Vorlagen und Muster
Reisekosten für Unternehmer und Gewerbetreibende
Für Einzelunternehmer und Gewerbetreibende gelten dieselben Reisekostensätze wie für alle anderen. Der Unterschied liegt in der Buchung: Die Beträge mindern als Betriebsausgabe direkt den Gewinn.
Eintägiger Lieferantenbesuch
Musterabrechnung
Eintägiger Lieferantenbesuch
| Name | Peter Beispiel, Industriestraße 5, 44137 Dortmund | |
| Reiseziel | Düsseldorf | |
| Reisezweck | Lieferantengespräch und Werksbesichtigung | |
| Zeitraum | 30.09.2026, 08:00 Uhr bis 30.09.2026, 17:20 Uhr | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Dortmund nach Düsseldorf | 70 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 42,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 30.09.2026 | Abwesenheit 8 bis 24 Stunden, 14,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 11,20 € | 2,80 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Besucherparkplatz | Parkgebühr, Beleg vorhanden, 30.09.2026 | 8,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 52,80 € | |
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Warum hier keine Datei zum Download steht
Geschäftsreisen scheitern in der Buchhaltung selten am Beleg, sondern an der fehlenden Dokumentation von Zweck und Zeiten. Beides gehört in jede Abrechnung, sonst streicht die Prüfung den Abzug.
Was zur Geschäftsreise zählt
Jede Auswärtstätigkeit, die betrieblich veranlasst ist: Kundentermine, Messen, Lieferantenbesuche, Fortbildungen mit fachlichem Bezug. Entscheidend ist der betriebliche Anlass, nicht die Entfernung. Auch eine Fahrt in die Nachbarstadt ist eine Geschäftsreise.
Gemischte Reisen
Hängst du an einen Messebesuch zwei private Urlaubstage an, sind die Kosten aufzuteilen. Der Bundesfinanzhof lässt seit 2009 eine Aufteilung nach Zeitanteilen zu, wenn sich der berufliche und der private Teil klar trennen lassen. Verpflegungspauschalen gibt es nur für die betrieblichen Tage. Wie die Fahrtkosten aufzuteilen sind, hängt vom Einzelfall ab, deshalb gehört die Dokumentation von Zweck und Ablauf hier besonders sorgfältig gemacht.
Häufige Fragen
Gilt das auch für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Gewinnermittlung. Reisekosten sind für Kleinunternehmer genauso Betriebsausgaben wie für alle anderen, allerdings ohne Vorsteuerabzug aus den Belegen.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es drucken oder als PDF sichern. Ein Konto brauchst du erst, wenn du Abrechnungen dauerhaft speichern, wiederverwenden und archivieren willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
Passend dazu
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.