Prüfhinweise und „Prüfen“

Zwei Arten von Hinweisen

• Orange heißt: wahrscheinlich ein Fehler. Zum Beispiel steht für denselben Tag schon Verpflegung in einer anderen Abrechnung (die Pauschale gibt es je Kalendertag nur einmal), oder eine Fahrt liegt außerhalb des Reisezeitraums.
• Blau heißt: bitte noch einmal ansehen. Zum Beispiel ein fehlender Verpflegungstag, ein unpassender Tagestyp oder eine eintägige Reise, die laut den Uhrzeiten der Fahrten keine acht Stunden dauerte.

Der Hinweis steht direkt am betroffenen Feld, das Feld ist farbig markiert. Ändert ein Reisedatum etwas an der Verpflegung, zeigt eine Zeile unter den Daten dorthin. Auf großen Bildschirmen sammelt die Vorschau rechts alle Hinweise; „Zur Stelle“ springt zum Feld.

Korrigieren mit einem Klick

Wo die Korrektur eindeutig ist, bietet der Hinweis einen Knopf an: ein falsches Datum auf den Reisebeginn setzen, fehlende Verpflegungstage ergänzen, den Tagestyp anpassen, einen doppelt angesetzten Tag in dieser Abrechnung streichen, ein Ticket oder einen Hotelbeleg als neue Zeile anlegen oder eine Fahrt auf „Hin & Rück“ stellen.

„Prüfen“: fehlt noch was?

Der Knopf „Prüfen“ unten neben „Abschließen“ zeigt als Zahl, wie viele Punkte offen sind. Im Fenster steht oben mit Haken, was schon eingetragen ist: Reisedaten, Fahrten, Verpflegung und Belege. Darunter folgen die offenen Punkte, getrennt nach wahrscheinlichen Fehlern und Punkten zum Nachsehen, etwa ein fehlender Reisezweck, ein fehlendes Ticket zur Bahn- oder Flugreise, ein fehlender Hotelbeleg bei mehrtägigen Reisen, eine fehlende Rückfahrt, ein nicht angehakter Originalbeleg oder eine Summe von 0 €. Dieselbe Liste erscheint beim Abschließen. Ein Tipp auf einen Punkt springt zur Stelle, „Warum?“ zeigt die Erklärung. Korrigierst du einen Punkt mit einem Klick, schließt sich das Fenster und du landest dort, wo du weitermachst, bei einem neuen Beleg direkt im Betragsfeld. Nach dem ersten „Prüfen“ stehen diese Fragen auch direkt an den Feldern.

„Passt so“

Stimmt eine Stelle so, bestätigst du sie mit „Passt so“. Der Hinweis verschwindet für diese Abrechnung und bleibt auch nach dem Speichern und Abschließen weg. Bei einem doppelt angesetzten Tag fragt tripfix noch einmal nach, weil die Verpflegung dann zweimal zählt; dort kannst du den Tag auch gleich in dieser Abrechnung streichen.

„Nie mehr fragen“

Manche Fragen passen nicht zu deiner Arbeitsweise, etwa wenn dein Auftraggeber Tickets und Hotel direkt bezahlt. Bei „Reisezweck fehlt“, „Hotelbeleg fehlt“, „Ticket fehlt“ und „Originalbeleg nicht angehakt“ fragt „Passt so“ deshalb: „Nur hier“ oder „Nie mehr fragen“. „Nie mehr fragen“ gilt für alle deine Abrechnungen. Im Profil unter „Prüffragen“ schaltest du eine Frage jederzeit wieder ein. Hinweise auf wahrscheinliche Fehler lassen sich nicht abschalten.

Abgeschlossene Abrechnungen

Offene Hinweise siehst du auch auf der Detailseite einer abgeschlossenen Abrechnung und bestätigst sie dort mit „Passt so“. Zum Korrigieren öffnest du die Abrechnung mit „Wieder öffnen“. Im Dashboard trägt eine abgeschlossene Abrechnung das Zeichen „Prüfen“, solange ein wahrscheinlicher Fehler offen ist, zum Beispiel weil eine später angelegte Reise denselben Tag abrechnet.

Mit dem KI-Assistenten

Ist dein KI-Assistent mit deinem Konto verbunden, nennt er dieselben Hinweise beim Ansehen und Anlegen von Reisen und fragt gezielt nach. Korrigieren und bestätigen machst du selbst in tripfix.