Kilometerpauschale in der Steuererklärung 2026: Arbeitsweg, Dienstreise, wo eintragen

Wer in der Steuererklärung von Kilometerpauschale spricht, meint eine von zwei Pauschalen, die das Gesetz streng trennt:

• Die Entfernungspauschale, umgangssprachlich Pendlerpauschale, für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: 0,38 € je vollem Kilometer der einfachen Entfernung und je Arbeitstag, an dem du dorthin fährst (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG).
• Die Kilometerpauschale für Dienstreisen, im Gesetz Fahrtkosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit: 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Auto, 0,20 € mit Motorrad oder Motorroller (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG).

Beide stehen an verschiedenen Stellen der Steuererklärung und folgen eigenen Regeln. Welche Fahrt eine Dienstreise ist, erklärt der Ratgeber zur Dienstreise.

Für den Arbeitsweg sind es seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 € je Entfernungskilometer, ab dem ersten Kilometer. Für die Steuererklärung 2025 gilt noch die alte Regel: 0,30 € für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € ab dem 21. Kilometer. Die Pendlerpauschale ist auf 4.500 € im Jahr begrenzt, außer du fährst mit dem eigenen oder einem dir überlassenen Auto.

Für Dienstreisen mit dem eigenen Auto sind es 0,30 € je gefahrenem Kilometer, ein Satz, der sich in den letzten Jahren nicht geändert hat. Die Sätze früherer Jahre für beide Pauschalen stehen in der Tabelle im Ratgeber zur Kilometerpauschale.

Beim Arbeitsweg zählt nur die einfache Entfernung, maßgebend ist die kürzeste Straßenverbindung. Die Rückfahrt ist mit der Pauschale abgegolten. Ein Beispiel: 25 km zur ersten Tätigkeitsstätte an 210 Arbeitstagen ergeben 25 × 210 × 0,38 € = 1.995 €.

Bei der Dienstreise zählt jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückfahrt. Fährst du 120 km zum Kunden und zurück, sind das 240 km × 0,30 € = 72 €. Fährst du morgens erst zur ersten Tätigkeitsstätte und von dort zum Kunden, gilt für den ersten Teil die Pendlerpauschale und für die Fahrt zum Kunden und zurück die Dienstreise-Pauschale.

Als Arbeitnehmer trägst du beide Pauschalen in der Anlage N bei den Werbungskosten ein, aber in getrennten Abschnitten. Für den Arbeitsweg gibst du die erste Tätigkeitsstätte, die Entfernung in Kilometern, die Zahl der Arbeitstage und das Verkehrsmittel an, das Finanzamt rechnet die Pauschale daraus aus. Dienstreisen stehen im Abschnitt zu den Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, dort trägst du die Fahrtkosten als Summe ein. Die Zeilennummern ändern sich von Jahr zu Jahr, maßgebend ist die amtliche Anleitung zur Anlage N des jeweiligen Jahres.

Als Selbstständiger erscheinen die Fahrten in der Gewinnermittlung, meist der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sind nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Betriebliche Fahrten mit dem privaten Auto setzt du mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe an. Wo genau, erklärt der Ratgeber zum Reisekostenrecht.

Hat dir der Arbeitgeber Kilometergeld für Dienstreisen steuerfrei erstattet (§ 3 Nr. 16 EStG), darfst du diese Kilometer nicht noch einmal ansetzen. In der Anlage N ziehst du die Erstattung von den Fahrtkosten ab, übrig bleibt nur die Differenz, wenn er weniger als 0,30 € je Kilometer gezahlt hat. Steuerfrei erstattete Fahrtkosten für Dienstreisen stehen nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung, du brauchst dafür eine eigene Aufstellung oder die Abrechnungen deines Arbeitgebers.

Zuschüsse zum Arbeitsweg, etwa ein Jobticket (§ 3 Nr. 15 EStG) oder ein mit 15 Prozent pauschal versteuerter Fahrtkostenzuschuss (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG), mindern die Pendlerpauschale. Sie stehen auf der Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 und 7 EStG) und werden vom Finanzamt abgezogen. Was Arbeitgeber steuerfrei zahlen dürfen, steht im Ratgeber zur Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber.

Jedem Arbeitnehmer zieht das Finanzamt ohne Nachweis einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € ab (§ 9a Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a EStG). Deine Fahrtkosten bringen erst etwas, soweit sie zusammen mit den übrigen Werbungskosten darüber liegen. Im Beispiel oben mit 1.995 € Pendlerpauschale ist das der Fall: Ohne weitere Werbungskosten mindern 765 € über den Pauschbetrag hinaus dein zu versteuerndes Einkommen.

Welche weiteren Reisekosten du als Arbeitnehmer geltend machen kannst, etwa Verpflegungspauschalen und Hotelkosten, steht im Ratgeber Reisekosten als Arbeitnehmer.

Den Lohnsteuerjahresausgleich beim Finanzamt gibt es unter diesem Namen nicht mehr. Wer als Arbeitnehmer nicht zur Abgabe verpflichtet ist, stellt einen Antrag auf Veranlagung zur Einkommensteuer (§ 46 Abs. 2 Nr. 8 EStG), also eine freiwillige Steuererklärung mit der Anlage N. Dafür hast du vier Jahre Zeit: Die Erklärung für 2022 kann noch bis zum 31. Dezember 2026 abgegeben werden (§ 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO).

Der Lohnsteuer-Jahresausgleich, den der Arbeitgeber am Jahresende durchführt (§ 42b EStG), ist etwas anderes. Deine Fahrtkosten machst du über die Steuererklärung geltend.