Vorlagen und Muster
Reisekosten für Unternehmer und Gewerbetreibende
Aktualisiert:
Für Einzelunternehmer und Gewerbetreibende gelten dieselben Reisekostensätze wie für alle anderen. Der Unterschied liegt in der Buchung: Die Beträge mindern als Betriebsausgabe direkt den Gewinn.
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- Excel-Vorlage mit FormelnRechnet Kilometer, Verpflegung und Mahlzeitenkürzung mit den Sätzen 2026 selbst. Für Excel, ohne Makros.XLSX herunterladen
- Leeres Formular zum AusdruckenAlle Pflichtangaben auf einer Seite, mit den geltenden Sätzen zum Nachschlagen.PDF herunterladen
- Ausgefülltes MusterSo sieht eine fertige Abrechnung aus: zweitägige Reise mit Hotel, Frühstückskürzung und Parkgebühr.PDF herunterladen
Wann online schneller ist: Wenn Zweck und Zeiten sauber dokumentiert sein müssen. Daran scheitern Geschäftsreisen in der Buchhaltung häufiger als am Beleg, und online fragt die Abrechnung beides ab.
Eintägiger Lieferantenbesuch
Musterabrechnung
Eintägiger Lieferantenbesuch
| Name | Peter Beispiel, Industriestraße 5, 44137 Dortmund | |
| Reiseziel | Düsseldorf | |
| Reisezweck | Lieferantengespräch und Werksbesichtigung | |
| Zeitraum | 30.09.2026, 08:00 Uhr bis 30.09.2026, 17:20 Uhr | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Dortmund nach Düsseldorf | 70 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 42,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 30.09.2026 | eintägig, Abwesenheit mehr als 8 Stunden, 14,00 € | 14,00 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Besucherparkplatz | Parkgebühr, Beleg vorhanden, 30.09.2026 | 8,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 64,00 € | |
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Was zur Geschäftsreise zählt
Jede Auswärtstätigkeit, die betrieblich veranlasst ist: Kundentermine, Messen, Lieferantenbesuche, Fortbildungen mit fachlichem Bezug. Entscheidend ist der betriebliche Anlass, nicht die Entfernung. Auch eine Fahrt in die Nachbarstadt ist eine Geschäftsreise.
Gemischte Reisen
Hängst du an einen Messebesuch zwei private Urlaubstage an, sind die Kosten aufzuteilen. Der Bundesfinanzhof lässt seit 2009 eine Aufteilung nach Zeitanteilen zu, wenn sich der berufliche und der private Teil klar trennen lassen. Verpflegungspauschalen gibt es nur für die betrieblichen Tage. Wie die Fahrtkosten aufzuteilen sind, hängt vom Einzelfall ab, deshalb gehört die Dokumentation von Zweck und Ablauf hier besonders sorgfältig gemacht.
Reisekosten in der Steuererklärung: EÜR oder Bilanz
Wer seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, trägt Reisekosten in die Anlage EÜR ein. Im Vordruck 2025 stehen Übernachtungs- und Reisenebenkosten in Zeile 44, der Verpflegungsmehraufwand in Zeile 64 und die Fahrtkosten in den Zeilen 68 bis 73. Reisekosten deiner Arbeitnehmer gehören nicht dorthin, sondern in Zeile 30. Wer bilanziert, bucht dieselben Beträge auf Aufwandskonten, sie fließen über die Gewinn- und Verlustrechnung in die Steuererklärung. Die Zeilennummern können sich mit jedem Vordruck ändern.
Häufige Fragen
Gibt es eine Reisekostenpauschale für Unternehmer?
Eine Pauschale für die ganze Reise gibt es nicht. Pauschal ansetzen darfst du zwei Positionen: den Verpflegungsmehraufwand mit 14 € oder 28 € je Tag und die Fahrt mit dem privaten Auto mit 0,30 € je Kilometer. Übernachtung, Bahn, Flug und Nebenkosten zählen mit dem Betrag laut Beleg. Die Übernachtungspauschale von 20 € gilt nur, wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden erstattet, nicht für die eigene Reise des Unternehmers.
Gilt das auch für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Gewinnermittlung. Reisekosten sind für Kleinunternehmer genauso Betriebsausgaben wie für alle anderen, allerdings ohne Vorsteuerabzug aus den Belegen.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es als Muster drucken. Ein Konto brauchst du, wenn du Abrechnungen ohne Wasserzeichen, dauerhaft gespeichert und wiederverwendbar willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
Passend dazu
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.