Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige 2026: Sätze, Nachweis, Buchung

Ja. Grundsätzlich sind Kosten für das eigene Essen Privatsache. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG macht davon eine Ausnahme: Bist du vorübergehend außerhalb deiner Wohnung und außerhalb des Mittelpunkts deiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit unterwegs, darfst du Mehraufwendungen für Verpflegung nach den Regeln des § 9 Abs. 4a EStG abziehen. Das sind dieselben Pauschalen, die auch für Arbeitnehmer gelten.

Das betrifft Freiberufler, Einzelunternehmer und Gewerbetreibende gleichermaßen. Der Unterschied zum Arbeitnehmer liegt in der Buchung: Bei dir ist die Pauschale eine Betriebsausgabe und mindert den Gewinn. Wer als Geschäftsführer bei seiner eigenen GmbH angestellt ist, bezieht Arbeitslohn und rechnet deshalb nach den Regeln für Arbeitnehmer ab.

Maßgeblich ist, wie lange du von Wohnung und erster Betriebsstätte abwesend bist (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG):

• Eintägige Reise ohne Übernachtung, mehr als 8 Stunden: 14 €
• An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung: je 14 €, ohne Mindestdauer
• Jeder volle Kalendertag dazwischen mit 24 Stunden Abwesenheit: 28 €
• 8 Stunden oder weniger: nichts

Im Ausland gelten länderweise eigene Sätze aus dem BMF-Schreiben des Jahres. Die Tabelle für 2026 steht unter Auslandspauschalen nach Land. Wie die Pauschale im Detail entsteht, auch bei Reisen über Nacht ohne Hotel, erklärt der Ratgeber zum Verpflegungsmehraufwand.

Die Pauschale bekommst du ohne Restaurantrechnung. Nachweisen musst du aber, dass die Reise betrieblich war und wie lange du unterwegs warst. Dazu gehören je Reise:

• Datum, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit
• Reiseziel, also Ort und Kunde oder Veranstaltung
• Anlass der Reise, etwa Workshop, Messe oder Aufmaß

Ohne Uhrzeiten lässt sich bei einer Tagesreise nicht belegen, dass sie länger als 8 Stunden gedauert hat. Am einfachsten hältst du die Angaben gleich nach der Reise in einer Reisekostenabrechnung fest. Ein durchgerechnetes Muster findest du bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige.

Für die Einkommensteuer zählt beim eigenen Essen nur die Pauschale, egal was du tatsächlich ausgegeben hast. Die amtliche Anleitung zur Anlage EÜR sagt das ausdrücklich: Verpflegungsaufwendungen sind unabhängig vom tatsächlichen Aufwand nur in Höhe der Pauschbeträge abziehbar. Ein teures Abendessen erhöht den Abzug also nicht, ein günstiges senkt ihn nicht.

Bei der Umsatzsteuer ist es anders. Bist du regelbesteuert, kannst du die Vorsteuer aus der Restaurantrechnung deiner Geschäftsreise ziehen. Der Ausschluss in § 15 Abs. 1a UStG greift für Verpflegungsmehraufwand nicht (Abschn. 15.6 Abs. 1 UStAE). Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung, bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ziehst du keine Vorsteuer.

Lädst du dagegen einen Kunden zum Essen ein, ist das keine Verpflegung auf Reisen, sondern eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass. Davon sind 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), mit Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass.

Die Kürzung um 20 und 40 Prozent im Gesetz knüpft an Mahlzeiten an, die ein Arbeitgeber stellt. Für Unternehmer regelt das BMF-Schreiben vom 23.12.2014 (BStBl 2015 I S. 26, Rz. 12): Stellt dir ein Dritter eine Mahlzeit unentgeltlich oder verbilligt, etwa der Kunde beim Mittagessen, wird die Pauschale nicht gekürzt. Dasselbe gilt, wenn du selbst einen Geschäftspartner bewirtest.

Anders beim Hotelfrühstück, das du selbst bezahlst. Das Frühstück gehört zur Verpflegung und ist mit der Pauschale abgegolten, es zählt also nicht zu den Übernachtungskosten. Steht es nicht getrennt auf der Rechnung, ziehst du vom Gesamtpreis 5,60 € je Frühstück ab, das sind 20 Prozent von 28 € (Rz. 11 desselben Schreibens). Ob du diesen Betrag beim Hotel oder bei der Pauschale abziehst, ändert die Summe der Betriebsausgaben nicht. Der Mahlzeitenkürzung-Rechner zeigt die Beträge je Mahlzeit.

In der Anlage EÜR 2025 steht der Verpflegungsmehraufwand in Zeile 64 bei den beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben. Übernachtung und Reisenebenkosten gehören in Zeile 44, Fahrtkosten in die Zeilen 68 bis 73. Die Zeilennummern können sich mit dem Vordruck jedes Jahr verschieben, prüfe sie deshalb im Formular deines Steuerjahres.

Wo die übrigen Reisekosten stehen, für Selbstständige und für Arbeitnehmer, fasst der Abschnitt zur Steuererklärung im Reisekostenrecht zusammen.

Arbeitest du längerfristig an derselben Stelle, etwa in einem Projekt beim selben Kunden, gibt es die Pauschale nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Wird die Tätigkeit dort für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Frist neu (Satz 7). Warum die Unterbrechung entsteht, Urlaub, Krankheit oder ein anderes Projekt, spielt keine Rolle.

Die Frist betrifft nur die Verpflegung. Fahrt- und Übernachtungskosten bleiben abziehbar. Sitzt du dauerhaft beim selben Kunden, kann dort allerdings deine erste Betriebsstätte entstehen. Dann ist die Fahrt dorthin keine Reise mehr. Wann das passiert, steht im Ratgeber zur Dienstreise.

Eine selbstständige Beraterin fährt montags zu einem Kunden, übernachtet im Hotel und kommt dienstags zurück. Der Kunde lädt am Dienstag zum Mittagessen ein. Das Hotel kostet 129 € inklusive Frühstück, ohne getrennten Ausweis.

• Anreisetag Montag: 14 €
• Abreisetag Dienstag: 14 €, keine Kürzung für das Mittagessen des Kunden
• Übernachtung: 129 € abzüglich 5,60 € für das Frühstück, also 123,40 €

Zusammen sind das 28 € Verpflegungsmehraufwand und 123,40 € Übernachtung, 151,40 € Betriebsausgaben ohne die Fahrtkosten. Die Vorsteuer aus der Hotelrechnung ziehst du zusätzlich, wenn du regelbesteuert bist. Den Verpflegungsanteil deiner eigenen Reise rechnest du mit dem VMA-Rechner nach.