Belege erfassen, auch in Fremdwährung

Beleg anlegen

Im Abschnitt „Belege / Ausgaben“ klickst du auf „+ Beleg“. Dann wählst du die Kategorie (zum Beispiel Hotel, Bahn, Flug, Taxi, Parkgebühr oder Maut), das Datum, eine kurze Beschreibung und den Bruttobetrag laut Beleg. Hotelkosten erscheinen in der Summe als Übernachtung, alle anderen Kategorien als sonstige Kosten.

Das Feld „USt auf dem Beleg“ ist optional. Es dient nur dem DATEV-Export, damit dein Steuerbüro die Vorsteuer richtig bucht. In der Abrechnung zählt immer der Bruttobetrag.

Belegablage vermerken

tripfix speichert keine Belegdateien. Stattdessen setzt du bei jeder Ausgabe ein Häkchen bei „Originalbeleg vorhanden“ und notierst auf Wunsch, wo er liegt, etwa „Cloud-Ordner Oktober“ oder „Buchhaltungsmappe“. Im PDF steht bei jeder Position „[Beleg]“ oder „[kein Beleg]“, so siehst du auf einen Blick, ob etwas fehlt.

Beleg in Fremdwährung

Hast du im Ausland bezahlt, setzt du beim Beleg das Häkchen „In Fremdwährung bezahlt“. tripfix kennt die 29 Währungen, für die die Europäische Zentralbank Referenzkurse veröffentlicht, zum Beispiel CHF, GBP, USD, DKK, SEK, PLN oder JPY. Die Währung des Ziellands ist bereits vorausgewählt. Du trägst den Betrag laut Beleg ein und wählst, wie umgerechnet wird:

1. EZB-Referenzkurs am Belegdatum. tripfix holt den Kurs der Europäischen Zentralbank für das Datum des Belegs und rechnet in Euro um. Die EZB veröffentlicht ihre Kurse an Arbeitstagen gegen 16 Uhr. Für ein Wochenende, einen Feiertag oder einen Beleg von heute vor der Veröffentlichung nimmt tripfix den letzten Kurs davor. Unter dem Betrag siehst du den Kurs und sein Datum, zum Beispiel „Kurs 0,9279 CHF je Euro (EZB vom 02.10.2026)“.
2. Euro-Betrag laut Karten- oder Kontoabrechnung. Du trägst ein, was tatsächlich in Euro abgebucht wurde. tripfix zeigt dir den Kurs, der sich daraus ergibt, und rechnet mit deinem Euro-Betrag.

Beim Speichern holt tripfix den EZB-Kurs noch einmal selbst, die Anzeige im Formular ist nur eine Vorschau. Welche der beiden Varianten für deine Abrechnung passt, stimmst du im Zweifel mit deinem Steuerbüro ab.

Ausländische Umsatzsteuer

Bei Belegen in Fremdwährung blendet tripfix das USt-Feld aus, der Beleg zählt brutto. Grund: Als Vorsteuer abziehbar ist nur die Umsatzsteuer, die nach deutschem Recht geschuldet wird. Auch im DATEV-Export werden solche Belege deshalb ohne Steuerschlüssel gebucht.

Umsatzsteuer aus einem anderen EU-Land lässt sich unter Umständen im Vergütungsverfahren zurückholen. Den Antrag stellst du elektronisch über das Bundeszentralamt für Steuern; tripfix übernimmt das nicht.

Quellen: § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, Art. 168 Buchst. a Richtlinie 2006/112/EG, § 18g UStG.

Im PDF

Die Abrechnung rechnet immer in Euro. Bei Belegen in Fremdwährung steht im PDF zusätzlich der Originalbetrag mit Kurs und Herkunft, etwa „1.250,50 CHF, Kurs 0,9279 (EZB-Referenzkurs vom 02.10.2026)“ oder „200,00 USD, Kurs 1,140251 (laut Karten- oder Kontoabrechnung)“.