Vorlagen und Muster
Reisekostenabrechnung in Excel: Vorlage und ausgefülltes Muster
Eine Excel-Vorlage ist schnell heruntergeladen, rechnet aber nur, was jemand einmal hineinformuliert hat. Unten siehst du dieselbe Abrechnung fertig gerechnet, darunter steht, welche drei Fehler Excel-Vorlagen typischerweise machen.
Eintägiger Kundentermin, was Excel gern übersieht
Musterabrechnung
Eintägiger Kundentermin, was Excel gern übersieht
| Name | Jan Beispiel, Hafenstraße 12, 20359 Hamburg | |
| Reiseziel | Bremen | |
| Reisezweck | Kundentermin, Vertragsabschluss | |
| Zeitraum | 17.09.2026, 07:00 Uhr bis 17.09.2026, 19:30 Uhr | |
| Fahrtkosten | ||
|---|---|---|
| Hamburg nach Bremen | 125 km hin und zurück, eigener PKW, 0,30 €/km | 75,00 € |
| Verpflegungsmehraufwand | ||
| 17.09.2026 | Abwesenheit 8 bis 24 Stunden, 14,00 €, abzüglich gestellter Mahlzeiten 11,20 € | 2,80 € |
| Übernachtung und Nebenkosten | ||
| Parkhaus Innenstadt | Parkgebühr, Beleg vorhanden, 17.09.2026 | 12,00 € |
| Erstattungsbetrag gesamt | 89,80 € | |
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Warum hier keine Datei zum Download steht
Der Haken an jeder Excel-Vorlage ist ihr Alter. Sie enthält die Sätze des Jahres, in dem sie gebaut wurde, kennt keine Auslandspauschalen und rechnet die Mahlzeitenkürzung meist gar nicht.
Drei Fehler, die Excel-Vorlagen typischerweise machen
Erstens veraltete Sätze: Eine Vorlage aus dem Jahr 2021 enthält die Pauschalen des Jahres 2021. Zweitens fehlende Mahlzeitenkürzung: Die meisten Vorlagen haben kein Feld dafür, obwohl ein Hotelfrühstück die Pauschale um 5,60 Euro senkt. Drittens Formelfehler: Wird eine Zeile eingefügt, verschieben sich Summenbereiche, oft unbemerkt.
Wann Excel trotzdem reicht
Je weniger Sonderfälle eine Reise hat, desto einfacher bleibt eine Tabelle beherrschbar. Mit Auslandsreisen, gestellten Mahlzeiten und mehreren Reisen im Monat wächst der Pflegeaufwand deutlich.
Was das Finanzamt verlangt
Das Format ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Reisender, Ziel, Zweck, Datum, Uhrzeiten und alle Einzelpositionen nachvollziehbar dokumentiert sind. Eine gerechnete Abrechnung erfüllt das genauso wie eine Tabelle, nur ohne die Rechenfehler.
Häufige Fragen
Gibt es die Excel-Vorlage hier zum Download?
Nein, und zwar bewusst. Eine Datei, die du erst ausfüllen und selbst nachrechnen musst, löst dein Problem nur halb. Stattdessen trägst du deine Reise direkt hier ein und bekommst die fertige Abrechnung, die du drucken oder als PDF sichern kannst.
Kann ich meine Daten aus Excel übernehmen?
Einen Datei-Import gibt es nicht. Die Eingabe einer Reise dauert im Regelfall unter zwei Minuten, weil Reisetage und Pauschalen automatisch aus dem Zeitraum entstehen und nur Strecke und Belege einzutragen sind.
Brauche ich ein Konto, um die Abrechnung zu erstellen?
Nein. In der Probeabrechnung trägst du deine Reise vollständig ein, siehst das Ergebnis sofort und kannst es drucken oder als PDF sichern. Ein Konto brauchst du erst, wenn du Abrechnungen dauerhaft speichern, wiederverwenden und archivieren willst. Die ersten drei sind kostenlos.
Sind die Pauschalen aktuell?
Ja. Gerechnet wird mit den geltenden Sätzen: 0,30 Euro je Kilometer für den eigenen PKW, 0,20 Euro für das Motorrad, im Inland 14 Euro Verpflegungsmehraufwand ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro ab 24 Stunden und 14 Euro am An- und Abreisetag. Für Auslandsreisen rechnet tripfix mit den amtlichen Pauschalen für 45 Länder nach der BMF-Tabelle 2026.
Passend dazu
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Diese Seite gibt allgemeine Informationen zu den gesetzlichen Regelungen und den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums wieder, Stand 2026. Sie stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht. Ob und in welcher Höhe Aufwendungen im Einzelfall angesetzt werden können, hängt von den persönlichen Verhältnissen ab und ist mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zu klären. Angaben ohne Gewähr.