GoBD-konform?
Nein. Dateien können ohne vollständige Protokollierung gelöscht und verändert werden. Das gilt auch für Dropbox und OneDrive.
Was ist die E-Rechnung und gilt sie für Freelancer?
Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Format (ZUGFeRD, XRechnung). PDF ohne strukturierte Daten zählt nicht.
Reisekosten sauber dokumentieren
tripfix erstellt eine vollständige Reisekostenabrechnung als PDF mit allen Pflichtangaben. Server in Frankfurt (EU), keine US-Dienste.
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Alle Angaben basieren auf den aktuellen gesetzlichen Regelungen (Stand: April 2026, GoBD in der Fassung vom 14.07.2025). Für die individuelle steuerliche Situation empfehlen wir die Rücksprache mit einem Steuerberater. Keine Steuerberatung, alle Angaben ohne Gewähr.