Vorlagen und Muster
Reisekostenabrechnung für Selbstständige: ausgefülltes Muster
Selbstständige setzen Reisekosten als Betriebsausgabe an, Angestellte als Werbungskosten. Der Rechenweg und die Pauschalen sind in beiden Fällen dieselben, die Zuordnung in der Buchführung unterscheidet sich.
Zweitägiger Auftrag mit Übernachtung
Musterabrechnung
Zweitägiger Auftrag mit Übernachtung
| Name | Nina Beispiel, Gartenstraße 21, 79098 Freiburg | |
| Reiseziel | Zürich | |
| Reisezweck | Workshop beim Auftraggeber | |
| Zeitraum | 28.09.2026, 06:50 Uhr bis 29.09.2026, 20:15 Uhr | |
| Zielland | Schweiz, BMF-Auslandssätze | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Freiburg nach Zürich | 140 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 84,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 28.09.2026 | An- und Abreisetag, 47,00 € | 47,00 € |
| 29.09.2026 | An- und Abreisetag, 47,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 14,00 € | 33,00 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Hotel Zürich, 1 Nacht, Übernachtung ohne Frühstück | Hotel / Übernachtung, Beleg vorhanden, 28.09.2026 | 185,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 349,00 € | |
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Warum hier keine Datei zum Download steht
Eine leere Vorlage nimmt das Rechnen nicht ab, und ohne festgehaltene Zeiten und Zwecke fehlt später die Grundlage für die Buchhaltung. Das Muster zeigt, welche Angaben eine vollständige Aufstellung enthält.
Betriebsausgabe statt Werbungskosten
Angestellte setzen Reisekosten als Werbungskosten in der Steuererklärung an, Selbstständige als Betriebsausgabe in der Einnahmenüberschussrechnung oder der Bilanz. Die Pauschalen sind identisch, die Wirkung ebenfalls: Der Betrag mindert den Gewinn.
Was Selbstständige zusätzlich beachten
Ohne feste erste Betriebsstätte ist fast jede berufliche Fahrt eine Dienstreise mit der vollen Strecke. Zwei Einschränkungen sind wichtig: Wer regelmäßig, also etwa an zwei Tagen pro Woche, beim selben Kunden arbeitet, begründet dort unter Umständen eine erste Betriebsstätte, dann gilt für diese Fahrten kein Reisekostenrecht mehr. Und bei einer längerfristigen Tätigkeit am selben Ort entfällt der Verpflegungsmehraufwand nach drei Monaten, die Fahrt- und Übernachtungskosten bleiben abzugsfähig. Reisekosten, die du dem Kunden weiterberechnest, sind Betriebseinnahme, die Ausgabe bleibt trotzdem abzugsfähig.
Häufige Fragen
Kann ich als Selbstständiger den Verpflegungsmehraufwand ansetzen?
Die Verpflegungspauschalen gelten für Selbstständige wie für Angestellte in gleicher Höhe: 14 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden, 14 Euro am An- und Abreisetag. Es handelt sich um Pauschbeträge, Belege für Mahlzeiten sind dafür nicht vorgesehen. Die Voraussetzungen im Einzelfall klärt die steuerliche Beratung.
Was ist mit der Umsatzsteuer auf weiterberechnete Reisekosten?
Weiterberechnete Reisekosten sind umsatzsteuerlich eine Nebenleistung und teilen den Steuersatz deiner Hauptleistung. Rechnest du deine Leistung mit 19 Prozent ab, gilt das auch für die weiterberechnete Übernachtung, für die du selbst nur 7 Prozent gezahlt hast. Maßgeblich ist immer der Nettobetrag deiner Aufwendung zuzüglich deines eigenen Steuersatzes.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es drucken oder als PDF sichern. Ein Konto brauchst du erst, wenn du Abrechnungen dauerhaft speichern, wiederverwenden und archivieren willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
Passend dazu
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.