Reisekostenabrechnung für Selbstständige: so geht's, mit fertigem Muster

Wann brauchst du eine Reisekostenabrechnung?

Die vier Kostenarten: was du wie abrechnest

Jede Abrechnung besteht aus denselben vier Töpfen. Zwei rechnest du pauschal, zwei mit dem echten Preis.

Die Verpflegungspauschale gilt für jede Reise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise (14,00 €) und für jeden vollen Tag dazwischen (28,00 €). Nach drei Monaten am selben Ort ist Schluss damit. Eine Pause von mindestens vier Wochen startet die Frist neu.

Pflichtangaben: was drinstehen muss

Ein Formular gibt es nicht, eine Unterschrift brauchst du als Selbstständiger auch nicht. Bei einer Prüfung will das Finanzamt aber nachvollziehen können, dass die Reise beruflich war. Dafür reichen sechs Angaben:

Datum

Tag der Abreise und der Rückkehr.

Uhrzeiten

Wann du losgefahren und wann du zurück warst. Daran hängt, ob es 14 Euro gibt oder null.

Ziel

Ort, bei Kunden gern mit Adresse.

Anlass

Konkret: „Workshop bei Kunde X“. „Geschäftsreise“ allein erklärt nichts.

Verkehrsmittel und Kilometer

Bei eigenem Auto die Strecke, bei Bahn und Flug das Ticket.

Belege

Hotel, Tickets, Parken. Was keine Quittung hat, kommt als Eigenbeleg dazu.

Reisekostenabrechnung erstellen in vier Schritten

1. 1. Reise anlegen. Ziel, Anlass, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit. Aus den Zeiten ergibt sich pro Tag, ob 14,00 €, 28,00 € oder nichts.
2. 2. Strecke eintragen. Einfache Entfernung, Hin- und Rückweg zählen beide. Kilometer mal 0,30 €, fertig.
3. 3. Belege dazu. Hotel ohne Frühstück, Tickets, Parken, Maut. Alles mit echtem Betrag.
4. 4. Mahlzeiten prüfen und abschließen. Hat jemand dein Essen bezahlt? Dann sinkt die Pauschale. Danach geht die Abrechnung als PDF in die Buchhaltung.

Fünf Fehler in der Reisekostenabrechnung, die ständig passieren

1. 1. 0,38 € statt 0,30 € pro Kilometer

   Seit 2026 gilt die Pendlerpauschale mit 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Mit der Dienstreise hat das nichts zu tun: Dort bleibt es bei 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer. Die Verwechslung steht sogar in großen Ratgebern. Die Abgrenzung im Detail.

2. 2. „Nach drei Monaten gibt es keine Reisekosten mehr“

   Falsch. Die Dreimonatsfrist trifft nur die Verpflegungspauschale. Fahrt, Hotel und Nebenkosten laufen weiter, solange die Tätigkeit dort vorübergehend bleibt.

3. 3. Fahrtenbuch als Pflicht

   Für die Kilometerpauschale brauchst du kein Fahrtenbuch. Du brauchst den Nachweis der einzelnen Fahrt: Datum, Ziel, Anlass, Kilometer. Den liefert die Reisekostenabrechnung selbst.

4. 4. Frühstück im Zimmerpreis

   Frühstück ist Verpflegung, keine Übernachtung. Steht es mit auf der Hotelrechnung, gehört es aus den Übernachtungskosten raus. Und die 20,00 € Übernachtungspauschale ohne Beleg gibt es nur, wenn ein Arbeitgeber erstattet. Als Selbstständiger zählt die Rechnung.

5. 5. Restaurantquittung statt Pauschale

   Fürs Essen gilt nur die Pauschale, egal ob das Steak 18 oder 48 Euro gekostet hat. Wird dir eine Mahlzeit gestellt, sinkt sie: um 5,60 € fürs Frühstück und um 11,20 € für Mittag- oder Abendessen. Die Quittung hat trotzdem einen Wert: Bist du regelbesteuert, ziehst du aus ihr die Vorsteuer.

Auslandsreisen in einem Absatz

Im Ausland gelten eigene Tagessätze je Land, festgelegt im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Welches Land für einen Tag zählt, entscheidet der Ort, den du vor Mitternacht zuletzt erreichst. Am Rückreisetag zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland. Kilometer und Belege laufen wie im Inland. Die Sätze für jedes Land stehen in der Übersicht der Auslandspauschalen 2026.