Vorlagen und Muster
Reisekostenabrechnung in Excel: Vorlage und ausgefülltes Muster
Aktualisiert:
Die Excel-Vorlage unten ist kostenlos und ohne Anmeldung: gelbe Felder ausfüllen, Kilometer, Verpflegungspauschale und Mahlzeitenkürzung rechnen sich mit den Sätzen 2026 selbst. Darunter siehst du dieselbe Abrechnung fertig gerechnet und die drei Fehler, die Excel-Vorlagen typischerweise machen.
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- Excel-Vorlage mit FormelnRechnet Kilometer, Verpflegung und Mahlzeitenkürzung mit den Sätzen 2026 selbst. Für Excel, ohne Makros.XLSX herunterladen
- Leeres Formular zum AusdruckenAlle Pflichtangaben auf einer Seite, mit den geltenden Sätzen zum Nachschlagen.PDF herunterladen
- Ausgefülltes MusterSo sieht eine fertige Abrechnung aus: zweitägige Reise mit Hotel, Frühstückskürzung und Parkgebühr.PDF herunterladen
Wann online schneller ist: Die Datei rechnet nur Reisen im Inland und nur mit den Sätzen, die beim Herunterladen galten. Für Auslandsreisen, mehrere Reisen im Monat oder ein fertiges PDF ohne Formelpflege trägst du die Reise besser online ein.
Eintägiger Kundentermin, was Excel gern übersieht
Musterabrechnung
Eintägiger Kundentermin, was Excel gern übersieht
| Name | Jan Beispiel, Hafenstraße 12, 20359 Hamburg | |
| Reiseziel | Bremen | |
| Reisezweck | Kundentermin, Vertragsabschluss | |
| Zeitraum | 17.09.2026, 07:00 Uhr bis 17.09.2026, 19:30 Uhr | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Hamburg nach Bremen | 125 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 75,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 17.09.2026 | eintägig, Abwesenheit mehr als 8 Stunden, 14,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 11,20 € | 2,80 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Parkhaus Innenstadt | Parkgebühr, Beleg vorhanden, 17.09.2026 | 12,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 89,80 € | |
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Drei Fehler, die Excel-Vorlagen typischerweise machen
Erstens veraltete Sätze: Eine Vorlage aus dem Jahr 2021 enthält die Pauschalen des Jahres 2021. Zweitens fehlende Mahlzeitenkürzung: Die meisten Vorlagen haben kein Feld dafür, obwohl ein Hotelfrühstück die Pauschale um 5,60 Euro senkt. Drittens Formelfehler: Wird eine Zeile eingefügt, verschieben sich Summenbereiche, oft unbemerkt.
Wann Excel trotzdem reicht
Je weniger Sonderfälle eine Reise hat, desto einfacher bleibt eine Tabelle beherrschbar. Mit Auslandsreisen, gestellten Mahlzeiten und mehreren Reisen im Monat wächst der Pflegeaufwand deutlich.
Was das Finanzamt verlangt
Das Format ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Reisender, Ziel, Zweck, Datum, Uhrzeiten und alle Einzelpositionen nachvollziehbar dokumentiert sind. Eine gerechnete Abrechnung erfüllt das genauso wie eine Tabelle, nur ohne die Rechenfehler.
Häufige Fragen
Gibt es die Excel-Vorlage hier zum Download?
Ja, kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Makros. Die Vorlage rechnet 0,30 € je Kilometer mit dem eigenen PKW, 14 € und 28 € Verpflegungspauschale und die Kürzung für gestellte Mahlzeiten selbst. Die Sätze stehen auf einem eigenen Blatt. Auslandsreisen rechnet sie nicht, dafür trägst du die Reise online ein.
Kann ich meine Daten aus Excel übernehmen?
Einen Datei-Import gibt es nicht. Die Eingabe einer Reise dauert im Regelfall unter zwei Minuten, weil Reisetage und Pauschalen automatisch aus dem Zeitraum entstehen und nur Strecke und Belege einzutragen sind.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es als Muster drucken. Ein Konto brauchst du, wenn du Abrechnungen ohne Wasserzeichen, dauerhaft gespeichert und wiederverwendbar willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.