Reisekostenabrechnung und DATEV: So übergibst du Reisekosten ans Steuerbüro

DATEV ist vor allem die Software deines Steuerbüros. Für das Reisekostenmanagement in Unternehmen stellt DATEV auf seiner Website Partnersoftware vom DATEV-Marktplatz vor, die Reisekosten und Belege über DATEV-Schnittstellen an die Lohn- und Buchhaltungsprogramme übergibt. Welche Lösung dein Steuerbüro nutzt oder empfiehlt, erfährst du dort.

Für Belege gibt es DATEV Unternehmen online. Der Baustein Belege online nimmt digitale Belege auf, mit der kostenlosen App DATEV Upload mobil fotografierst du Papierbelege und lädst sie hoch, mit DATEV Upload online lädst du Dateien im Browser hoch. Voraussetzung ist jeweils ein Vertrag für DATEV Unternehmen online, den in der Regel das Steuerbüro mit dir einrichtet.

Für die Reisekosten selbst heißt das: Die Rechenarbeit, also Pauschalen, Kürzungen und Kilometer, musst du vorher erledigen oder in einer Reisekostensoftware erledigen lassen. Das Steuerbüro bucht das Ergebnis. Wie sich tripfix und DATEV unterscheiden, steht im Vergleich tripfix und DATEV.

Egal ob dein Steuerbüro mit DATEV oder einem anderen Programm arbeitet, es braucht je Reise eine nachvollziehbare Aufstellung. Daraus muss sich jeder Betrag ableiten lassen:

• Datum, Reiseziel und beruflicher Anlass
• Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, daraus ergibt sich die Tagespauschale von 14 € oder 28 €
• gestellte Mahlzeiten je Tag, sie kürzen die Pauschale um 5,60 € oder 11,20 €
• Strecke und gefahrene Kilometer, mit dem eigenen Auto 0,30 € je Kilometer
• Übernachtung, Bahn, Flug, Parken und andere Kosten mit Beleg
• die Summe je Reise, getrennt nach Fahrtkosten, Verpflegung und Belegen

Die Rechtsgrundlage für die Pauschalen ist § 9 Abs. 4a EStG, für die Kilometer § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Wie lange du Belege aufbewahren musst und was bei digitalen Kopien gilt, steht im Ratgeber zu GoBD und Belegen. Die Regeln zu Pauschalen und Fahrtkosten im Detail erklärt der Ratgeber zur Dienstreise.

Bist du selbstständig, sind Reisekosten Betriebsausgaben, also Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Für die Verpflegung gelten dieselben Pauschalen wie für Arbeitnehmer, das Gesetz verweist ausdrücklich auf § 9 Abs. 4a EStG (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Statt der ersten Tätigkeitsstätte zählt der Mittelpunkt deiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit.

Das Steuerbüro bucht die Reise in deiner Buchhaltung. Belege wie Hotel oder Bahnticket gehen als einzelne Buchungen durch, die Pauschalen für Verpflegung und Kilometer aus der Aufstellung. Aus Pauschalen gibt es keine Vorsteuer, aus Belegen mit ausgewiesener Umsatzsteuer schon, sofern du nicht Kleinunternehmer bist. Deshalb ist es wichtig, dass Pauschalen und Belege in der Aufstellung getrennt stehen.

Fährst du mit einem Auto aus deinem Privatvermögen, kannst du für Geschäftsreisen 0,30 € je Kilometer ansetzen. Gehört das Auto zum Betriebsvermögen, laufen die tatsächlichen Kosten ohnehin über die Buchhaltung, dann gehören die Fahrten nicht noch einmal mit Kilometerpauschale in die Abrechnung.

Bei Arbeitnehmern läuft die Erstattung über den Arbeitgeber. Ein privater Arbeitgeber darf Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit sie die Beträge nicht übersteigen, die als Werbungskosten nach § 9 EStG abziehbar wären (§ 3 Nr. 16 EStG). Die Erstattung wird mit der Lohnabrechnung ausgezahlt, steht dort aber getrennt vom Gehalt, weil sie bis zu dieser Grenze weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben auslöst.

Das Lohnbüro braucht dafür je Mitarbeiter und Monat die erstatteten Beträge und die Aufstellungen dazu, denn steuerfreie Erstattungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und mit Reise, Datum und Höhe zu belegen. Zahlt der Betrieb mehr als die Pauschale, etwa eine höhere Auslöse, muss das Lohnbüro den Mehrbetrag gesondert behandeln. Wie sich eine Auslöse aufteilt, zeigt der Auslöse-Rechner.

Für Betriebe mit Mitarbeitern, die regelmäßig unterwegs sind, entwickeln wir gerade eine Betriebsversion mit Monatsübersicht je Mitarbeiter fürs Lohnbüro. Den Frühzugang kannst du dort anfragen.

Am einfachsten bekommt das Steuerbüro je Reise eine fertige Abrechnung als PDF und die Belege dazu. Arbeitet dein Steuerbüro mit DATEV Unternehmen online, lädst du Belege mit DATEV Upload mobil oder DATEV Upload online hoch. Ob die Abrechnung selbst dort als Dokument abgelegt werden soll und unter welchem Belegtyp, legt dein Steuerbüro fest. Frag einmal nach und halte dich dann bei jeder Reise an denselben Ablauf.

tripfix erstellt für jede Reise eine PDF-Abrechnung mit Reisezeitraum, Anlass, Fahrtkosten je Strecke mit Kilometern, Verpflegungspauschale je Tag mit Kürzung, allen weiteren Ausgaben und der Gesamtsumme. Je Ausgabe kannst du festhalten, ob der Originalbeleg vorliegt und wo er abgelegt ist. Die Belege selbst speichert tripfix nicht, sie gehören in die Ablage deines Steuerbüros oder in dein eigenes Archiv. Eine direkte Schnittstelle zu DATEV oder einen Export als Buchungsstapel bietet tripfix nicht.

Wie so eine Abrechnung aussieht, siehst du ohne Konto in der Probeabrechnung.

• Nur Belege ohne Aufstellung abgeben. Die Pauschalen für Verpflegung und Kilometer haben keinen Beleg, sie fallen ohne Aufstellung einfach weg.
• Keine Uhrzeiten notieren. Ohne Abfahrt und Rückkehr lässt sich nicht prüfen, ob für einen Tag 14 € oder gar nichts zusteht.
• Das Frühstück übersehen. Bucht der Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück, kürzt es die Pauschale um 5,60 €. Zahlst du das Hotel selbst und steckt das Frühstück im Gesamtpreis, wird stattdessen die Hotelrechnung um diesen Betrag gekürzt.
• Pauschale und Beleg doppelt ansetzen, etwa Kilometerpauschale und Tankbeleg für dieselbe Fahrt.
• Alles am Jahresende nachreichen. Wer Reisen erst Monate später rekonstruiert, verliert Fahrten und Tage. Besser ist ein fester Rhythmus, etwa monatlich zusammen mit den übrigen Belegen.
• Die Dreimonatsfrist übersehen. Am selben auswärtigen Ort gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate, erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.