Reisekosten in Rechnung stellen: so berechnen Freelancer Fahrt, Hotel und Spesen weiter

Ob der Kunde deine Reisekosten zusätzlich zum Honorar trägt, regelt eure Vereinbarung, nicht das Steuerrecht. Halte deshalb im Angebot oder Vertrag fest, ob Reisekosten extra berechnet werden, nach welchen Sätzen und mit welchen Nachweisen. Steht dort nichts, ist Streit über die Position programmiert.

Steuerlich ändert die Weiterberechnung an deinem eigenen Abzug nichts. Deine Reisekosten bleiben Betriebsausgabe, und was der Kunde dir dafür zahlt, ist Betriebseinnahme.

Zwei Wege sind üblich:

• Pauschal: ein fester Betrag je Einsatz oder je Reisetag, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Einfach abzurechnen, das Risiko teurer Reisen trägst du.
• Nach Aufwand: du berechnest Fahrt, Hotel und Nebenkosten so weiter, wie sie angefallen sind, und legst die Aufstellung bei.

Den Kilometersatz für die Rechnung vereinbart ihr frei. Die 0,30 € je Kilometer sind nur der Satz, mit dem du die Fahrt mit dem eigenen Auto selbst als Betriebsausgabe ansetzt. Wie die eigene Fahrt abgerechnet wird, zeigt die Fahrtkostenabrechnung für Selbstständige.

Bist du regelbesteuert, gehören weiterberechnete Reisekosten zum Entgelt für deine Leistung. Entgelt ist alles, was der Kunde für die Leistung aufwendet (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Die Reisekosten teilen deshalb den Steuersatz deiner Leistung, bei Beratung, Design oder Programmierung also meist 19 Prozent.

In der Praxis heißt das: Du ziehst die Vorsteuer aus der Hotelrechnung, in der die Übernachtung mit 7 Prozent besteuert ist, und berechnest dem Kunden den Nettobetrag. Darauf kommt deine Umsatzsteuer von 19 Prozent. Dasselbe gilt für Bahnticket, Parkhaus und eine vereinbarte Verpflegungspauschale: netto weiterberechnen, dann dein Steuersatz auf die ganze Rechnung.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind deine Umsätze steuerfrei, seit 2025 gilt das bis 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Du weist keine Umsatzsteuer aus, auch nicht auf die Reisekosten. Weil du keine Vorsteuer ziehst, belasten dich deine Kosten mit dem Bruttobetrag. Diesen Betrag berechnest du weiter, wenn ihr Abrechnung nach Aufwand vereinbart habt.

Auf die Rechnung gehört der Hinweis, dass für deine Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV).

So sieht eine Rechnung eines regelbesteuerten Beraters aus, der zwei Tage beim Kunden war und die Reisekosten nach Aufwand weiterberechnet:

Die Hotelrechnung über 107,00 € brutto steht mit dem Nettobetrag in der Rechnung, die Vorsteuer daraus ziehst du in deiner Voranmeldung. Als Anlage legst du die Reisekostenabrechnung bei, damit der Kunde jede Position nachvollziehen kann. Wie so eine Anlage aussieht, zeigt das Beispiel-PDF einer Reisekostenabrechnung.

Durchlaufende Posten sind Beträge, die du im Namen und für Rechnung des Kunden vereinnahmst und ausgibst. Sie gehören nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG, Abschn. 10.4 UStAE), es fällt also keine Umsatzsteuer darauf an, und in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung bleiben sie außen vor (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG).

Bei Reisekosten ist das die Ausnahme. Es setzt voraus, dass der Vertrag direkt zwischen dem Kunden und dem Hotel oder der Bahn zustande kommt, etwa weil die Buchung auf den Namen des Kunden läuft und die Rechnung an ihn adressiert ist, und du nur auslegst. Buchst du in deinem Namen, wie meistens, sind die Reisekosten Teil deiner Leistung und werden wie oben mit deinem Steuersatz berechnet.

Was der Kunde dir für Reisekosten zahlt, ist Betriebseinnahme. Deine eigenen Kosten sind Betriebsausgabe, und zwar nach den steuerlichen Regeln, unabhängig davon, was du dem Kunden berechnest. Beim Essen zählt für dich deshalb nur die Verpflegungspauschale, auch wenn der Kunde dir die Restaurantrechnung erstattet. Mehr dazu steht beim Verpflegungsmehraufwand für Selbstständige.

Eine Reisekostenabrechnung je Reise erledigt beides: Sie ist dein Nachweis für die Buchhaltung und die Anlage für die Rechnung. In tripfix exportierst du sie als PDF, siehe PDF-Export.