Vorlagen und Muster
Verpflegungsmehraufwand Formular: Vorlage zum Ausfüllen, mit Beispiel
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Ein Formular für den Verpflegungsmehraufwand braucht je Reisetag drei Angaben: wie lange du unterwegs warst, welche Pauschale daraus folgt und ob Mahlzeiten gestellt wurden. Unten steht ein ausgefülltes Beispiel über vier Tage mit Kürzung, darunter der Rechner für deine eigene Reise.
Das Wichtigste in 20 Sekunden
- • Eintägig, mehr als 8 Stunden: 14 €. An- und Abreisetag: je 14 €. Voller Tag: 28 €.
- • Gestelltes Frühstück: minus 5,60 €. Gestelltes Mittag- oder Abendessen: je minus 11,20 €.
- • Kein Beleg für das Essen nötig, aber Uhrzeiten von Abfahrt und Rückkehr.
- • Ein amtliches Formular gibt es nicht, jede nachvollziehbare Aufstellung genügt.
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- Excel-Vorlage mit FormelnRechnet Kilometer, Verpflegung und Mahlzeitenkürzung mit den Sätzen 2026 selbst. Für Excel, ohne Makros.XLSX herunterladen
- Leeres Formular zum AusdruckenAlle Pflichtangaben auf einer Seite, mit den geltenden Sätzen zum Nachschlagen.PDF herunterladen
- Ausgefülltes MusterSo sieht eine fertige Abrechnung aus: zweitägige Reise mit Hotel, Frühstückskürzung und Parkgebühr.PDF herunterladen
Wann online schneller ist: Bei Auslandsreisen und gemischten Tagen. Typische Fehler sind 28 statt 14 Euro am Anreisetag oder ein Hotelfrühstück, das nicht abgezogen wurde; online ergibt sich die Tagesart aus Abfahrt und Rückkehr.
Verpflegungsmehraufwand Beispiel: vier Tage Schulung mit gestellten Mahlzeiten
Musterabrechnung
Verpflegungsmehraufwand Beispiel: vier Tage Schulung mit gestellten Mahlzeiten
| Name | Mehmet Beispiel, Karl-Liebknecht-Straße 21, 04107 Leipzig | |
| Reiseziel | Stuttgart | |
| Reisezweck | Herstellerschulung, Hotel mit Frühstück und Mittagessen am Schulungstag vom Arbeitgeber gebucht und bezahlt | |
| Zeitraum | 02.11.2026, 07:00 Uhr bis 05.11.2026, 19:15 Uhr | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Leipzig nach Stuttgart | 470 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 282,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 02.11.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 € | 14,00 € |
| 03.11.2026 | Ganztag, ab 24 Stunden, 28,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 16,80 € | 11,20 € |
| 04.11.2026 | Ganztag, ab 24 Stunden, 28,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 5,60 € | 22,40 € |
| 05.11.2026 | An- und Abreisetag, 14,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 5,60 € | 8,40 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Parkhaus am Schulungszentrum, 4 Tage | Parkgebühr, Beleg vorhanden, 05.11.2026 | 27,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 365,00 € | |
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Ich warTage in Deutschland und hattemal Frühstück im Hotel.
Fahrtkosten und Hotel kommen in der Abrechnung dazu.
- Tag 1, Anreise
- 14,00 €
- Tag 2, voller Tag
- 28,00 €
- Tag 3, Rückreise
- 14,00 €
- 2 × Frühstück im Hotel
- −11,20 €
Die Reisetage und Deutschland als Zielland sind in der Abrechnung schon eingetragen.
In die Abrechnung übernehmenOhne Anmeldung. Speichern mit kostenlosem Konto, 3 Abrechnungen gratis. Beispiel-PDF ansehenWelche Spalten das Formular braucht
Je Reisetag eine Zeile mit Datum, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, der Tagesart, der Pauschale, den gestellten Mahlzeiten getrennt nach Frühstück, Mittag- und Abendessen, dem Kürzungsbetrag und dem Ergebnis. Darüber stehen Name, Reiseziel und Anlass, bei Auslandsreisen zusätzlich das Land, weil dort eigene Sätze gelten. Unten steht die Summe aller Tage.
So füllst du das Formular aus
Zuerst bestimmst du die Tagesart (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Eine eintägige Reise ohne Übernachtung bringt bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit 14 €. Bei einer Reise mit Übernachtung gibt es für den An- und den Abreisetag jeweils 14 €, ohne Mindestdauer, und für jeden vollen Tag dazwischen 28 €. Geht eine Reise ohne Übernachtung über Mitternacht und bist du insgesamt mehr als 8 Stunden weg, gibt es die 14 € einmal, für den Kalendertag, an dem du überwiegend unterwegs warst. Danach ziehst du die gestellten Mahlzeiten ab.
Kürzung für gestellte Mahlzeiten im Formular
Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, sinkt die Pauschale: um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Maßstab ist immer der volle Tagessatz von 28 €, also 5,60 € für das Frühstück und 11,20 € für eine Hauptmahlzeit, auch an einem Tag mit nur 14 €. Zahlst du für die Mahlzeit etwas zu, mindert das die Kürzung (Satz 10). Unter null fällt die Pauschale nicht.
Für Selbstständige: dasselbe Formular, andere Kürzungsregel
Selbstständige setzen dieselben Sätze an und dokumentieren dieselben Angaben. Unterschiedlich ist die Kürzung: Lädt dich ein Kunde zum Essen ein, wird bei Unternehmern nicht gekürzt. Ein selbst bezahltes Hotelfrühstück ist mit der Pauschale abgegolten und wird aus den Übernachtungskosten herausgerechnet.
Häufige Fragen
Gibt es ein amtliches Formular für den Verpflegungsmehraufwand?
Nein. Weder das Finanzamt noch das Gesetz schreiben ein Formular vor. Nachvollziehbar sein müssen Reiseziel, Anlass, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit und die gestellten Mahlzeiten. Wie du das aufschreibst, ob auf Papier, in einer Tabelle oder online, ist dir überlassen.
Gibt es die Vorlage als Excel-Datei?
Ja. Die Excel-Vorlage oben rechnet Tagesart, Pauschale und Kürzung je Tag selbst, für Reisen im Inland. Für Auslandsreisen trägst du die Reise online ein: Dort gelten die Ländersätze automatisch, und das Ergebnis kannst du ohne Konto als Muster drucken.
Brauche ich Belege für den Verpflegungsmehraufwand?
Für das Essen nicht, die Pauschale gilt unabhängig davon, was du ausgegeben hast. Wichtig sind die Uhrzeiten von Abfahrt und Rückkehr, denn an ihnen hängt die Tagesart.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es als Muster drucken. Ein Konto brauchst du, wenn du Abrechnungen ohne Wasserzeichen, dauerhaft gespeichert und wiederverwendbar willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
Passend dazu
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.